Внедрять новые ИТ-ресурсы или оптимизировать существующие?

3 апреля 2017
18

Ни для кого не секрет, что бизнес в любом случае, а в кризис тем более, перед своей службой ИТ ставит задачу сокращения затрат и повышения отдачи от инвестиций в ИТ. Думаю, что многие ИТ-директора сталкиваются сегодня с такой дилеммой:  что лучше — инициировать внедрение новых инструментов и создание новых ИТ-ресурсов или попытаться оптимизировать существующие ИТ-ресурсы? Какой путь принесет наилучший эффект при минимальных затратах? И как правильно и с пользой для компании и для себя пройти по этому пути?

1. Что характерно для текущего момента? 

К сожалению, в настоящее время наблюдается спад в рознице и происходит это не только у нас, но и по всему миру. Экономисты говорят о кризисе, проявляющемся в падении реальных доходов населения, и, как следствие — в падении продаж. Как в этих условиях компании активно развиваться или хотя бы не сдавать своих позиций?

2. Что делать – повышать отдачу существующих ресурсов или наращивать новые ресурсы?

Это важнейший вопрос в формировании правильной ИТ-стратегии любой компании. Ответ на него зависит от множества факторов. Как минимум необходимо провести строгий учет всех имеющихся ресурсов и актуализировать ИТ-стратегию в соответствии с текущими задачами и вызовами. При этом, конечно же, целесообразно рассмотреть как возможность оптимизации имеющихся ИТ-ресурсов, так и возможность применения новых технологий, новых подходов, поскольку зачастую выход из кризиса возможен как раз за счет инноваций. 

Однако с учетом текущего состояния бизнеса необходимо четко оценить эффективность принимаемых решений, сопоставить затраты и выгоды. С этой целью имеет смысл привлечь сторонних независимых экспертов, чтобы взглянуть на картину со стороны, дать объективную и непредвзятую оценку текущего состояния ресурсов компании и определить «узкие места» в технологиях, мешающие развитию.

Безусловно, привлекать следует тех экспертов, которые имеют богатый практический опыт работы в компаниях, являющихся лидерами рынка.

3. Почему оптимизация существующих ресурсов может оказаться более эффективной?

В процессе инвентаризации имеющихся ресурсов можно определить все ли ресурсы задействованы? В предыдущие годы был достаточно длительный период «тучных» лет, когда с ростом продаж и прибыли компании тратили немалые средства на развитие своего ИТ. За период интенсивного развития ИТ в компании всегда создается некоторый запас (люди, технологии, лицензии). Этот запас можно и нужно использовать.

Большинство внедренных информационных систем обладает функциональной избыточностью. Можно с уверенностью сказать, что и сейчас далеко не все функциональные возможности систем включены и на все сто процентов.

Нужно также принимать во внимание психологию бизнеса. В текущей ситуации, в условиях кризиса и спада продаж, требование увеличения затрат на ИТ может спровоцировать негативную реакцию со стороны руководства и сотрудников компании и существенно затруднить процесс внедрения. А вот предложение поднять производительность за счет оптимизации имеющихся ресурсов будет встречено позитивно, и для внедрения будут открыты все возможности. А это значительно повышает шансы на успех.

По сравнению с внедрением новых неизвестных технологий цена оптимизации имеющихся и хорошо известных ИТ-ресурсов компании определенно будет ниже. Ниже будут и риски потери контроля при таком подходе.

4. О каких ресурсах идет речь?

  • Человеческие ресурсы (персонал, команды, рабочие группы, оргструктура, партнеры). Информационные ресурсы (аналитика, отчетность).
  • Оборудование (сетевое, серверное, коммуникационное, рабочие станции, мобильные устройства и т.п.). 
  • Программное обеспечение. 

Необходимо проанализировать принципы построения конкретной информационной системы, выявить особенности ее архитектуры. Важно изучить каналы и методы передачи управляющих воздействий (команд) из центра (руководство) на периферию (например, магазины) и обратно с тем, чтобы найти лишние звенья и участки, создающие задержки.

Особый интерес представляют вопросы о достоверности, оперативности и полноты собираемой и обрабатываемой информации. В частности, от степени точности и оперативности учета товарных остатков существенно зависит финансовый результат деятельности компании.

