От бумаги к цифровым процессам:как ТМК ускорила решение кадровых задач

Повысить прозрачность кадрового документооборота и упростить процесс контроля за подписанием кадровых документов путем внедрения и ввода в промышленную эксплуатацию информационной системы «Кадровый электронный документооборот» и перевода на КЭДО не менее 80% от численности предприятий Группы ТМК

Проект был направлен на решение задач по:

- сокращению затрат на ведение кадрового документооборота за счет перевода процессов формирования, согласования, подписания и оперативного хранения кадровых документов в электронный вид без дублирования на бумажном носителе;

- сокращению сроков формирования, согласования и подписания кадровых документов и документов, связанных с работой;

- повышению прозрачности кадрового документооборота, упрощению процесса контроля за подписанием кадровых документов;

- упрощению процесса взаимодействия работника с работодателем.

На 1 этапе к КЭДО подключились более 98% сотрудников — от рабочих до высшего руководства. Внедрено свыше 150 видов кадровых документов. В цифру перевели полный жизненный цикл сотрудника: прием, переводы, увольнения, работу в выходные и сверхурочные, дисциплинарные процедуры, взаимодействие с ЛНА.

Показатели проекта КЭДО по результатам работы года предприятий 1 этапа (11 тыс. численность):

Количество реализованных кадровых мероприятий ВСЕГО-263 451

Количество кадровых мероприятий, переведенных в КЭДО-164 609

% кадровых мероприятий переведенных в КЭДО-62%

Трудоемкость кадровых мероприятий ДО, чел/час-15 496

Трудоемкость кадровых мероприятий ПОСЛЕ, чел/час-795       

Экономия трудозатрат, чел/час  в год-14 701                                    

% снижения трудозатрат-95

Единые правила на всех предприятиях упростили управление и создали основу для масштабирования. Еженедельно в Directum HR Pro обрабатывается более 20 тыс. кадровых задач. В 2027 — масштабирование на весь холдинг...

Directum HR Pro поддерживает работу на СУБД PostgreSQL и Postgres Pro, на отечественных операционных системах на базе Linux: ALT Linux, Astra Linux; с офисными пакетами Мой офис, Р7-Офис и OnlyOffice.

HR Pro интегрирован с системами: HR hub, ATS Potok, SAP, 1С, Opentext, WSS Docs, Avanpost (авторизация), 1С-Битрикс. Обмен с использованием корпоративной шины данных.

Сжатые сроки для перехода 90% персонала в КЭДО (с учетом специфики предприятия – в компании работают как РСС, так и рабочие). Важно было организовать информационное обеспечение перехода на КЭДО и его доступность, в том числе для рабочих в цехах. Для обучения сотрудников разработали электронные курсы (их прошли 20 тыс. работников и 500 кадровиков) и провели онлайн-сессии для администраторов и HR-команд. Вовлекали персонал через масштабную кампанию с маскотом, плакатами и материалами в корпоративных медиа.

Более того, переход на КЭДО осуществлялся с учетом уже действующих кадровых процессов и информационных систем. Важно было учесть уже существующий ландшафт и гармонично вписать в него новую систему.

До проекта в ПАО «ТМК» кадровый документооборот был полностью бумажным: сотрудники писали заявления от руки, кадровые специалисты вручную переносили данные в учетные системы, согласования шли медленно.

Была выполнена модификация коробочного решения Directum HR Pro под потребности Группы ТМК, в частности, реализовано групповое ознакомление с документами, требуемая фильтрация и маршрутизация, создан новый раздел для подачи обращений работников. Реализованы и доступны к оформлению в ИС КЭДО процессы по 150 видам кадровых документов.

1 этап (2025г)- 4 предприятия (общ. численностью 11 тыс.)

2 этап(2026г)- 12 новых предприятий, на 10.2026 г. - в проекте 16 предприятий с численностью более 44 тыс., на регулярной основе работает в КЭДО более 36 тыс

В 1 этапе проекта проведена работа по:

- анализу бизнес-процессов кадрового делопроизводства (КДП) на каждом пилотном предприятии;

- подготовке унифицированных бизнес-процессов КДП, отрисовке схем бизнес-процессов и подготовке их описания как с учетом специфики предприятий при оформлении кадровой документации, так и с учетом логики работы в КЭДО;

- актуализации унифицированных форм кадровых документов для реализации их в КЭДО;

- созданию типового перечня полномочий для МЧД и разработки соответствующих справочников;

- определению правил работы в ИС КЭДО сотрудников служб персонала и сотрудников ООО «ТМК ЦБУ» - Центра Бизнес услуг, в т. ч. выделены «котлы обработки» по каждому предприятию, объединены в логические группы «подписанты» для унификации полномочий;

- подготовке и реализации PR-кампании (листовки, баннеры, создана спец. страница на корпоративном портале);

- созданию образовательных курсов (как для работника, так и для HR), а также инструкций по работе в ИС КЭДО;

- подготовке рабочих мест для сотрудников, у которых нет мобильных телефонов или рабочих мест, оборудованных компьютером.

Настроена интеграция с системами ТМК: Avanpost (авторизация), HR hub, ATS Potok, SAP, 1С, Opentext, WSS Docs для сохранения работоспособности и бесшовного подписания кадровых документов в ИС КЭДО с учетом действующих бизнес-процессов. Реализован кадровый сервис ТМК по обмену данными с внешними системами, функционал по интеграции ИС КЭДО с системами ТМК по процессам «Заявления», «Справки и Обращения», «Прием на работу», «Командирование».

Разработан и автоматизирован процесс по получению сотрудником «Согласия о переходе на КЭДО» с использованием WSS Docs, процесс размещения «Согласия о переходе на КЭДО» на хранение в электронный архив с использованием RPA.

Обеспечена синхронизация данных по организационной структуре предприятий и сотрудникам по интеграции ИС КЭДО с HR hub.

Создан сервис услуг в системе HelpDesk для оперативного решения обращений пользователей ИС КЭДО.

После внедрения произошло ускорение бизнес-процессов, их автоматизация. Уже на 1-ом этапе проекта стал очевиден экономический эффект и снижение как трудозатрат кадровых специалистов, так и эффект от перехода на электронный документооборот (уход от бумаги, отказ от печати).

Трубная Металлургическая Компания (ТМК) — промышленно-инжиниринговая компания и ведущий поставщик трубных решений, конструкционных материалов и сопутствующих сервисов для различных секторов экономики — нефтегазовой, энергетической и химической промышленности, машиностроения, строительства и других отраслей, объединяющая более 25 предприятий, и более 55 000 сотрудников. Предприятия ТМК расположены в восьми регионах России: в Белгородской, Волгоградской, Оренбургской, Ростовской, Свердловской, Челябинской областях, в Ханты-Мансийском и Ямало-Ненецком автономных округах. Основной объем работ, связанных с кадровым делопроизводством, реализуется специалистами ООО «ТМК ЦБУ» - Центр Бизнес услуг.