Цифровой документооборот «Газпром нефти»

• Трансформация документационного обеспечения с учетом применения современных ИТ решений

• Обеспечение возможности использования цифровых технологий для достижения операционной эффективности и гибкости процессов

• Построение продуктовой модели управления СЭД, масштабируемость и скорость тиражирования шаблонных решений

• Снижение влияния санкционной зависимости на деятельность Компании посредством импортозамещения

• Создание единой коммуникационной среды взаимодействия сотрудников в контуре Группы Компаний

• Повышение уровня удовлетворенности пользователей за счет скорости работы и эргономики системы

• Повышение скорости и улучшения качества принятия управленческих решений

• Обеспечение условий работы пользователей с документами при удаленном формате трудовой деятельности

• Большой организационный объем и короткие сроки реализации

• Территориальная распределенность и различие в инфраструктуре организаций группы компаний, включенных в объем проекта

• Изменение инфраструктуры и архитектуры нового решения в короткие сроки

• Создание с нуля внутренних компетенций по разработке и сопровождению решений на новой платформе

• Работа с пользователями, изменение среды работы с документами

• Сложная ролевая модель управления процессами

• Большое количество интеграций со смежными ИТ-системами

1. Выбор новой ИТ-платформы на базе российского ПО;

2. Развертывание платформы и построение инфраструктуры в облачных сервисах Компании (IAAS), рассчитанная на оперативное масштабирование и тиражирование (разворачивание за 5 мес.).

3. Разработка (перевнедрение) 10 бизнес-решений на новой платформе. Миграция бизнес-процессов осуществлялась в соответствии с графиком реализации на 2 очереди (по 5 бизнес-процессов в каждой очереди).

1 очередь: Организация работы с входящими документами, исходящими документами, распорядительными документами, контроль исполнения документов (поручений). Разработан новый модуль управления работой коллегиальных органов и рабочих совещаний (от процесса инициации вопросов, экспертизы материалов, голосование, регистрация). Внедрены новые инструменты по подписанию документов простой и усиленной квалифицированной ЭП.

2 очередь: Работа с договорными документами, выдача доверенностей, внутренняя переписка, учет выдачи ключей ЭП, управление требованиями к изменению/развитию СЭД. Срок реализации 2-й очереди до декабря 2020 г. В рамках внедрения также планируется внедрение ЭП на договорные документы. Проект реализуется с большим количеством интеграций со смежными системами. Разработана WEB-версия СЭД Tessa

Создан собственный центр компетенций по платформе Tessa: 4 линии поддержки, соглашение о партнерстве с вендером, инфраструктурный сервис, круглосуточная поддержки по телефону (в период внедрения), выделенная линия в Службе технической поддержки.

Проведено масштабное обучение всех пользователей в течение 1 месяца до внедрения в очной форме и в форме вебинаров. С целью повышения эффективности внедрения создан портал проекта для информирования о новых возможностях системы с размещением обучающих материалов для всех пользователей, публикацией новостей и дайджестов по системе, вопросы-ответы пользователей с использование чат-бота.

Срок реализации проекта от выбора ИТ-поставщика до перевода системы в опытно-промышленную эксплуатацию 1й очереди составил 8 месяцев. В кратчайшие сроки команде удалось разработать бизнес-решение, провести инфраструктурные и архитектурные изменения ИТ-ландшафта, организовать и обучить огромное количество сотрудников, провести параллельно настройку ПО на рабочих местах до 20000 пользователей.

44 организации ГК «Газпром нефть» по всей России.