5. В чем состоит оптимизация?

Под оптимизацией имеющихся ресурсов можно понимать как сокращение затрат на обслуживание, так и включение незадействованных функций информационной системы с целью повышения производительности ее работы. Особенно эффективным средством оптимизации является установление более тесной и содержательной интеграции между отдельными подсистемами и технологиями. 

Как показывает опыт, именно в точках соприкосновения подсистем и технологий и обнаруживаются «узкие места». Выявление и устранение таких «узких мест» может оказать существенное влияние на бизнес в целом, поскольку позволит сократить издержки и открыть новые возможности без существенных затрат (или вообще без затрат). Такая оптимизация может привести к определенным структурным и организационным изменениям, способствующим развитию компании. 

6. Методология.
Предлагается сделать упор на следующую методологию проведения работ по оптимизации ИТ-ресурсов компании с привлечением независимых экспертов. Все работы выполняются последовательно в три этапа. 

  1. Обследование. Все аспекты: архитектура, ландшафт, потоки данных, коммуникации, оргструктура. В результате будет подготовлен отчет с выявленными проблемами.
  2. Формулирование целей и задач. Цели должны быть представлены в виде конкретных оцифрованных параметров. Задачи определяют пути и способы достижения обозначенных целей.
  3. Практическое решение поставленных задач, достижение обозначенных целей.

ИТ-директор получает непредвзятый анализ и оценку. Все это обсуждается, и готовится совместное предложение. Его авторитет растет, поскольку такой подход демонстрирует стремление ИТ-директора реально помочь компании. 

 


3841
Поделиться
Коментарии: 18

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Ильгизар Талипов
    Рейтинг: 20
    Когнитивная бизнес модель
    ИТ архитектор
    04.04.2017 12:26

    Все работы выполняются последовательно в три этапа.
    Формулирование целей и задач лучше вначале обсуждать.
    Перед 3 надо бы описание предложений и решений дать, ожидаемый эффект рассмотреть.

    • Ильгизар
      05.04.2017 00:16

      Технология описана очень кратко, только для общего понимания подхода.
      Предполагается, что вначале, на первом этапе ставится задача обследования с целью выявления проблемных мест, в которых можно рассчитывать на оптимизацию. Уже по итогам этапа 1 происходит обсуждение и выбор наиболее значимых (перспективных) направлений дальнейшей работы. Конкретно. Совсем необязательно одновременно решать все проблемы. Можно определить приоритеты в зависимости от конкретных обстоятельств.

      Без рассмотрения ожидаемого эффекта и оцифровки целей работу начинать вообще не имеет смысла. Ценность представляет достижение результатов, выраженных в виде конкретных значений экономии, роста производительности (продаж, отгрузок, оборачиваемости, сокращения персонала и т.п.). Но это уже имеет смысл делать на 2 и 3 этапах после построения всей картины возможностей.
      Кстати, можно ограничиться только первым этапом или первым и вторым.

  • Анатолий Курочкин
    Рейтинг: 20
    Научно-производственное объединение
    Старший инженер, аналитик.
    04.04.2017 23:24

    Можно сэкономить на интеграторах и консультантах. У меня есть подобный опыт, чем я очень горжусь. Причём это было во времена ужасного кризиса.

    • Анатолий
      05.04.2017 00:31

      Многое зависит от результатов обследования. Конечно, 2 и 3 этапы можно делать своими силами, если эти силы есть. Там уже есть конкретика. А вот для первоначального обследования имеет смысл привлечь независимого опытного эксперта. Свежий взгляд со стороны быстрее выявит скрытые резервы, а стоить это будет относительно недорого.

      • Анатолий Курочкин
        Рейтинг: 20
        Научно-производственное объединение
        Старший инженер, аналитик.
        05.04.2017 09:58

        Вы правы, но я отрицательно отношусь к "обследователям". Ни разу в моей практике они не оказали хоть какой-то реальной помощи.

