Документооборот со скоростью ветра

Заказчик
РЭД ВИНД Б.В.
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Акелон
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2019 - Ноябрь, 2020
Масштаб проекта
2600 человеко-часов
Цели

• уменьшение затрат на расходные материалы путем минимизации бумажного документооборота;

• ускорение процессов за счет постоянного мониторинга состояния документа, уведомлений на почту пользователям о просроченных или новых заданиях;

• соблюдение регламентов работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования задач по автоматизированным регламентам, повышение исполнительской дисциплины;

• отсутствие необходимости физического размножения документов и перемещения бумажных копий лично и курьерами;

• улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;

• повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;

• минимизация потерь документов за счет:

- хранения документов в едином электронном архиве в рамках Системы с возможностью поиска по ключевым полям карточек документов;

- минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками;

• накопление корпоративных знаний, ускорение обучение новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.


Уникальность проекта

  • Формирование двуязычного листа согласования для договоров/ ДС
  • Отчет по контролю исполнительской дисциплины
  • Техническое решение чат-бот Viber
  • Модификация формата номера документов
  • Логика вычисления автоматической подстановки дела в карточку
  • Штампы регистрации для входящих писем
  • Передача тел документов через веб-сервисы
  • Экспорт статусов согласования финансовых документов в 1С
  • Новые правила обмена для стандартного коннектора
Использованное ПО
Directum RX
Описание проекта
В ходе проекта по внедрению системы Directum RX была проведена исследовательская и аналитическая работа по бизнес-процессам Заказчика. Выявлены основные моменты, покрывающиеся базовыми возможностями системы Directum RX, выделены блоки, требующие настройки и адаптации как со стороны внедряемой системы, так и со стороны используемого на стороне Заказчика программного обеспечения. Проведено обучение администраторов, разработчика и рядовых пользователей системы Directum RX.

В качестве интересных решений и особенностей в подходах предлагаем обратить внимание на следующие реализации по поставленным задачам.

Решение чат-бот Viber

Для работы через мессенджер Viber, было установлено и настроено техническое решение «Чат-бот Viber», что предоставило возможность производить процесс ознакомления с распорядительными документами, а также работу с сервисными заявками без использования прямого подключения к системе Directum RX.

Рисунок 1. Работа с чат-ботом Viber.

Работа с конфиденциальными документами

Для документов добавлена возможность отметки о конфиденциальности информации, хранящейся в документе. Для выбора доступны следующие грифы конфиденциальности: коммерческая тайна, для служебного пользования. Настройка грифа секретности вынесена на карточку документа, при использовании влияет на:

  • Уровень доступа к свойствам и действиям с документами;

  • Формирование регистрационных данных;

  • Автоопределение информации о хранении документа.

Рисунок 2. Гриф секретности.

Штамп регистрации

При работе с входящими письмами в момент регистрации организована работа по автоматическому преобразованию последней версии документа в PDF с проставлением штампа регистрации.

Рисунок 3. Штамп регистрации.

Лист согласования

Среди прочих созданных отчетов в рамках проекта внедрения особенно выделяется отчет «Лист согласования».

В рамках работы с договорными документами в компании используется двуязычный лист согласования индивидуального формата, заполнение которого автоматизировано.

Рисунок 4. Лист согласования.

Интеграция с 1С: ERP Управление предприятием

При подходе к задачам по интеграции Directum RX с внешней системой было определено использование трёх отдельных путей взаимодействия.

Directum RX sync 1C – при работе использует коннектор 1С, что позволяет производить удобную настройку и запуск синхронизации данных по расписанию. Но вследствие нестандартной конфигурации 1С сопровождается формированием новых правил обмена, требовался индивидуальный подход к каждому из выбранных объектов синхронизации. Использовался для синхронизации по объектам: Валюты, Банки, Контрагенты, Договоры и т.д.

WebApi Directum RX – позволяет в необходимый момент времени отправить запрос на внесение, изменение или получение данных из Directum RX путем формирования запроса со стороны внешней системы. Формирование новых моделей обмена позволило реализовать необходимое внесение информации в систему Directum RX по событиям и действиям, требующим моментального переноса или запроса данных из внешней системы. Один из примеров применения на проекте - передача информации и тел первичной учётной документации, такой как накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, входящие счета и реестры платежей. Связь переданных данных осуществляется через идентификаторы со стороны 1С (GUID).

Рисунок 5. Передача тел документов через веб-сервис.

Web сервис 1С – по аналогии с вышеописанным предоставляет возможность отправки необходимой информации, только уже при срабатывании событий или действий со стороны Directum RX. Средствами .Net framework организована передача данных на сторону 1С в случае изменения состояния жизненного цикла или состояния согласования определённых в обработке типов документов.

Применение такого подхода позволило организовать корректную, быструю и своевременную синхронизацию данных между системами.

География проекта
Филиалы компании в следующих регионах: Москва, республика Адыгея, Ростовская область, Ставропольский край
Дополнительные презентации:
Ред Винд.pdf
Коментарии: 2
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 2234
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    23.12.2021 13:23

    Рисунок 2. Гриф секретности. - Ваше решение сертифицировано на работу с гостайиной? или имеется в виду что-то совсем другое? Или такая сертификация все-таки будет?

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 1020
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    08.01.2022 13:23

    Какие измеримые показатели в проекте чтобы так громко говорить о скорости ветра? Зачем передаются статусы в 1С и почему не использовано решение 1С Документооброт (по какому принципу выбрали Directum), что было бы проще интегрировать и далее поддерживать командой поддержки по 1С. Также прошу уточнить, каким образом реализован механизм аутентификации в Viber?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление