Единая импортонезависимая система на 5600 пользователей

• объединение в единое информационное пространство управленческой информации и электронного обмена документами, «сквозной» контроль за исполнением документов и поручений с учетом филиалов;
• переход с действующей системы на новую и модификация функциональности на базе отечественного ПО;
• повышение качества делопроизводственных процессов и уровня исполнительской дисциплины при работе с документами общего доступа;
• защита информационных данных и поддерживающей инфраструктуры от случайного или преднамеренного вмешательства.

• в качестве операционной системы для сервера СУБД и служб Elastic Search была выбрана Astra Linux;
• балансировщики нагрузки HAProxy развернуты на Ред ОС;
• Directum RX сегодня работает на Microsoft Windows Server 2019;
• используемая СУБД – Postgres Pro 13 Standard. В дальнейшем планируется переход на систему виртуализации zVirt, Рэд ОС, СУБД Jatoba.

1. Подготовка рядовых пользователей к использованию адаптированного ПО.

Из-за коронавирусных ограничений от очного проведения семинаров для пользователей пришлось отказаться. Вместо этого были разработаны детальные инструкции по всем цифровизированным процессам, предоставлены обучающие видеоролики с субтитрами (не у всех сотрудников есть гарнитуры для прослушивания).

В итоге ролики оказались очень востребованы. Но из-за изменений прикладной функциональности их приходилось частично или целиком перемонтировать для актуализации.

2. Сопровождение ПО на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Сопровождение началось со 2 января. При этом в первые две недели возникали проблемы с производительностью, которые, впрочем, помогли выявить и оперативно решить ряд вопросов на уровне системно-технической инфраструктуры.

Процесс сопровождения осложнялся территориальной распределенностью компании — 12 филиалов по всей России. Например, подразделение в Южно-Сахалинске начинало работать в то время, когда в Санкт-Петербурге еще была глубокая ночь или раннее утро, поэтому консультанты не могли оперативно помогать пользователям.

ООО «Газпром инвест» было необходимо обновить информационную систему и перейти на полностью импортонезависимое ПО. На прежней платформе не хватало функциональности, гибкости и дружелюбного интерфейса, а также она не была рассчитана на 3000 одновременно работающих пользователей.

В ходе проекта перенесли действующую функциональность на Directum RX в части цифровизации работы с документами и исполнения поручений:

• регистрации, сканирования и учета;
• коллективной работы с проектами документов;
• согласования проектов документов;
• исполнения и контроля за исполнением поручений;
• поиска документов и поручений;
• оперативного и архивного хранения;
• формирования статической и аналитической отчетности;
• ведения нормативно-справочной информации и данных организационно-штатной структуры.

Помимо типовых видов документов (входящие и исходящие письма, внутренняя переписка, служебные записки, ОРД) разработаны 9 нестандартных отчетов, в том числе «Перечень невыполненных контрольных документов», «Справка о состоянии поручений», «Справка-напоминание» и др.

Доработано коробочное решение:

• появляется выделение цветом писем от ПАО «Газпром»;
• помечаются важные поручения (кнопка «От ПАО «Газпром»);
• разработан текст уведомления в почту;
• реализована функциональность автоматического обновления организационно-штатной структуры;
• в служебных записках накладывается штамп и регистрационные реквизиты.

Было проведено масштабное обучение пользователей в удаленном формате.

Наиболее значимые этапы проекта — миграция данных, проектирование системы, развертывание базы на промышленном стенде и опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ).

В ходе ОПЭ система прошла проверку на качество разработанного системного решения.

В результате:

• обеспечена бесперебойная работа системы с учетом того, что впервые использовались исключительно российские решения;
• увеличена скорость обработки документов при создании карточек;
• значительно расширена функциональность: поиск документов, аналитика данных, простота представления информации;
• произведена миграция данных из ранее внедренных систем за все время существования организации;
• повышена прозрачность бизнес-процессов для руководителей;
• внедрено согласование организационно-распорядительных документов;
• сокращено время обработки документов при значительно увеличившемся документообороте;
• повышена мобильность системы выдачи поручений и задач;
• настроен контроль исполнения поручений для руководителей в более удобной форме: появилась возможность сделать выборку по работнику отдельно или по структурному подразделению по исполнительской дисциплине;
• налажен перевод различных типов документов в Directum RX, что помогло оперативнее доводить информацию внутри Общества, сократить время на создание документов;
• разделены регистрационные потоки Администрации и филиалов;
• обеспечено хранение документооборота Общества с 2012 года в одной системе, настроен сквозной поиск по всем документам.

За первые 3 месяца 2022 года в системе было создано более 1,5 миллиона документов и отправлено более 1 миллиона задач.

В дальнейшем на базе Directum RX компания планирует цифровизировать кадровые бизнес-процессы, а также внедрить интеллектуальные сервисы Directum Ario.

Головной офис ООО «Газпром инвест» находится в Санкт-Петербурге. К проекту подключены 12 филиалов по всей России от Калининграда до Южно-Сахалинска.