        • Анатолий
          05.04.2017 20:52

          Это странно. На протяжении многих лет, работая в качестве ИТ-директора крупной розничной сети и логистической компании, я практиковал ежегодные аудиты (обследования), привлекая сторонних экспертов. Цель - выявить отклонения от утвержденной технологии, а также найти проблемные места в информационной системе. Далеко не со всеми выводами обследования я соглашался, но всегда находились моменты, которые были видны только снаружи, очень часто предлагались альтернативные подходы, которые впоследствии давали хороший эффект. Дело в том, что сторонний эксперт, если это действительно эксперт, как правило, обладает разносторонним практическим опытом, широким кругозором и эрудицией.

          • Анатолий Курочкин
            Рейтинг: 20
            Научно-производственное объединение
            Старший инженер, аналитик.
            05.04.2017 21:09

            Думаю, что Вы правы, моё недоверие - это мой опыт. А Вы правы в том, что если позволяет бюджет, то "призвать варягов" - очень не помешает. Тем более, если ИТ-директор является опытным человеком. Никакого противоречия в этом нет: толковому ИТ-директору всегда полезен толковый совет, толковая экспертиза.
            Тем не менее, попытаюсь прояснить мой отрицательный опыт. Крупные компании, на мой взгляд, сталкиваются, наряду с другими проблемами, с двумя следующими:
            - ИТ-директор перестаёт контролировать технологическую структуру, не успевает следить за изменениями в бизнесе, не считает нужным вникать в мелкие, на его взгляд, детали.
            - ИТ-директор, как распорядитель бюджета, не может использовать свой авторитет до конца. Нужен третейский судья.
            В этих довольно частых, на мой взгляд, случаях независимая экспертиза приносит пользу.

            • Анатолий
              05.04.2017 21:37

              Согласен с тем, что в крупных компаниях ИТ-директор зачастую оказывается заложником и даже жертвой формального подхода. В управлении крупной компанией не обойтись без формальных процедур, которые буквально поглощают время и силы ИТ-директора. Но привлечение авторитетных экспертов дает ИТ-директору дополнительный рычаг влияния и ресурс воздействия при проведении своей ИТ-политики. Здесь важно понимать, что для руководителей компании хорошим аргументом будет собственный успешный опыт эксперта. Этим нужно пользоваться.

              • Анатолий Курочкин
                Рейтинг: 20
                Научно-производственное объединение
                Старший инженер, аналитик.
                05.04.2017 22:00

                Не буду упираться из принципа. Вы, по большому счёты, правы! Но ведь статья про жизнь в кризисе, да?

                • Анатолий
                  05.04.2017 23:17

                  В целом да. Я считаю, что именно сейчас основной упор следует делать на оптимизацию работы имеющихся ИТ-ресурсов. Причины я кратко изложил в статье. А также схематично указал, как это лучше всего сделать.
                  Конечно, это лишь мое личное мнение.
                  Мне также интересно услышать мнение коллег.

  • Ильгизар Талипов
    Рейтинг: 20
    Когнитивная бизнес модель
    ИТ архитектор
    05.04.2017 07:57

    Этапность проведения работ, видимо, не особо должна отличаться от типовой методологии ведения ИТ проектов (ТТ, ТЗ и т.д.). Интереснее было бы вплотную познакомиться, представить суть, на примерах выполнения оптимизации вместо внедрения нового, которые привели к улучшению упомянутых показателей:

    конкретных значений экономии, роста производительности (продаж, отгрузок, оборачиваемости, сокращения персонала и т.п.)

    • Ильгизар
      05.04.2017 21:53

      Оптимизация также подразумевает появление чего-то нового. Речь в статье, в первую очередь, идет о том, что бизнесу в трудных условиях можно и нужно помочь путем оптимизации имеющихся ИТ-ресурсов. Скорее всего это будет дешевле. А методология ведения проектов здесь та же самая. В любом случае важно ставить конкретные цели и решать практические задачи.
      Что касается конкретных примеров, то они, конечно, есть. Однако привести такой пример с описанием контекста в формате комментариев, по-моему, невозможно. Получится профанация.

      Если сообщество ИТ-директоров проявит желание, а руководство GlobalCIO сочтет возможным сделать отдельные публикации или обсуждения подобных примеров (кейсов), то я с удовольствием приму в этом участие.

