Переход на межкорпоративный ЭДО. Часть 2. Виды документов

15 сентября 2013
9

Часть 1.В чем проблемы?

Часть 3. Выбор оператора.

Часть 4. ЭДО: Программные средства.

Не стоит забывать, что ЭСФ — только первый шаг большого полезного путешествия. Компания TerraLink имеет несколько проектов по внедрению ЭДО на основе продукта TerraLink xDE, в разных стадиях исполнения — от анализа требований до завершения опытно-промышленной эксплуатации. Ни на одном из этих проектов заказчики не ограничивались обработкой ЭСФ даже на стадии пилота. И это понятно, потому что, несмотря на то, что к счетам-фактурам приковано всеобщее внимание, все-таки, автоматизация обработки только одного этого документа задач заказчика в области обмена ЮЗД не решает. Выбор масштаба применения решения на этапе пилота, как правило, происходит не в функциональных, а в организационных рамках. Например, заказчик принимает решение запустить обработку всех необходимых ему документов в рамках управляющей компании холдинга и в одном их наиболее крупных активов, а затем расширить сферу применения путем подключения других активов холдинга.

В одном из проектов, уже на стадии пилота, нами была автоматизирована обработка следующих видов документов:

ВИД ДОКУМЕНТА

ФОРМА и ФОРМАТ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

Договор (спецификация, приложения, доп. соглашения, заказ)

По форме Компании/Контрагента, PDF

Акты по форме КС-2

Унифицированная форма КС-3, PDF

Акты по форме КС-3

Унифицированная форма КС-3, PDF

Акт приемки-сдачи работ/услуг

В формате МинФина: XML, в соответствии с требованиями ФНС

Счет

По форме Компании, PDF

Счет-фактура

В формате МинФина: XML, в соответствии с требованиями ФНС

Товарная накладная

В формате МинФина; XML — требования ФНС

Товарно-транспортная накладная

Типовая форма N 1-T, PDF

Акт сверки взаимных расчетов

По форме Компании, PDF

Акт зачета взаимных требований

По форме Компании, PDF

Официальные письма и уведомления

По форме Компании, PDF

Для некоторых отраслей, например, пищевой, автомобильной, торговли ликеро-водочными изделиями, набор обрабатываемых видов ЮЗД может быть гораздо шире.

Дальнейшее развитие решения может происходить в следующих направлениях:

— Углубление бизнес-логики обработки полученных электронных документов в направлении автоматизации их анализа, сверки, контроля, и т.д.;

— Расширение сферы интеграции ЭДО с другими бизнес-приложениями и решениями компании, например, интеграция в задачи обработки входящих счетов поставщиков, интеграции в корпоративный архив или построение корпоративного архива на основе архива решения, и т.д.

Очень перспективным направлением применения решения для задачи согласования договоров. Например, после прохождения круга согласования проекта договора в компании, в рамках исполнения специального этапа, договор может быть направлен контрагенту автоматически через механизм ЭДО. Согласованный и подписанный с помощью ЭП договор в электронной форме имеет такую же юридическую силу, как бумажный договор с синими печатями. Здесь мы можем видеть колоссальный эффект за счет практически полного исключения бумаги и радикального сокращения сроков контрактации.

Общепризнанным способом оптимизации организационной структуры компании является выделение единых/общих центров финансового обслуживания, и это решение по обмену ЮЗД идеально подходит для применения в рамках ЕЦО.

Бывают ситуации, когда отдельные крупные заказчики требуют представления информации, которая не предусмотрена в стандартном формате ЭСФ. Эти проблемы могут быть решены в рамках проекта внедрения.

Например, дополнительная информация может передаваться как отдельный структурированный документ. Поскольку таких заказчиков немного, то и количество типов таких дополнительных документов будет ограничено. Боле перспективен подход совместного использования технологий ЭДО и обмена данными в стандартах EDI, что очень распространено на западе, но у нас пока еще не нашло надлежащего применения.

Законодательство в области обмена ЮЗД и технологии ЭДО просто обязаны развиваться параллельно и координированно. Например, мы ожидаем от операторов ЭДО включение сервисов обмена с контролирующими органами и с контрагентами в единый пакет, с предоставлением соответствующего API, что позволит существенно сократить административные расходы на поддержку решений за счет объединения всех необходимых заказчику функций обмена документами в едином, интегрированном с SAP ERP решении.

Обмен какими видами документов с контрагентами приоритетен для вашей организации? Если какие-то обмены уже налажены, то что дало наибольший бизнес-эффект и почему? От каких бумажных документов пока не удалось отказаться и почему? Требуют ли от вас ваши контрагенты передачи информации в форматах и составе, отличающихся от стандартной? Планируете ли вы использование стандартов EDI?

Часть 3. Выбор оператора.

6032
Поделиться
Коментарии: 9

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Михаил Петров
    Рейтинг: 275
    Счетная палата Российской Федерации
    Директор департамента цифровой трансформации
    17.09.2013 16:54

    1) Все перечисленные в топике.
    2) Электронных обменов не налажено.
    3) Не ставили такой задачи. Уже не имеет смысла :) Внутри часть документов ходит с ЭЦП.
    4) Акт приемки-сдачи работ/услуг и прочие акты, а также письма - индивидуальны от компании к компании. Все остальное - стандартные формы.
    5) Нет.

