Как и зачем поддерживать порядок в НСИ?

Автор: Сергей Иванов, Product Owner решения «Перекодер», HFLabs

Когда в компании десятки процессов и систем, они начинают общаться на разных языках. Каждое решение разрабатывается под конкретные задачи, поддерживает свои процессы и использует ограниченный набор данных в определенном формате. Поэтому подразделения могут давать разные ответы на один и тот же вопрос: одни считают, что у компании 120 филиалов, другие – что 122. В одной системе легковой автомобиль может значиться как «VEH-B», в другой – как «ЛА» или «Тип B».

Чтобы не тратить время на перевод, бизнесу нужен единый глоссарий. Таким глоссарием и становится нормативно-справочная информация (НСИ). Она не только хранит названия и коды, но и формирует доверие к данным, чтобы на них можно было опереться – например, при подготовке аналитики или отчетности.

Как проблемы в НСИ влияют на бизнес

Если в НСИ нет порядка, появляются ошибки: например, могут смешаться действующие и потенциальные клиенты, а общероссийские классификаторы – с внутренними кодами компании. Неопределенность в использовании терминов добавляет хаоса: отдел эксплуатации понимает под филиалом объект недвижимости, бухгалтерия – строку в балансе, HR – локацию сотрудников. В документах цифры могут разойтись: в финансовом отчете окажется 120 филиалов, а в отчете по персоналу – 122.

Путаница могут быть и на уровне систем. Так, у мобильных операторов десятки продуктов, информация о которых хранится в BSS, CRM, на витрине – и везде записывается по-разному. Один и тот же тариф может называться «Не теряя связь», «SRV_1025» или «TP_442_MOB_FREEZONE». Если между базами не настроено сопоставление, проблемы могут возникнуть в неожиданном месте. Менеджер не увидит активированный тариф и повторно предложит тот же продукт, который клиент уже подключил шесть месяцев назад. В квартальный отчет не попадет часть данных, а отдел аналитики не сможет точно подсчитать статистику продаж.

Подходы к управлению НСИ

Выстроенные подходы к организации НСИ – это показатель зрелости процессов в компании. В международной практике при построении системы управления данными часто опираются на подход DAMA DMBOK. Он охватывает широкий спектр направлений от выработки политики и построения архитектуры до обеспечения качества информации. Одна из ключевых концепций методологии – классификация данных:

• Reference Data – списки значений: страны, валюты, статусы,
• Master Data – ключевые сущности бизнеса: клиенты, товары, сотрудники,
• Transaction Data – события и действия: заказы, оплаты, отгрузки.

Такой подход помогает архитекторам и аналитикам не смешивать справочник типов продуктов (Reference Data) с каталогом самих продуктов и услуг (Master Data).

В России, несмотря на наличие государственных классификаторов (ЕГРЮЛ, ГАР, ОКВЭД, ОКТМО и других), единой корпоративной практики управления НСИ нет – компании по-разному структурируют и ведут справочники.

Как выстроить работу

Шаг 1. Определить цели и ожидаемый эффект

Прежде чем что-то менять, нужно понять зачем:

• Что бизнес получит? Вариантов много: ускорить сдачу отчетности, оптимизировать ФОТ, подготовить базу для цифровизации компании и другое.
• Какие проблемы решит? Например, поможет избавиться от ошибок в расчетах, дублей в записях или .
• Какие системы и процессы будут затронуты?

Шаг 2. Найти команду

Когда цель определена, можно переходить к подготовке команды, которая выступит драйвером изменений. Без вовлечения бизнеса проект не взлетит. Подключите к проекту владельцев данных из основных подразделений, чтобы решения по НСИ принимались с учетом потребностей всех сторон.

Шаг 3. Провести аудит текущего состояния НСИ

На этом шаге предстоит провести инвентаризацию всех справочников и классификаторов: в каких системах хранятся, в каких форматах, кто владеет ими и кто пользуется. Затем нужно оценить качество данных – проверить наличие дублирующихся, пустых и неактуальных записей, определить несогласованные значения между системами. После необходимо решить, кто отвечает за процессы обновления, как их вносить и с кем согласовывать.

Аудит можно провести самостоятельно или с привлечением внешних экспертов.

Шаг 4. Выбрать стратегию по работе НСИ

Она зависит от текущих процессов и того, к какой структуре управления организация стремится.

При централизованном подходе вся работа с НСИ ведется в одной системе: это могут быть как RDM или MDM, так и 1С или самописные решения. В ERP, АБС, CRM и других сервисах создание и редактирование НСИ не допускается, они лишь получают данные. Метод позволяет добиться максимальной согласованности информации и упрощает администрирование, но вызывает зависимость от системы НСИ остальных решений в контуре. На этапе внедрения придется не только наладить интеграции и нормализовать справочники, но и обучить сотрудников новым правилам: заводить значения и поля теперь можно будет только по заявке. Ценой скорости работы поддерживается единообразие данных и простота управления ими.

При децентрализованном подходе справочные данные хранятся и управляются локально в различных системах и подразделениях. Из них они попадают в систему НСИ, где привязываются к эталонному справочнику или формируют «золотую запись». Такой способ помогает сохранять гибкость и отказоустойчивость связанных решений, однако требует более сложных интеграций. Придется наладить взаимодействие источников с разными стеками и форматами данных, а также обеспечить обратное распространение эталонной информации, чтобы избежать ошибок в первичных системах.

Выбор НСИ-системы

Перед тем, как выбрать НСИ-систему, обсудите внутри компании, а потом и с вендором, такие вопросы:

1. С какими сущностями будет работать система? Это могут быть клиенты, продуктовый каталог, ТМЦ, адресные данные, классификаторы, оргструктуры и другое.
2. Нужно ли хранить связи между объектами? Например, продукт ↔ тариф ↔ регион.
3. Есть ли потребность в версионировании и хранении истории изменений?
4. Какие процессы должны быть автоматизированы? Обычно это создание, проверка, согласование, публикация, архивирование данных.
5. Как будет обеспечен контроль качества?
6. Какие роли и уровни доступа нужны для работы с НСИ?
7. С какими системами придется интегрироваться (ERP, CRM, АБС, биллинг и другие)?
8. Какой формат данных и частота обмена необходимы? Основные API, файлы, брокеры сообщений
9. Нужна ли двусторонняя синхронизация или достаточно односторонней публикации?
10. Какие объемы данных и частоту изменений нужно поддерживать?
11. Какие требования к производительности и SLA?
12. Нужно ли масштабировать решение при росте бизнеса?
13. Есть ли у поставщика опыт в вашей отрасли?
14. Предлагают ли поддержку и дорожную карту развития продукта?
15. Совместима ли система с корпоративными стандартами безопасности?

На смену западным продуктам SAP, Informatica и Ataccama пришли отечественные аналоги. Среди них есть как универсальные MDM/RDM-платформы, так и узкоспециализированные решения, ориентированные на определенные типы данных или отрасли. Выбор зависит от приоритетов: масштабируемость, глубина автоматизации, удобство пользователей, стоимость владения.

Для выбора платформы хорошо подходит методика «короткого списка» – сначала отберите 3-4 решения по базовым критериям, затем проведите пилотный проект на реальных данных.