Разработка, внедрение и тиражирование на дочерние общества автоматизированной системы «Фабрика идей»

Заказчик
АК «АЛРОСА» (ПАО)
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
АО "ТЕКОРА"
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Июнь, 2021 - Сентябрь, 2023
Масштаб проекта
7650 автоматизированных рабочих мест
Цели

Создание информационной системы для работы с идеями, позволяющей:

  • обеспечить информационную поддержку, прозрачность и управляемость и бизнес-процессов, связанных с управлением идеями в масштабах Компании;
  • использовать интеллектуальный потенциал сотрудников на всех уровнях при решении актуальных задач, стоящих перед Компанией;
  • проводить онлайн мониторинг поданных идей в различных разрезах;
  • оптимизировать процесс рассмотрения и принятия решения по идеям;
  • обеспечить контроль сроков рассмотрения и реализации идей на каждом этапе;
  • структурировать и накапливать в единой базе всю информацию, относящуюся к локальным и корпоративным идеям (запросы, идеи и результаты их обработки, результаты голосований и т.д.);
  • размещать запросы руководства на поиск решения актуальных проблем;
  • организовать качественную проработку и экспертную оценку идей (создание экспертного сообщества);
  • проводить конкурсы инновационных идей и проектов;
  • обеспечить тиражирование лучших практик.

Результаты

Заказчик получил следующие результаты:

  • В 4 раза увеличился средний объем поданных идей;
  • На 54% увеличилось количество уникальных авторов в год;
  • На 50% снизилось среднее время подготовки к экспертному совету (с 90 мин. до 40 мин), что позволило сократить трудозатраты ответственных исполнителей на 72,5 чел.дн. в год;
  • В 2 раза увеличилось среднее количество идей, рассматриваемых на экспертном совете;
  • В 3 раза снизилось среднее время обработки идей после принятия решений на ЭС (смена статуса, внесение информации: протокол, комментарии, ЭЭ, реализация, оформление протокола) (с 120 мин. до 40 мин.);
  • Не тратится время на подготовку статистической отчетности для ответственных руководителей;
  • В 2,5 раза снизилось среднее время подготовки аналитической отчетности для Топ руководителей;
  • В 4,5 раз снизилось среднее время на подготовку и проведение голосования по конкурсам (с 175 мин. до 40 мин.).

Уникальность проекта

В рамках проекта «Фабрика идей» реализована двухконтурная система управления идеями на базе системы «4И».
Решенные задачи:
  1. Создан простой и удобный инструмент для подачи идей сотрудников и внешних пользователей в любое время, с любого устройства и без посредников.
  2. Автоматизирован процесс рассмотрения идей от публикации до подтверждения реализации;
  3. Упрощена подготовка экспертных советов: реализована выгрузка идей для изучения на совете, с последующей массовой загрузкой результатов рассмотрения в систему;
  4. Разработан интерфейс контроля сроков рассмотрения и реализации идей;
  5. Сформирована Панель мониторинга, для контроля достижения плановых показателей;
  6. Автоматизировано формирование отчетности.
Благодаря выстроенным процессам и использованию инструментов игрофикации для вовлечения сотрудников (материальная и нематериальная мотивация: виртуальный магазин, рейтинги сотрудников, бейджи и т.д.) система стала самым массово используемым инструментом производственной системы в компании.

Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО

Продуктивная среда:

  • Web-сервер: ОС: Windows Server 2016 или выше, CPU: 12, RAM: 18ГБ, HDD: 200ГБ
  • Сервер БД: ОС: Windows Server 2016 или выше, СУБД: MS SQL Server 2016 Standard или выше CPU: 12, RAM: 24ГБ, HDD: 500ГБ
  • Сервер приложений (подсистемы поиска, оповещений пользователей, интеграций) ОС: Windows Server 2016 или выше CPU: 6, RAM: 12ГБ, HDD: 200ГБ


Сложность реализации
Сложность в реализации проекта состояла в полностью удаленном формате внедрения в режиме онлайн с учетом разницы в 6 часов. Также нужно было найти компромиссные решения для реализации бизнес-требований Заказчика с одной стороны и удовлетворения требований информационной безопасности с другой стороны.
Описание проекта
По итогам реализации Проекта Заказчик получил следующие возможности:
  • Собирать идеи сотрудников и внешних пользователей через единое окно с любого устройства и в любое удобное время без помощи посредников;
  • Отслеживать статус идеи по различным каналам связи (личный кабинет, электронная почта, смс);
  • Просматривать все идей по Компании с использованием панели фильтрации, в том числе создания персональных фильтров;
  • Тиражировать лучшие практики;
  • Размещать запросы руководства для сбора идей на актуальные темы;
  • Проводить голосования по идеям;
  • Обсуждать и комментировать идеи, поддерживать «лайками»;
  • Вовлекать сотрудников в процесс подачи идей за счет начисления бонусов и виртуальной валюты на каждом этапе рассмотрения, с возможностью обмена виртуальной валюты на товары из внутреннего магазина;
  • Привлекать внешних пользователей, за счет наличия двухконтурной системы сбора идей;
  • Контролировать реализацию идей путем фиксации плановых и фактических сроков, а также назначения ответственных сотрудников;
  • Создавать сообщества по функциональным направлениям и/или оргструктурной принадлежности;
  • Формировать отчетность и диаграммы в соответствии с требованиями Заказчика в онлайн режиме;
  • Отслеживать достижение плановых показателей с использованием Панели мониторинга;
  • Контролировать сроки рассмотрения идей на каждом из этапов и продвижение идей по жизненному циклу за счет создания интерфейса в виде диаграммы Ганта;
  • Формировать выгрузку пула идей в MS Excel для рассмотрения на экспертном совете и фиксации его итогов, с последующей загрузкой в систему и массовой автоматической смены статуса по ним. Автоматическое формирование и выгрузка протокола экспертного совета;
  • Информировать сотрудников посредством размещения различной информации на сайте системы (баннеры, обращения руководителей, инструкции для пользователей, документы, контакты и т.д.);
  • Формировать рейтинги авторов и подразделений;
  • Отслеживать персональные показатели каждого пользователя (активность, уровень, количество баллов и фишек, настройка уведомлений и т.д.) с помощью личного профиля.

