Внедрять новые ИТ-ресурсы или оптимизировать существующие?

Ни для кого не секрет, что бизнес в любом случае, а в кризис тем более, перед своей службой ИТ ставит задачу сокращения затрат и повышения отдачи от инвестиций в ИТ. Думаю, что многие ИТ-директора сталкиваются сегодня с такой дилеммой:  что лучше — инициировать внедрение новых инструментов и создание новых ИТ-ресурсов или попытаться оптимизировать существующие ИТ-ресурсы? Какой путь принесет наилучший эффект при минимальных затратах? И как правильно и с пользой для компании и для себя пройти по этому пути?

1. Что характерно для текущего момента? 

К сожалению, в настоящее время наблюдается спад в рознице и происходит это не только у нас, но и по всему миру. Экономисты говорят о кризисе, проявляющемся в падении реальных доходов населения, и, как следствие — в падении продаж. Как в этих условиях компании активно развиваться или хотя бы не сдавать своих позиций?

2. Что делать – повышать отдачу существующих ресурсов или наращивать новые ресурсы?

Это важнейший вопрос в формировании правильной ИТ-стратегии любой компании. Ответ на него зависит от множества факторов. Как минимум необходимо провести строгий учет всех имеющихся ресурсов и актуализировать ИТ-стратегию в соответствии с текущими задачами и вызовами. При этом, конечно же, целесообразно рассмотреть как возможность оптимизации имеющихся ИТ-ресурсов, так и возможность применения новых технологий, новых подходов, поскольку зачастую выход из кризиса возможен как раз за счет инноваций. 

Однако с учетом текущего состояния бизнеса необходимо четко оценить эффективность принимаемых решений, сопоставить затраты и выгоды. С этой целью имеет смысл привлечь сторонних независимых экспертов, чтобы взглянуть на картину со стороны, дать объективную и непредвзятую оценку текущего состояния ресурсов компании и определить «узкие места» в технологиях, мешающие развитию.

Безусловно, привлекать следует тех экспертов, которые имеют богатый практический опыт работы в компаниях, являющихся лидерами рынка.

3. Почему оптимизация существующих ресурсов может оказаться более эффективной?

В процессе инвентаризации имеющихся ресурсов можно определить все ли ресурсы задействованы? В предыдущие годы был достаточно длительный период «тучных» лет, когда с ростом продаж и прибыли компании тратили немалые средства на развитие своего ИТ. За период интенсивного развития ИТ в компании всегда создается некоторый запас (люди, технологии, лицензии). Этот запас можно и нужно использовать.

Большинство внедренных информационных систем обладает функциональной избыточностью. Можно с уверенностью сказать, что и сейчас далеко не все функциональные возможности систем включены и на все сто процентов.

Нужно также принимать во внимание психологию бизнеса. В текущей ситуации, в условиях кризиса и спада продаж, требование увеличения затрат на ИТ может спровоцировать негативную реакцию со стороны руководства и сотрудников компании и существенно затруднить процесс внедрения. А вот предложение поднять производительность за счет оптимизации имеющихся ресурсов будет встречено позитивно, и для внедрения будут открыты все возможности. А это значительно повышает шансы на успех.

По сравнению с внедрением новых неизвестных технологий цена оптимизации имеющихся и хорошо известных ИТ-ресурсов компании определенно будет ниже. Ниже будут и риски потери контроля при таком подходе.

4. О каких ресурсах идет речь?

• Человеческие ресурсы (персонал, команды, рабочие группы, оргструктура, партнеры). Информационные ресурсы (аналитика, отчетность).
• Оборудование (сетевое, серверное, коммуникационное, рабочие станции, мобильные устройства и т.п.). 
• Программное обеспечение. 

Необходимо проанализировать принципы построения конкретной информационной системы, выявить особенности ее архитектуры. Важно изучить каналы и методы передачи управляющих воздействий (команд) из центра (руководство) на периферию (например, магазины) и обратно с тем, чтобы найти лишние звенья и участки, создающие задержки.

Особый интерес представляют вопросы о достоверности, оперативности и полноты собираемой и обрабатываемой информации. В частности, от степени точности и оперативности учета товарных остатков существенно зависит финансовый результат деятельности компании.

5. В чем состоит оптимизация?

Под оптимизацией имеющихся ресурсов можно понимать как сокращение затрат на обслуживание, так и включение незадействованных функций информационной системы с целью повышения производительности ее работы. Особенно эффективным средством оптимизации является установление более тесной и содержательной интеграции между отдельными подсистемами и технологиями. 

Как показывает опыт, именно в точках соприкосновения подсистем и технологий и обнаруживаются «узкие места». Выявление и устранение таких «узких мест» может оказать существенное влияние на бизнес в целом, поскольку позволит сократить издержки и открыть новые возможности без существенных затрат (или вообще без затрат). Такая оптимизация может привести к определенным структурным и организационным изменениям, способствующим развитию компании. 

6. Методология.
Предлагается сделать упор на следующую методологию проведения работ по оптимизации ИТ-ресурсов компании с привлечением независимых экспертов. Все работы выполняются последовательно в три этапа. 

1. Обследование. Все аспекты: архитектура, ландшафт, потоки данных, коммуникации, оргструктура. В результате будет подготовлен отчет с выявленными проблемами.
2. Формулирование целей и задач. Цели должны быть представлены в виде конкретных оцифрованных параметров. Задачи определяют пути и способы достижения обозначенных целей.
3. Практическое решение поставленных задач, достижение обозначенных целей.

ИТ-директор получает непредвзятый анализ и оценку. Все это обсуждается, и готовится совместное предложение. Его авторитет растет, поскольку такой подход демонстрирует стремление ИТ-директора реально помочь компании.