Цифровой документооборот «Газпром нефти»

Заказчик
ПАО "Газпром нефть"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО «Синтеллект»
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Февраль, 2019 - Март, 2020
Масштаб проекта
20000 автоматизированных рабочих мест
Цели

  • Трансформация документационного обеспечения с учетом применения современных ИТ решений

  • Обеспечение возможности использования цифровых технологий для достижения операционной эффективности и гибкости процессов

  • Построение продуктовой модели управления СЭД, масштабируемость и скорость тиражирования шаблонных решений

  • Снижение влияния санкционной зависимости на деятельность Компании посредством импортозамещения

  • Создание единой коммуникационной среды взаимодействия сотрудников в контуре Группы Компаний

  • Повышение уровня удовлетворенности пользователей за счет скорости работы и эргономики системы

  • Повышение скорости и улучшения качества принятия управленческих решений

  • Обеспечение условий работы пользователей с документами при удаленном формате трудовой деятельности

Уникальность проекта

1. Отсутствие аналогов по масштабам внедрения на российском рынке.
2. Организационный объем и территориальная распределенность проекта – 44 организации Группы компаний «Газпром нефть» по всей территории РФ, 10 бизнес-процессов, до 20 000 пользователей.
3. Единовременное внедрение на весь организационный объем.
4. Полностью российское решение.
5. Короткие сроки реализации проекта.
6. Создание собственного Центра компетенций по платформе Tessa.
7. Реализация новой продуктовой модели управления и тиражирования «СЭД как сервис».
8. Построение новой инфраструктуры и лицензионной политики (IAAS, безлимитные лицензии).
Использованное ПО
Syntellect Tessa

Сложность реализации

  • Большой организационный объем и короткие сроки реализации

  • Территориальная распределенность и различие в инфраструктуре организаций группы компаний, включенных в объем проекта

  • Изменение инфраструктуры и архитектуры нового решения в короткие сроки

  • Создание с нуля внутренних компетенций по разработке и сопровождению решений на новой платформе

  • Работа с пользователями, изменение среды работы с документами

  • Сложная ролевая модель управления процессами

  • Большое количество интеграций со смежными ИТ-системами

Описание проекта

1. Выбор новой ИТ-платформы на базе российского ПО;

2. Развертывание платформы и построение инфраструктуры в облачных сервисах Компании (IAAS), рассчитанная на оперативное масштабирование и тиражирование (разворачивание за 5 мес.).

3. Разработка (перевнедрение) 10 бизнес-решений на новой платформе. Миграция бизнес-процессов осуществлялась в соответствии с графиком реализации на 2 очереди (по 5 бизнес-процессов в каждой очереди).

1 очередь: Организация работы с входящими документами, исходящими документами, распорядительными документами, контроль исполнения документов (поручений). Разработан новый модуль управления работой коллегиальных органов и рабочих совещаний (от процесса инициации вопросов, экспертизы материалов, голосование, регистрация). Внедрены новые инструменты по подписанию документов простой и усиленной квалифицированной ЭП.

2 очередь: Работа с договорными документами, выдача доверенностей, внутренняя переписка, учет выдачи ключей ЭП, управление требованиями к изменению/развитию СЭД. Срок реализации 2-й очереди до декабря 2020 г. В рамках внедрения также планируется внедрение ЭП на договорные документы. Проект реализуется с большим количеством интеграций со смежными системами. Разработана WEB-версия СЭД Tessa

Создан собственный центр компетенций по платформе Tessa: 4 линии поддержки, соглашение о партнерстве с вендером, инфраструктурный сервис, круглосуточная поддержки по телефону (в период внедрения), выделенная линия в Службе технической поддержки.

Проведено масштабное обучение всех пользователей в течение 1 месяца до внедрения в очной форме и в форме вебинаров. С целью повышения эффективности внедрения создан портал проекта для информирования о новых возможностях системы с размещением обучающих материалов для всех пользователей, публикацией новостей и дайджестов по системе, вопросы-ответы пользователей с использование чат-бота.

Срок реализации проекта от выбора ИТ-поставщика до перевода системы в опытно-промышленную эксплуатацию 1й очереди составил 8 месяцев. В кратчайшие сроки команде удалось разработать бизнес-решение, провести инфраструктурные и архитектурные изменения ИТ-ландшафта, организовать и обучить огромное количество сотрудников, провести параллельно настройку ПО на рабочих местах до 20000 пользователей.

География проекта

44 организации ГК «Газпром нефть» по всей России.


Коментарии: 7
  • Мария Пичугина
    Рейтинг: 297
    Комитет по ценам и тарифам Московской области
    Председатель Комитета
    16.12.2020 12:56

    Добрый день, Антон!

    Расскажите каким образом был осуществлен одновременный запуск на 20 тысяч сотрудников:
    1. Как было организовано управление организационными изменениями? Как проводилось обучение?
    2. Как осуществлялась поддержка после запуска? Какое количество сотрудников привлечено для методической и технологической поддержки?