  • Татьяна Орлова
    Рейтинг: 88
    ЗАО "ЕС-лизинг"
    Замдиректора по инновационной и экспериментальной деятельности, консультант по управленческим дисциплинам
    05.04.2017 10:03

    Попробую прокомментировать по пунктам.

    1. Речь идет только о рознице? Самый ли это «типовой» показатель применения ИТ и, соответственно, обсуждения темы? Или мы рассуждаем не «вообще» об ИТ, а только об этом секторе?
    2. А почему «ИЛИ»? Я бы голосовала за «И», если это оправданно. По крайней мере держала это «И» в голове с самого начала и до момента, когда станет понятно, что нужно «ИЛИ».
    3. Собственно, п.3 подтверждает то, что я написала в п.2. Дополнительные моменты:
    ·«избыточность» характерна для ПО и решений от крупных вендоров. Им без этого никак не завоевать и, особенно, удержать рынок: затраты на сопровождение и развитие будут расти по экспоненте, что не целесообразно. Соответственно это – еще одно ограничение на содержание статьи?
    ·Оптимизация обычно эффективна в краткосрочной и среднесрочной перспективе в отличие от изучения и принятия решения по новым ИТ – ресурсам: мир-то быстро меняется, включая технологии. Это же относится и к ритейлу. Вернее, особенно к ритейлу. Как показывает практика, в последний момент принимать решение о замене технологий – не лучший вариант.
    ·В динамичных средах принимать какое-либо решение об ИТ НЕ как части решения о бизнесе? А потом в провале бизнеса винить ИТ?
    1. Ресурсы? А качество разработки и использования этих ресурсов? То есть качество управления, оргструктура и т.п.? Это – не ресурсы, а возможности ресурсов – людей. Здесь-то и кроется максимальный скрытый потенциал за минимальные деньги, эдесь-то мы и пытаемся оптимизировать наши «ресурсы», сокращая «дорогой» персонал и заменяя игру в долгую на игру в сиюминутную выгоду. Поэтому не соглашусь с тем, что ресурсы (количество людей) стоит смешивать с качественной стороной их деятельности, как по отдельности (знания и навыки каждого сотрудника, включая бизнес), так и вмеcте (команда, качество совместной работы), включая ту же оргструктуру как продукт, производимый человеком.
    2. Соответственно, подходить к понятию «оптимизация» лично я стала бы по-другому: все «узкие места» видят конкретные люди в конкретные моменты времени. ТО есть, что увидишь, какое решение примешь, то и «оптимизируешь» с положительным или отрицательным результатом на сегодня, завтра и послезавтра. Опять-таки С бизнесом или БЕЗ него – тоже влияет.
    Комментировать не хочу, т.к. это – классика любого консалтинга. До цикла Деминга не дотягивает отсутствие замкнутого цикла после п. 6.3. В таком виде это – проектная, а не последовательная управленческая деятельность. Я – за второй подход, т.к. проекты приходят и уходят, а жизнь продолжается.

    • Ильгизар Талипов Татьяна
      Рейтинг: 20
      Когнитивная бизнес модель
      ИТ архитектор
      05.04.2017 14:02

      Присоединяюсь ко всем комментариям и вопросам.

