Единый центр сделок на ELMA365: от заявки до отгрузки на заводе КОТ

• ELMA
• Котологика

Проект снимает операционные барьеры в производственно-логистических цепочках ООО «КОТ»: от конструкторско-технологической подготовки и складской логистики до управления производством, отгрузки и работы с клиентом. От слаженности служб зависит выполнение заказов для инфраструктурных проектов: Прегольская ТЭС, Ямал СПГ, Арктик СПГ 2. Контур заявок и сделок на ELMA365 работает на заводе с 2019 года: оцифровали 42 процесса, к 2022 году — более 90. До этапа 2025–2026 годов ручными оставались контроль упаковки и работа с клиентом после изготовления: контроль выборочный, претензии обрабатывались до 30 дней. Задачи 2025–2026:

• сквозная автоматизация от заявки до отгрузки;

• автоматизация упаковки и учёта грузовых мест;

• проверка каждой упаковки с помощью инструмента ИИ;

• связь ELMA365 с B2B-порталом и 1С;

• заказы, фото упаковки и документы для клиентов в реальном времени;

• меньше обращений к менеджерам по статусу заказов;

• обработка замечаний клиентов без потерь.

Проект дал измеримые результаты в контроле упаковки, работе с клиентами и внутренних процессах. 

Результаты этапа:

• все грузовые места проходят автоматизированную проверку вместо выборочного контроля;

• обращений клиентов о статусе заказов и упаковки стало меньше примерно на 80%;

• обработка замечаний ускорилась с 30 дней до секунд, замечания устраняются до того, как станут претензиями;

• рекламации по качеству упаковки сократились до 1%;

• клиенты видят статус заказа, фото грузовых мест, результаты проверки и документы в реальном времени; Производственные и офисные процессы:

• выставление документов в 1С ускорилось на 75–80%;

• проверка договоров — быстрее на 30%;

• подготовка к отгрузке — быстрее на 40%;

• приём товаров — в 2 раза;

• счета поставщиков — быстрее на 40%;

• ошибок при обработке материалов — меньше на 30%;

• хранение на складе — меньше на 10 дней;

• решения по возврату брака — быстрее на 34%, положительных исходов в 3 раза больше;

• внутренних перевозок — меньше на 30%;

• выигранных тендеров — больше на 30%.

Основная платформа — ELMA365 (BPM, low-code), вокруг неё подключены системы завода, ИИ-модули и внешние сервисы.

• Основная платформа: ELMA365 (BPM)

• Интеграции: 1С, СКУД, система создания раскладок на производстве, Диадок (ЭДО), B2B-портал Olprime, Telegram

• Компьютерное зрение и ИИ: система проверки упаковки на базе YOLO, GLM-OCR, Qwen3-VL + RAG, LLaVA 4B + RAG

• Инфраструктура: PostgreSQL, Docker/Kubernetes, RabbitMQ/Redis

• BI-система: Yandex DataLens

• Оборудование: корпоративные планшеты для полевых сотрудников (склад, логистика)

• Интегратор: ООО «Котологика»

Самым сложным было обеспечить непрерывность бизнеса: процесс сделки — единственный, генерирующий выручку, поэтому сбои при внедрении были недопустимы. Потребовалась совместимость версий процессов и скрупулезное планирование этапов.

Вторая сложность — объединение независимых систем в один процесс: ИИ-модуль, B2B-портал, 1С, Telegram и внутренние сервисы работали по отдельности, теперь информация проходит весь путь через ELMA365 автоматически.

Третья — сопротивление сотрудников. Помогло вовлечение исполнителей: демонстрации промежуточных результатов, обратная связь, совместная корректировка процессов.

Отдельного внимания потребовали ИИ-модули. Электросварная труба в документах превратилась в электронную и почти прошла через все службы, пока руководитель логистов не спросил — это что, новый вид труб? Поэтому неверно распознанные счета в НСИ теперь возвращаются ответственному за данный модуль для дообучения: ошибка не просто исправляется, она делает систему точнее.

Исходная ситуация

До цифровизации сделки управлялись каскадом слабо связанных процессов, документооборот был преимущественно бумажным. Ключевые проблемы:

• разрозненное ПО без синхронизации: дублирование данных и ошибки;

• передача информации по неформализованным каналам: потеря данных, срыв сроков, непонимание статуса сделки;

• до 80% времени вспомогательных подразделений уходило на перенос данных из бумажных форм в учётную систему.

 Предприятие выросло из малого производства (600 млн рублей, 80 человек): 1С «Управление торговлей», самописная CRM, Компас и бесконечные чаты, производственные заказы существовали только как комплект чертежей в цеху.

Итоги предыдущих этапов: объем реализованной продукции вырос на 38% к 2022 году и превысил 2 млрд руб. с НДС, отгрузок в срок стало больше на 54%, исполнительская дисциплина достигла 97%. Проект получил приз «BPM-проект года» ABPMP (2024). К 2025 году ручными оставались упаковка, контроль качества и работа с клиентом: контроль выборочный, замечания клиентов обрабатывались до 30 дней.

Реализованное решение ELMA365 стала процессным ядром завода и единым центром управления сделками. Первую версию последнего этапа собрали за три месяца, затем обучили пользователей и поэтапно перевели процессы в эксплуатацию. Этапы проекта:

• Автоматизация упаковки. Кладовщик создаёт цифровую карточку грузового места: тип упаковки, вес, габариты, фотографии.

• ИИ-модуль. Платформа передаёт фотографии во внешнюю систему на базе YOLO; при отклонениях ELMA365 уведомляет ответственных и запускает обработку замечаний.

• Сервис для клиентов. B2B-портал Olprime показывает данные заказа, фото упаковки, результаты проверки и документы. Замечания из портала сразу регистрируются в ELMA365.

 В единый контур входят также заявки и тендеры, КТПП, складская логистика (мобильные рабочие места), MES, управление сделками и отгрузкой, HR, финансы, юристы. ELMA365 интегрирована с 1С, Telegram и внутренними сервисами и стала мастер-системой: задачи сотрудники получают в ней, 1С регистрирует данные. Пример — электронная транспортная накладная: данные о грузе уже  в системе, интеграцию с Диадок сделали быстро.

Изменения после внедрения

Каждое грузовое место проходит проверку, клиент сам видит статус заказа, а сотрудники всех служб работают в одном контуре.

• Для менеджеров: единое окно управления сделкой, ушли однотипные вопросы клиентов о статусе заказов и упаковке.

• Для производства и склада: работа прозрачнее и синхроннее, полевые сотрудники включены в контур через мобильные приложения.

• Для СМК: большинство внутренних документов существует в ELMA365 в виде процессов, отпала часть накладных, журналов и инструкций, аудиты проходят легче.

Управляющий заводом Андрей Павлов: «Главным результатом стало то, что клиенты получили полную прозрачность своих заказов: самостоятельно видят, что отгружается, как упаковано, и сразу могут оставить замечание».

 Нижегородская область, Павловский район, деревня Лаптево (основная производственная площадка). Проект также затрагивает логистические и складские комплексы компании в г. Павлово