Переход на межкорпоративный ЭДО. Часть 2. Виды документов

Часть 1.В чем проблемы?

Часть 3. Выбор оператора.

Часть 4. ЭДО: Программные средства.

Не стоит забывать, что ЭСФ — только первый шаг большого полезного путешествия. Компания TerraLink имеет несколько проектов по внедрению ЭДО на основе продукта TerraLink xDE, в разных стадиях исполнения — от анализа требований до завершения опытно-промышленной эксплуатации. Ни на одном из этих проектов заказчики не ограничивались обработкой ЭСФ даже на стадии пилота. И это понятно, потому что, несмотря на то, что к счетам-фактурам приковано всеобщее внимание, все-таки, автоматизация обработки только одного этого документа задач заказчика в области обмена ЮЗД не решает. Выбор масштаба применения решения на этапе пилота, как правило, происходит не в функциональных, а в организационных рамках. Например, заказчик принимает решение запустить обработку всех необходимых ему документов в рамках управляющей компании холдинга и в одном их наиболее крупных активов, а затем расширить сферу применения путем подключения других активов холдинга.

В одном из проектов, уже на стадии пилота, нами была автоматизирована обработка следующих видов документов:

Для некоторых отраслей, например, пищевой, автомобильной, торговли ликеро-водочными изделиями, набор обрабатываемых видов ЮЗД может быть гораздо шире.

Дальнейшее развитие решения может происходить в следующих направлениях:

— Углубление бизнес-логики обработки полученных электронных документов в направлении автоматизации их анализа, сверки, контроля, и т.д.;

— Расширение сферы интеграции ЭДО с другими бизнес-приложениями и решениями компании, например, интеграция в задачи обработки входящих счетов поставщиков, интеграции в корпоративный архив или построение корпоративного архива на основе архива решения, и т.д.

Очень перспективным направлением применения решения для задачи согласования договоров. Например, после прохождения круга согласования проекта договора в компании, в рамках исполнения специального этапа, договор может быть направлен контрагенту автоматически через механизм ЭДО. Согласованный и подписанный с помощью ЭП договор в электронной форме имеет такую же юридическую силу, как бумажный договор с синими печатями. Здесь мы можем видеть колоссальный эффект за счет практически полного исключения бумаги и радикального сокращения сроков контрактации.

Общепризнанным способом оптимизации организационной структуры компании является выделение единых/общих центров финансового обслуживания, и это решение по обмену ЮЗД идеально подходит для применения в рамках ЕЦО.

Бывают ситуации, когда отдельные крупные заказчики требуют представления информации, которая не предусмотрена в стандартном формате ЭСФ. Эти проблемы могут быть решены в рамках проекта внедрения.

Например, дополнительная информация может передаваться как отдельный структурированный документ. Поскольку таких заказчиков немного, то и количество типов таких дополнительных документов будет ограничено. Боле перспективен подход совместного использования технологий ЭДО и обмена данными в стандартах EDI, что очень распространено на западе, но у нас пока еще не нашло надлежащего применения.

Законодательство в области обмена ЮЗД и технологии ЭДО просто обязаны развиваться параллельно и координированно. Например, мы ожидаем от операторов ЭДО включение сервисов обмена с контролирующими органами и с контрагентами в единый пакет, с предоставлением соответствующего API, что позволит существенно сократить административные расходы на поддержку решений за счет объединения всех необходимых заказчику функций обмена документами в едином, интегрированном с SAP ERP решении.

Обмен какими видами документов с контрагентами приоритетен для вашей организации? Если какие-то обмены уже налажены, то что дало наибольший бизнес-эффект и почему? От каких бумажных документов пока не удалось отказаться и почему? Требуют ли от вас ваши контрагенты передачи информации в форматах и составе, отличающихся от стандартной? Планируете ли вы использование стандартов EDI?

Часть 3. Выбор оператора.