    • Татьяна
      05.04.2017 23:01

      Рассуждения идут из практического опыта в рознице, дистрибуции и логистике (складское хозяйство). А из общения с коллегами делаю вывод, что рассуждения можно смело отнести практически ко всем секторам, включая госсектор.
      Очень давно на меня произвела большое впечатление одна фраза (автора я, к сожалению, сейчас не вспомню): "спасать горящий проект путем привлечения новых ресурсов равнозначно гасить пожар, заливая его бензином". Уместным также будет упоминание принципа Оккама о том, что "Не следует множить сущее без необходимости". Можно добавить к этому устойчивое нежелание бизнеса тратить деньги на ИТ (да и вообще на что-либо) особенно в кризис.
      Меньше всего хотелось говорить о методологии. Основной посыл - дать совет коллегам, как помочь своим компаниям минимизировать негативное влияние кризиса. Методология проектирования здесь особо ничем не отличается.
      Избыточность в равной степени присуща как большим промышленным платформам, так и самописным системам, поскольку, как Вы правильно заметили, в динамичных средах требования к функционалу быстро меняются. При этом происходит напластование и "закапывание" неактуальных функций. Никто каждые пять минут не переписывает продукт полностью. В основном добавляют что-то новое, сохраняя многое из старого.
      Мне бы очень хотелось поподробнее поговорить о тех ресурсах, которые можно было бы оптимизировать. Это очень интересная и обширная тема. Причем интересно было бы взглянуть на компанию с разных точек зрения, например, проанализировать влияние ИТ на оргструктуру компании, проверить, нет ли дисбаланса в производительностях интегрированных подсистем, и многое, многое другое. Но это и есть предмет для первичного обследования. Уверен, в каждой компании будут выявлены свои особенности. А вот на основе такого отчета уже можно рассуждать о приоритетах, целевых показателях, о привлечении или не привлечении партнеров и т.д.
      Я тоже за продолжение жизни...

      • Татьяна Орлова
        Рейтинг: 88
        ЗАО "ЕС-лизинг"
        Замдиректора по инновационной и экспериментальной деятельности, консультант по управленческим дисциплинам
        05.04.2017 23:57

        Тема, безусловно, интересная и многогранная. Что ж, мой практический опыт подсказывает вот что:
        1. « рассуждения можно смело отнести практически ко всем секторам, включая госсектор» - категорически не соглашусь. Ни по секторам экономики, ни по формам собственности сравнивать не стала бы.
        Помимо российской специфики и соотношения «стабильность vs инновационность», что в каждом секторе экономики различается, иногда принципиально, есть еще и фактор «некоторой» простоты того опыта, который Вы хотите распространить… Попробуйте поговорить о том же, например, в медицине. Складское хозяйство и медицина… Тот же склад в медицине работает совсем не так. Да и не склад это вовсе. Такая попытка переноса упрощенного опыта в медицину или образование как раз и тормозит информатизацию этих отраслей. Тут нужно свое ИТ со своими правилами, что сейчас и происходит де-факто. Это подход англосаксов, менеджеры которых считают, что проектами можно руководить, не зная специфики бизнеса: сегодня строительство, завтра ИТ… Равно как и вера в одинаковость правил для госсектора и частного бизнеса. У нас это не так… У нас даже слово «бизнес», в отличие от американской модели управления, обычно относится к частным структурам, а там – к любой деятельности.
        2. «Очень давно на меня произвела большое впечатление одна фраза (автора я, к сожалению, сейчас не вспомню): "спасать горящий проект путем привлечения новых ресурсов равнозначно гасить пожар, заливая его бензином" – и правда, это было очень давно J И относится к конкретным видам проектов. Есть в проектном управлении «золотой» или «железный» треугольник, который вполне допускает увеличение ресурсов как способ ускорить работу в проекте. У меня такие случаи были.
        3. «Избыточность в равной степени присуща как большим промышленным платформам, так и самописным системам» - тоже не соглашусь. Для самострока сложность продукта зависит от грамотности управления, да и вендоры из новых уже используют другие архитектурные подходы, когда речь не идет о «дописании» нового функционала а-ля SQL, а о добавлении новых кирпичиков, например, микросервисов.
        4. «Основной посыл - дать совет коллегам, как помочь своим компаниям минимизировать негативное влияние кризиса. Методология проектирования здесь особо ничем не отличается.» - еще как отличается. Иногда коренным образом. Возьмите проектирование в стиле Agile и, соответственно, управление такой работой, от проектирования до эксплуатации. Оно при этом подходе (в динамичной среде) в корне отличается от классического проектирования. Тут тактика смешана с операционной деятельностью, и все замешано на стратегии. Иногда трудно понять, где начинается одно и заканчивается другое. Это и есть кризисное управление, когда даже последовательность действий принципиально другая, и многое зависит от личности руководителей и специалистов. В классике все не так.
        Задача «помочь компаниям» только в области ИТ, без тесного взаимодействия с бизнесом, может вызвать прямо противоположный эффект. Это тоже зависит, в том числе, от отраслевой специфики. В операционной деятельности, да, возможно. В тактику я бы так просто идти не рекомендовала, не говоря уже о стратегии. В Вашей области все несколько проще, но об этом я уже говорила выше.
        5. «Мне бы очень хотелось поподробнее поговорить о тех ресурсах, которые можно было бы оптимизировать.» Другими словами, тут мы и попадаем в область жестких ограничений, которые, как мне кажется, помогут сделать Вашу статью максимально полезной. И с этого я бы и начала.
        Ограничение №. 1 Что такое «ресурс»? То, что Вы написали, но не качество, а количество людей . Если говорить о качестве, уйдем совсем в другую сторону.
        Ограничение № 2. Оптимизация ресурсов – конкретная и, по большей части, операционная задача, т.е. масштаб посоветовала бы небольшой, локальный, на уровне компонента сетевой структуры. Выходить даже в распределенный бизнес или, тем более, многокультурный и неоднородный я бы не рекомендовала: там другая, стратегическая работа. И оргструктура относится к той же деятельности, за исключением, возможно, конкретных локальных подразделений. Кстати, если еще этого не сделали, обратите внимание на управление компанией Вкусвилл: уникальный опыт, хотя дыры, конечно, есть. А где их нет? Это нормально, это и есть развитие. Я тут им недавно кое-что подсказала:-). Ребята динамичные, молодые, приятно работать.
        Ограничение № 3. Ваши советы относятся к проектной деятельности: пришел, обследовал, разработал план, привел его в жизнь. НО: а если в компании уже идут другие проекты? Связаны ли они с Вашим? И т.д.
        Ограничение № 4. Все, о чем Вы пишете, относится к наиболее простой ИТ – среде, которую Вы и обозначили. Очень опасно недооценить сложность той среды, для которой Вы разрабатываете рекомендации, не видя ее. Лучше переоценить, а то велик риск увеличить уровень энтропии той среды, которой Вы хотите помочь, за счет внешнего воздействия (проекта), вплоть до хаоса.

