Сокращение трудозатрат на HR-процессы на 80% за счет внедрения автоматизации оценки навыков и формирования планов развития на hr-платформе Beehive

Заказчик: Zenden Group
Руководитель проекта со стороны заказчика: Александра Пилюгина

Менеджер по оценке и развитию персонала
ИТ-поставщик: ООО «Бобдей софт»
Год завершения проекта: 2022
Сроки выполнения проекта: Декабрь, 2021 - Февраль, 2022
Масштаб проекта: 570 человеко-часов
Цели: 1) Автоматизировать процесс оценки и развития сотрудников.

2) Сократить трудозатраты на эти процессы минимум в 2 раза.

3) Структурировать результаты для удобства использования сотрудниками и бизнес-заказчиками.

4) Встроить автоматизацию в существующий процесс.

5) Выявить компетенции сотрудников, понять их зоны роста, чтобы далее использовать эту информацию для формирования кадрового резерва.

Уникальность проекта

В результате проекта удалось сократить трудозатраты менеджеров по персоналу и руководителей на HR-процессы, связанные с развитием персонала на 80% от предыдущего года.

Оценка сотрудников проводилась в компании по методу 180 градусов один раз в год, при этом использовались гугл-таблицы и Excel. По итогам оценки должны были формироваться индивидуальные планы развития для каждого сотрудника: от позиции Управляющие магазинами и выше.

Этого было недостаточно, а более частая оценка и формирование планов развития приводили к значительному увеличению трудозатрат.
При этом в компании уже был выстроен процесс развития и внедрена работа с корп. университетом.

При автоматизации процесса необходимо было «бесшовно» положить систему в действующий процесс: синхронизировать дерево сотрудников в 3 системах (1С, Beehive и Корп. университет). А также синхронизировать систему оценки и корп. университет в части привязки курсов к оцениваемым компетенциям.

Проект решает задачи импортозамещения: Нет
Использованное ПО: Развернут отдельный облачный сервис Beehive, выполнена интеграция с 1С:ЗУП заказчика.
Сложность реализации: Использование облачной инфраструктуры облегчает разворачивание и настройку ПО.

При этом ситуация была усложнена нетипичной организационной структурой заказчика, которую необходимо было синхронизировать ежедневно и учитывать данные в корп. университете (отдельная облачная система).

Также необходимость уникальных доработок привела к конфигурированию системы для упрощения дальнейшей поддержки.
Описание проекта: - Процесс оценки и формирования индивидуальных планов развития (ИПР) сотрудников был перенесен на HR-платформу Beehive в формате «Приватного облака». Такой вариант позволяет получить индивидуальное решение на выделенном сервере, не размещая ПО у себя.

- Платформа была адаптирована под структуру компании для удобства работы. Полностью соблюдена иерархия структурных подразделений, их связь друг с другом, информация о сотрудниках хранится в соответствии с тем подразделением, в котором они работают. Это позволяет быстрее найти информацию о сотрудниках, назначать групповое тестирование, а также проводить анализ результатов по отдельным структурным подразделениям и командам.

- На платформе Beehive размещены профили должностей сотрудников для последующей оценки по ним.

- Настроен процесс автоматического формирования индивидуальных планов развития (ИПР) на основе обучающих материалов компании, которые удобно структурированы на единой платформе.

- Каждый сотрудник Zenden Group получил персональный Личный кабинет, в котором отображены результаты оценок, рекомендации по переходу на следующий уровень в компании и его индивидуальный план развития с переходом к обучающим материалам. При этом руководители подразделений получили возможность отслеживать прогресс развития своих подчиненных в режиме реального времени.

- Проведена интеграция с базой 1С компании Zenden для автоматического обновления данных сотрудников.

- Выполнена кастомизация системы под индивидуальные требования заказчика.

Полученный результат

- Две трети сотрудников, прошедших оценку, отметила удобство работы с платформой по сравнению с предыдущими формами (Google формы, Exell).

- 80% опрошенных отметили удобство работы «в одном окне» - нет потребности переходить в разные документы для прохождения оценки и формирования индивидуального плана развития.

- Время на проведение оценки сократилось минимум в 2,5 раза по сравнению с прошлым годом.

- Компания добилась сокращения трудозатрат менеджеров по персоналу и руководителей на HR-процессы, связанные с развитием персонала на 80% от предыдущего года.
География проекта: Все магазины сети Zenden Group на территории РФ.
Дополнительные презентации:: ZendenGroup (1).pdf