Звоночки неэффективности: как собственнику понять, что бизнес буксует

Автор: Дмитрий Пучков, заместитель генерального директора CorpSoft24

Управлять компанией в стабильной экономике и на растущем рынке – это одно. Держать руку на пульсе, когда внешняя среда турбулентна, конкуренты усиливаются, а клиент стал требовательнее, – совсем другое. Проблема в том, серьезные провалы начинаются не внезапно, а с небольших инцидентов и эпизодов. Хорошая новость – такие сигналы можно заметить задолго до того, как придется тушить полноценный пожар.

Финансовый контроль

Первая область, где проявляется неэффективность управления компанией, – это финансы. Даже при внешне благополучной картине, когда абсолютные показатели еще выглядят прилично, снижение прибыли, нехватка ликвидности, рост долговой нагрузки или постепенное падение выручки должны настораживать. Особое внимание стоит уделять не только текущим значениям, но и динамике. Если маржинальность или рентабельность продаж падает из месяца в месяц, это уже не похоже на сезонные колебания – пора искать причину.

В одной компании финансовый учет велся буквально «на коленке» в Excel. Разные подразделения присылали отчеты в своем формате, и директор тратил по несколько часов в день на то, чтобы свести их воедино. На анализ времени не оставалось, решения принимались скорее интуитивно, чем логически основываясь на фактах. Когда бизнес вырос и объемы увеличились, управлять этим хаосом стало невозможно: за полгода прибыль упала на треть.

Ситуацию удалось переломить только после внедрения управленческого учета и автоматизации отчетности. Подготовка данных стала занимать минуты, появилась возможность анализировать не только общий результат, но и показатели по каждому направлению бизнеса, что позволило вовремя закрывать убыточные проекты.

Похожая история была у компании, где бухгалтерский учет использовался исключительно для отчетности перед налоговой. Руководители полагались на формальные цифры, которые не отражали реального положения дел, и упустили момент, когда из-за задержек выплат у ключевых клиентов кассовый разрыв стал неизбежен. Только после внедрения управленческого баланса и ежедневного контроля денежных потоков удалось восстановить управляемость и выстроить планирование платежей.

Операционные сбои

Финансовая эффективность напрямую связана с тем, как используются ресурсы – оборудование, склады, люди. Если техника простаивает без заказов, сотрудники недозагружены или, наоборот, выгорают от перегрузки, а на складе залежи неликвида соседствуют с дефицитом востребованных товаров, бизнес теряет деньги каждый день.

Производственный бизнес держал на складе трехмесячный запас, чтобы «не сорвать поставки». Но часть продукции устаревала уже через месяц, а рыночные цены успевали измениться. Это замораживало оборотные средства в объеме месячной выручки. После внедрения системы контроля остатков и автоматического планирования закупок складской запас сократился до 30 дней, а в оборот вернулось двадцать процентов капитала.

В торговой компании, работавшей в нескольких регионах, ситуация была еще сложнее. Из-за отсутствия единой базы данных менеджеры в филиалах заказывали одинаковый товар, не зная об остатках у соседей. В результате одни склады ломились от неликвида, а другие срочно искали дефицитные позиции. Прозрачный учет остатков и автоматическая рекомендация по перераспределению запасов между складами позволили сократить затраты на закупки и логистику на 15% за полгода.

Люди и культура

Неэффективность всегда отражается на персонале. Чрезмерная текучка и регулярные повышения зарплат «чтобы удержать» могут говорить не только о дефиците кадров на рынке, но и о проблемах внутри компании. Мотивация, кадровый резерв и баланс нагрузки на ключевых сотрудников – это не HR-термины, а фундамент устойчивости бизнеса.

В компании из сферы услуг за один месяц ушли три ведущих специалиста. Формально их заменили, но каждый ушедший «унес» с собой клиентов и экспертные знания, которые невозможно восстановить быстро. Причина крылась в том, что у сотрудников не было карьерных перспектив, прозрачных критериев оценки работы и понятной обратной связи. На поиск и обучение новых специалистов ушло полгода, а восстановление клиентской базы затянулось еще на три месяца.