География проекта
г. Москва, г. Новосибирск, г. Якутск, г. Мирный, п. Айхал, г. Удачный.
Планируется интеграция в систему работников г. Архангельска

Дополнительные презентации:
АЛРОСА. Система Фабрика идей.pdf
Коментарии: 6

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Вячеслав Чупраков
    Рейтинг: 1175
    Прагматика Эксперт
    Заместитель ИТ директора по инфраструктуре и сервисам
    28.12.2023 23:44

    Ольга, добрый день. Подскажите, не являются ли идеи чувствительной для бизнеса информацией и конкурентным преимуществом? Насколько допустимо коллективное обсуждение идей? И что мотивирует подавать идеи внешних пользователей? Спасибо.

    • Ольга Гаряева Вячеслав
      Рейтинг: 77
      АК «АЛРОСА» (ПАО)
      Руководитель направления «Постоянное улучшение» центра развития производственной системы АК «АЛРОСА»
      09.01.2024 14:02

      Здравствуйте, Вячеслав! Частично информация содержащаяся в идеях является коммерческой тайной, а некоторые инновационные решения содержат охраноспособные результаты интеллектуальной деятельности (патент). Работа с подобными идеями регулируется внутренними ОРД Компании и интегрирована в автоматизированную систему "Фабрика идей АЛРОСА". Они имеют определенный статус и ограниченный доступ для пользователей. Обсуждения и решения по идеям происходят внутри экспертных советов Компании, утвержденных руководством. Риски по потере конкурентных преимуществ исключены. Для внешних авторов БД системы закрыта к просмотру. Основной мотивацией для подачи предложений не резидентами Компании является денежное вознаграждение и открывающаяся перспектива дальнейшего сотрудничества (для производителей оборудования).

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    05.01.2024 11:23

    Добрый день, в рамках реализации этого проекта что было наиболее сложным и оценивалась ли удовлетворенность основных заинтересованных сторон после реализации проекта? На сколько она увеличилась, если такая оценка производилась?

    • Ольга Гаряева Максим
      Рейтинг: 77
      АК «АЛРОСА» (ПАО)
      Руководитель направления «Постоянное улучшение» центра развития производственной системы АК «АЛРОСА»
      09.01.2024 14:22

      Здравствуйте, Максим! В процессе внедрения и реализации проекта основной сложностью могу отметить вовлечение руководителей среднего звена и работников возрастной категории 50+ по причине отторжения автоматизации. Все технические вопросы в процессе реализации проекта решались в рабочем порядке. Система очень гибкая, что позволяет менять функционал исходя из текущих потребностей. Основной заказчик руководство Компании. На каждом из этапов реализации устанавливались критерии успешности проекта и цели в том числе экономический эффект. Все они достигнуты. Оценка удовлетворенности заинтересованных сторон не производилась.

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2527
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    08.01.2024 23:41

    Результаты проекта впечатляют, тем более на таких масштабах. Есть несколько вопросов:
    1. Как выбирали решение, почему не подобрали российское ПО, на рынке есть не мало готовых решений.
    2. Сколько лет уже у вас функционирует фабрика идей, нет ли угасания эффектов от поступающих идей, мы у себя за многие годы такое фиксируем. Если есть такая тенденция, то как стимулируете и мотивируете участников?

  • Ольга Гаряева
    Рейтинг: 77
    АК «АЛРОСА» (ПАО)
    Руководитель направления «Постоянное улучшение» центра развития производственной системы АК «АЛРОСА»
    09.01.2024 15:23

    Здравствуйте, Дмитрий!
    1. Это российское ПО. Выбирали через конкурентную процедуру закупки исходя из требований к функциональным возможностям и опыта поставщика. На первоначальных этапах коллеги из ТЭКОРА, подсказывали что не было учтено или в чем нет необходимости в техническом решении.
    2. Система "Фабрика идей АЛРОСА" действует с 2021 года. С мая 2022 года внедрена автоматизированная система. За период работы наблюдается рост количества идей с экономическим эффектом. Основная доля простых идей. До 2024 года установлены низкие требования к эффектам от простых идей. Доля идей с низким уровнем эффекта на сегодняшний день велика. Планируется повышение требований к эффектам и качеству простых идей. На этом этапе ожидаем снижение активности. Для восстановления показателя планируется изменение подходов к денежной мотивации в рамках установленной суммы (вознаграждение не на автора, а на идею). В связи с относительно небольшим сроком действия системы, уровень эффектов от простых идей не отслеживается.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.