Замена платформы электронного архива документов в ретейле

Заказчик
Сеть гипермаркетов «Глобус»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Глобит, Konica Minolta, ECMGroup.Pro
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Февраль, 2023 - Ноябрь, 2023
Масштаб проекта
3000 человеко-часов
Цели

  • Замена устаревшей архивной системы
  • Миграция в полном объеме (файлы, метаданные) с устаревшей системы на современную, поддерживающую различные способы интеграции
  • Сохранение текущих процессов, автоматизация массовой обработки документов и интеграционных данных

Результаты

  • Произведён бесшовный переход на новую систему без критического изменения способа взаимодействия для пользователя.
  • Заменена устаревшая архивная система в части хранения документов основных типов документов
  • Процесс поиска упрощён и усовершенствован. В новой системе поиск осуществляется быстрее и удобнее.
  • Внедрена архивация новых типов документов (уведомления об ЭДО, документы в суд)
  • Основные процессы сохранены и сделаны более прозрачными с точки зрения интеграции.
  • Средний объем обрабатываемых документов в сутки - 20 тыс. единиц.
  • С момент запуска в новый архив загружено более двух миллионов документов
  • В системе активировано 400 конкурентных лицензий

Уникальность проекта

Проект вышел за рамки задач миграции архива и помог значительно оптимизировать ряд смежных процессов. Охвачены зоны автоматизации новых процессов обработки и поиска документов, в процесс архивирования добавлены новые типы документов. Разработан уникальный механизм и универсальное API для решения задач интеграции большинства систем с новой платформой ЭДО с поддержкой функции поиска документов по метаданным.

Реализован универсальный механизм подбора и выгрузки большого объёма документов для дальнейшей передачи контролирующим органам (в т.ч. ФНС).

Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО

Система Электронного Документооборота Tessa

Сложность реализации

Риски проекта

  • Недостаток оплаченного места хранения в системе до завершения внедрения платформы.
  • Ограничения в расширении инфраструктуры
  • Ограничение внутренних ресурсов
  • Отсутствие документации на старый архив и возможности привлечения разработчиков старой системы

Описание проекта

Фаза 1. Архивация электронных счетов на поставку товара и реализация общесистемных функций

  • Аналитическое исследование и аудит текущей структуры с учетом ролевой политики работы пользователей в системах
  • Развертывание аппаратного сервера для платформы ЭДО и подготовка программной оснастки.
  • Синхронизация с мастер-системами в части получения общесистемных справочников (данные о сотрудниках и контрагентах)
  • Тестирование процесса архивирования счетов и общесистемных функций платформы ЭДО
  • Переход (внедрение) на новую систему электронного хранения электронных счетов на поставку товаров организации

Фаза 2. Массовая выгрузка документов

  • Аудит процесса и категоризация документов
  • Планирование выгрузки с учетом приоритезации по категориям
  • Разработка универсального инструмента для подбора и массовой выгрузки документов из нового архива
  • Разработка механизма подбора документов посредством API (для возможности использования смежными системами)
  • Запуск процессов массовой выгрузки документов в ЭДО

Фаза 3. Архивация прочих товарных документов

  • Аудит процесса и категоризация иных документов, подлежащих хранению в системе ЭДО (штрафы, бонусы, возвраты, акты сверки, акты взаимозачета, сертификаты, доверенности контрагентов)
  • Запуск процесса архивирования указанных документов
На сегодня фаза 3 завершена.

Фаза 4. Архивация договорных и расходных документов, разработка механизма миграции данных из старого архива

  • Разработка и запуск модуля архивации документов договорных и расходных документов
  • Разработка плана поэтапной миграции данных с учетом новой структуры и специфики передаваемых документов
  • Разработка и внедрение инструмента миграции данных из старого архива в новый
  • Переход на новую платформу ЭДО.
Завершение 4 фазы планируется на март 2024

География проекта
г. Москва и филиалы торговых точек в 6 городах ЦФО РФ
Дополнительные презентации:
KM_GLOBUS_Earchive_07.11.23.pdf
Коментарии: 1

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 22:57

    Проекты по внедрению Системы электронного документооборота все более- менее стандартные. Что в Вашем проекте было наиболее сложным? Как правило основная выгода - это возможность совместной работы над документами, снижение ошибок, и возможность использования библиотеки документов. Какие из этих выгод для Вас были наиболее важными?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.