Масштабирование КЭДО: цифровизация кадровых процессов DOGMA

Цель проекта – перевод кадрового документооборота группы компаний DOGMA в электронный формат, сокращение ручных операций и повышение эффективности взаимодействия сотрудников, HR-службы, руководителей и бухгалтерии.

Проект направлен на автоматизацию оформления, согласования и подписания кадровых документов, снижение зависимости от бумажных оригиналов и ручной передачи документов, повышение прозрачности прохождения кадровых процессов.

Особое внимание уделяется масштабированию решения на множество юридических лиц и подразделений, обеспечению юридической значимости электронного подписания и унификации процессов при сохранении необходимых особенностей кадрового учета.

Масштаб и охват проекта:

• 2 672 сотрудников охвачено системой.

• Развитие решения включает 16 департаментов и 71 юридическое лицо.

• Расширяется перечень автоматизированных кадровых процессов и электронных документов.

Эффективность и скорость процессов:

• Ускорение среднего времени процессов на 32% (с 37,5 мин до 25,5 мин, экономия времени на документ 12 мин).

• Оптимизация времени КДП — 480 часов в месяц (15 FTE до 11 FTE).

• Ускорение процессов, выполняемых сотрудниками, на 68% (до внедрения в среднем — 60 мин на 1 процесс, после внедрения КЭДО в среднем 10 мин на 1 документ).

Бизнес-эффект

• Основной бизнес-эффект — цифровизация кадрового документооборота, снижение объема бумажных операций и упрощение взаимодействия между сотрудниками и кадровыми подразделениями.

• VK HR Tek — система кадрового электронного документооборота.

• 1С:ЗУП — кадровый учет и данные о сотрудниках.

• Средства электронной подписи — ПЭП, УНЭП и УКЭП в соответствии с утвержденными процессами.

• Корпоративный портал DOGMA — для развития единой цифровой среды сотрудника и доступа к внутренним сервисам.

Основная сложность — масштабирование КЭДО на группу компаний с множеством юридических лиц и различиями в кадровых процессах.

Ключевые задачи:

• обеспечить корректность кадровых данных;

• настроить маршруты согласования и права участников;

• определить применимый способ электронной подписи;

• соблюсти требования к юридической значимости электронных документов.

Дополнительная сложность — расширение функциональности без нарушения уже работающих процессов.

Подключение новых компаний и подразделений требует:

• согласованной работы HR, ИТ, бухгалтерии и других участников;

• проверки сценариев;

• адаптации сотрудников к электронному формату взаимодействия.

Исходная ситуация

Кадровые процессы группы компаний DOGMA связаны с большим количеством сотрудников, юридических лиц и подразделений. Традиционная обработка документов предполагает организационные затраты на:

• подготовку, передачу, согласование, логистику, подписание и хранение документов;

• взаимодействие между сотрудниками, HR-службой и другими подразделениями.

При масштабировании кадровых процессов на всю группу компаний необходимо было учитывать:

• особенности юридических лиц;

• полномочия участников;

• маршруты согласования;

• требования к юридической значимости документов.

Реализованное решение

На базе VK HR Tek внедряется кадровый электронный документооборот. Кадровые документы переводятся в электронный формат, настраиваются печатные формы каждого из документов, настраиваются процессы их оформления, согласования и подписания.

Решение масштабируется на компании и подразделения DOGMA. В зависимости от вида документа и утвержденного процесса применяются соответствующие способы электронной подписи. Взаимодействие с кадровой системой обеспечивает использование актуальных данных о сотрудниках.

По мере развития проекта расширяется перечень автоматизированных процессов. В числе дальнейших направлений — документы по охране труда, справки из бухгалтерии, и ознакомление сотрудников с корпоративными регламентами.

Изменения после внедрения

Кадровые документы оформляются и проходят предусмотренные этапы обработки в электронной среде. Сотрудникам и HR-службе становится проще взаимодействовать по кадровым вопросам, а процессы согласования меньше зависят от физической передачи бумажных документов.

Эффект и перспективный масштаб: Подключение новых юридических лиц и подразделений позволяет распространять единый цифровой подход на растущий масштаб группы компаний. Расширение перечня документов создает основу для дальнейшего сокращения ручных операций и повышения прозрачности кадровых процессов.

РФ, Группа компаний DOGMA