  • Екатерина Головерова
    Рейтинг: 22
    ПАО Газпромнефть
    Руководитель программ цифровой трансформации
    21.12.2020 11:37

    Добрый день. Отвечу за Антона Сергеевича

    1.Был сформирован план ввода в промышленную эксплуатацию, где большое внимание было уделено программе обучения и поддержки. Очные обучения прошли делопроизводители всех ДО за месяц до запуска. Обучение всех остальных сотрудников проводилось через вэбинары. На каждый день были выстроены планы по обучению в общедоступном календаре Компании - обучение в режиме нонстоп в течении 2х месяцев. Каждый участник обучения присоединялся к вэбинару в удобное для него время. Плюс был создан отдельный портал с видео инструкциями, презентациями и другими вспомогательными материалами.

    2. После запуска было организовано 4 линии поддержки:

    2.1. Первая линия: общая линия, чат-бот, прием через почту, вопрос на портале

    2.2. Вторая линия: по каждому блоку своя группа поддержки

    2.3 Третья линия: вендор

    2.4. Четвертая линия: методологи процесса

    Все запросы шли с маршрутизацией на требуемую линию с автоматическим выставлением SLA.

    Усиленная поддержка продолжалась 3 месяца с момента запуска в режиме 24/7

    Привлечено было около 30 сотрудников для оказания поддержки всей Группе Компании

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    04.01.2021 22:14

    Масштабность проекта не вызывает вопросов, однако тут перечислены только достаточно стандартные функции системы документооборота. Возможно, уникальность проекта именно в специфики заказчика. Хотелось бы большего описания как изменились бизнес-процессы заказчика в результате реализации проекта. Появилось ли что-то новое, что было недоступно до реализации проекта.

    • Екатерина Головерова Максим
      Рейтинг: 22
      ПАО Газпромнефть
      Руководитель программ цифровой трансформации
      14.01.2021 09:06

      Добрый день.
      Была реализована сквозная работа с документами сотрудников разных дочерних обществ. Т.е. документ (не важно какого типа) регистрировался в системе один раз и далее при необходимости расписывался на сотрудников различных дочерних обществ. Для этого была реализована сложная ролевая модель доступа.
      При работе с поручениями реализована возможность направить на внутреннее исполнение сотрудникам не в линейном подчинении
      Реализована возможность работы с документами средствами корпоративной почты (не заходя в систему). Для этого были разработаны механизмы распознавания команд и обеспечена защита от перехвата таких команд в систему со стороны корпоративной почты.
      Реализовано рабочее место в системе: все незакрытые задания, задания, которые я направила коллегам и пр.
      Гибкая отчетность.
      Было сделано очень многое, что за рамками обычного документооборота.
      По итогам массового опроса пользовательского опыта, сотрудники оценили данную систему очень высоко, особенно с точки зрения удобства работы с ней.
      Благодарю за интерес к проекту.

  • Александр Егоров
    Рейтинг: 262
    ООО "Газпромнефть - Заполярье"
    Руководитель направления по управлению данными
    08.01.2021 13:14

    Добрый день!

    Подскажите, на вашем проекте вы сталкивались с недовольством VIP пользователей (продукт новый, возможно он менее удобный или привычный по отношению к тому, к которому работали пользователи ранее). Если да, то как решали этот вопрос?



    Отмечу, что мы осенью 2020 в Правительстве Тюменской области запустили проект по модернизации платформы СЭДа, в новой версии изменен дизайн, работа в вебе. В результате многие руководители подразделений и помощники директоров выступили против этого внедрения, много сил ушло на то, что бы доказать, что новый продукт лучше и назад пути нет. :)

    • Екатерина Головерова Александр
      Рейтинг: 22
      ПАО Газпромнефть
      Руководитель программ цифровой трансформации
      14.01.2021 09:15

      Добрый день.
      При замене системы мы ставили себе одной из ключевой задачей - удобство пользователей (не важно, руководитель или простой специалист). Мы всей командой смотрели на будущий результат глазами будущего пользователя. Все текущие "боли" заменяемой системы мы постарались максимально учесть. Также помимо работы в самой системе, мы давали коллегам альтернативы для быстрых ответов по задачам (например возможность согласования через средства корпоративной почты с автоматической передачей ответа в систему).
      При запуске мы проводили очные обучения VIP пользователей, учитывали их пожелания в релизах, вовлекали их.
      Также на портале есть возможность оставить пожелание/идею по развитию продукта. Система живая и развивается совместно с нашими пользователями.
      Спасибо за интерес к проекту.

  • Сергей Фёдоров
    Рейтинг: 15
    Московский аэропорт Домодедово
    Начальник службы информационных технологий
    15.02.2021 23:53

    Добрый день Антон.
    Интересен ваш опыт внедрения СЭД, и поэтому позволю себе несколько вопросов.
    Что послужило драйвером перехода на СЭД Tessa?
    В рамках дальнейшего развития СЭД планируете ли автоматизацию финансового, кадрового документооборота, контроля качества ?
    С учетом масштаба внедрения интересен ваш опыт по созданию 2 линии поддержки.(сколько сейчас сотрудников сопровождает систему ? как рассчитывали потребность?, это отдельно выделенная группа сотрудников которая занимается исключительно сопровождением новой СЭД? или нагрузили функционалом существующих специалистов)

Год
Предметная область
Отрасль
Управление