  • Анатолий Курочкин
    Рейтинг: 20
    Научно-производственное объединение
    Старший инженер, аналитик.
    06.04.2017 10:40

    Браво, Татьяна Георгиевна! "Читать" Ваши мысли - просто удовольствие!
    Согласен и ещё раз согласен! Сам пытаюсь о том же сказать уже несколько лет, даже маленькую статеечку в своё время писал. Поэтому особо и выделю Ваше:

    Попробуйте поговорить о том же, например, в медицине. Складское хозяйство и медицина… Тот же склад в медицине работает совсем не так. Да и не склад это вовсе. Такая попытка переноса упрощенного опыта в медицину или образование как раз и тормозит информатизацию этих отраслей. Тут нужно свое ИТ со своими правилами, что сейчас и происходит де-факто. Это подход англосаксов, менеджеры которых считают, что проектами можно руководить, не зная специфики бизнеса: сегодня строительство, завтра ИТ… Равно как и вера в одинаковость правил для госсектора и частного бизнеса. У нас это не так… У нас даже слово «бизнес», в отличие от американской модели управления, обычно относится к частным структурам, а там – к любой деятельности.
    У нас даже розница отличается одна от другой, могу говорить об этом с полным основанием: за свою практику прошёл от туризма, алкоголя, банков, автосервиса до госуправления и военной темы. ИТ-составляющая даже в торговле, например, в мясной отрасли оличается от ИТ-составляющей в туризме или в "алкоголе". А сели брать производство оборудования, то там совершенно всё не так! Даже элементарный, на первый взгляд, закупки имеют совершенно другую ценность и смысл.

  • Алексей Шиндин
    Рейтинг: 10
    4х4 бюро профессиональных услуг
    Директор по ИТ и ИБ
    12.04.2017 23:11

    Коллеги, я уже много раз комментировал подобные статьи, подход всегда один - нужно просто сфокусировать усилия на том, что необходимо бизнесу для достижения его целей. А это делается совсем не сложно и быстро, просто мало кто в курсе. Всё подробно описано здесь: http://it.pp.ru

Предметная область
Отрасль
Управление