В другой фирме, оказывающей ИТ-услуги, руководитель был уверен, что удерживает команду премиями и дружеской атмосферой. Но в момент, когда появился крупный проект с жесткими сроками, выяснилось, что часть сотрудников просто не готова работать в высоком темпе. Это стало сигналом к созданию и автоматизации системы регулярной оценки компетенций и обучающих программ, а также формированию резерва специалистов на ключевые позиции.

Маркетинг и клиенты

Если стоимость привлечения клиента растет, конверсия падает, а негативных отзывов становится больше, это значит, что маркетинг и клиентский сервис требуют ревизии.

В одной ИТ-компании в сезон стартовало сразу несколько крупных проектов. На них бросили все силы, а мелкие, но лояльные клиенты остались без должного внимания. К лету проекты закончились, но постоянные заказчики уже нашли других подрядчиков. Вернуть их было сложно и дорого. Решением стало закрепление за каждым клиентом ответственного менеджера, фиксация всей истории взаимодействий в новой CRM системе и обязательный контакт хотя бы раз в месяц, даже при отсутствии текущих заказов.

Был и обратный пример: небольшая сервисная компания внедрила анкетирование удовлетворенности клиентов и оперативный контроль за жалобами через 1С. Когда в одном из филиалов количество претензий выросло, это заметили на уровне руководства уже через неделю. Проблему удалось решить точечно, избежав массового оттока клиентов и репутационных потерь.

Собственник как палка в колеса бизнесу

Бывает и так, что главный источник неэффективности – сам руководитель. Если он тратит время на задачи, которые можно делегировать, или принимает решения без данных, компания начинает буксовать.

В розничной сети владелец лично утверждал каждую закупку и согласовывал скидки по звонку. Когда сеть выросла вдвое, он перестал успевать, начались сбои в поставках и падение продаж. Ситуацию исправили за счет автоматизации управления продажами, с учетом новых регламентов и разграничения полномочий.

В другом случае собственник торговой компании был уверен, что контролирует все, но делал это исключительно через устные распоряжения. Пока бизнес был небольшим, такой подход работал. Но после расширения на новые регионы начался хаос: одни менеджеры закупали товар по собственному усмотрению, другие заключали контракты с непроверенными поставщиками.

Внедрение единой системы документооборота позволило использовать единые правила управления процессами, а также автоматизировало постановку и контроль за выполнениями поручения, согласования на разных уровнях и систему уведомлений. Кроме того, собственник получил прозрачную системы отчетности по ключевым процессам компании.

Автоматизация как рентген для бизнеса

В сегодняшних условиях качественная автоматизация – это не дополнительная модная опция для крупных компаний, а инструмент выживания для бизнеса разного масштаба. Управленческий учет и своевременная отчетность руководителю позволяет видеть финансовую картину в разрезе подразделений, направлений и проектов, а также вовремя распознать возможные риски.

Привычной в современных реалиях практикой являются дашборды руководителю, с помощью которых менеджеры получают из 1С или другой автоматизированной системы ключевые показатели – продажи, остатки, задолженности, ликвидность, прибыль – в одном окне.

В одной компании внедрение дашбордов позволило собственнику получать утреннюю сводку о состоянии бизнеса за прошлый день, находясь в любой точке земного шара. Благодаря этому удалось оперативно принять решение о перераспределении ресурсов между филиалами и предотвратить срыв крупного заказа.

Практика показывает, что инвестиции в автоматизацию окупаются достаточно быстро. За счет снижения потерь, оптимизации запасов и роста повторных продаж бизнес получает не только экономический эффект, но и важное конкурентное преимущество: способность принимать решения быстро и на основе фактов, а не предположений.

***

Эффективность компании помимо показателей прибыли и красивых отчетов можно оценить и по способности быстро адаптироваться, выявлять слабые места и укреплять их до того, как они дадут трещину.

Чтобы избежать проблем, стоит определить набор ключевых показателей, регулярно их отслеживать, смотреть на динамику, автоматизировать сбор и анализ данных, выстроить системную работу с клиентами и персоналом. Собственнику параллельно нужно сосредоточиться на стратегических вопросах, оставив операционку команде.

Помните, вы не управляете тем, что не измеряете. А в современном бизнесе цена ошибки – не столько деньги, сколько непосредственно существование и позиция на рынке.