  • Виктор Федько
    Рейтинг: 303
    АО МПО им.И.Румянцева
    Зам. начальника управления информационных технологий
    18.09.2013 14:44

    1. Как у Михаила :)
    2. Аналогично
    3. Не удалось отказаться от многих бумажных документов. Это пока не является первоочередной задачей, хотя в настоящее время начата разработка проекта по переводу
    на безбумажные технологии ( с применениям простой ЭЦП) и без ее применения. Надеюсь в течение след. года эту задачу решить.
    4. Очень редко, иногда. В основном это касается накладных
    5. Пока нет

  • Владимир Подлесный
    Рейтинг: 10
    Белла
    Руководитель отдела ИТ
    19.09.2013 08:24

    Коллеги, как решили вопрос с приравниванием ЭЦП к подписи сотрудника внутри компании?

    • Виктор Федько Владимир
      Рейтинг: 303
      АО МПО им.И.Румянцева
      Зам. начальника управления информационных технологий
      19.09.2013 10:17

      Вопрос решается очень просто. Есть ФЗ-63 об электронной подписи. Там расписаны все виды ЭЦП. Вы сейчас говорите о так называемой простой ЭЦП - когда логин/пароль сотрудника приравнивается к его подписи.
      Порядок примерно следующий :
      1. Нужен разработанный внутренний регламент о порядке использования простой ЭЦП. Там расписываются все виды внутренних документов, которые могут быть парафированы такой подписью. Какие-то - в части утвердительной, какие-то в части - согласования. Долгая и кропотливая работа, но эффект несомненный.
      2. Издаются приказ по предприятию о вводе в действие регламента , который одновременно этот регламент и утверждает.

      Вот примерно так.

      Еще , при этом, неплохо иметь на предприятии некие документы в части ИБ, определяющие порядок работы в корпоративной сети, задействования паролей и логинов и т.п.

  • 19.09.2013 10:27

    1. ТН, СФ
    Проблема заключается в двух регламентируемых Минздравом документах, которые не легитимны в электронном виде:
    а). Акт согласования цен ЖНВЛП
    б). Реестр сертификатов
    2. Налажен обмен данными об остатках на складах поставщиков и ценах. От нас заказ поставщику.
    Наибольший бизнес-эффект дала электронная тендерная торговая площадка. Снижение трудозатрат на проведение тендеров + снижение цены закупа товаров.
    3. Ни от каких.
    4. Нет. Минздрав и Роспотребнадзор бдят.
    5. Спим в видим. Есть две проблемы:
    а) синхронизация справочников - без этого все бессмысленно.
    б) Проблема с документами, указаными в П1.

  • Марк Шварцблат
    Рейтинг: 10
    КТ "Акведук"
    ИТ-директор
    09.10.2013 12:22

    Бумагу отправят в корзину

    Внедрение электронного документооборота между компаниями не имеет сильных стимулов, так как нет обязанности представлять документы в электронном виде. Компании включаются в этот процесс по собственному желанию.

  • Ольга Мельник
    Рейтинг: 40
    Независимый эксперт
    09.10.2013 15:21

    А что, разве возможной экономии времени, ресурсов и снижения числа ошибок недостаточно? Только требования регуляторов сыграют?

    • Виктор Федько Ольга
      Рейтинг: 303
      АО МПО им.И.Румянцева
      Зам. начальника управления информационных технологий
      09.10.2013 15:49

      Экономия времени - вполне возможно. Насчет ресурсов - сомнительно, все равно вести СФ надо, а уж печатать их или отправлять - экономия ресурса не великая. Снижение числа ошибок - тоже далеко не факт. Что в электронном виде, что в обычном - они ведь формируются в какой -то системе.

      Все гораздо глубже - этот процесс пойдет повсеместно, когда сами компании это осознают. И когда, действительно, регулятор подступят с ножом к горлу. По другому не будет - нельзя заставить человека быть счастливым.

  • Искандер Аглиуллин
    Рейтинг: 10
    РОСИНКАС Банка России
    Начальник управления
    12.11.2013 18:01

    У нас много клиентов и мы заинтересованы в ускорении выставлении счетов за услуги и переход на ЭДО. Но в процессе переговоров мы столкнулись с тем, что банки-наши основные клиенты хотят заключение договоров именно с их фирмами, с которыми они уже работают. Поэтому в настоящее время вы выбираем две-три фирмы с которыми будем отрабатывать данную технологию. При этом от фирм мы ждем готовое решение, нам не надо, чтобы дорабатывался функционал под нас. Какие проблемы: у всех различные подходы к системе, у одних это сервер с которым можно работать как через WEB интерфейс, так и с помощью API, другие предлагают свои middle программы. Ведение архива документов сырое. Готовых решений по ведению архива документов (коробочных и облачных) нет. Хотя форма акта выполненных услуг стандартная, но мы используем дополнительные поля, которые при стандартной печати не печатаются, т.е. либо от них отказываться , либо акт пересылать не только в xml формате, но и в PDF. У нас куча филиалов и обмен данными идет часто по линии филиал-внешняя фирма. Во многих системах адресация данных на филиал плохо решена, это делается либо через WEB путем выбора в дереве адресата, либо используя какой-то технологический код, который понятен только в системе. Хороший пример для подражания это обычная электронная почта, в которой можно составить и сложный адрес, типа филиал.фирма@почта.ru. Со своей стороны мы будем продолжать опытные внедрения и ждать, когда провайдеры отладят свои системы и предложат по настоящему готовые решения.

Предметная область
Отрасль
Управление