Системное управление стоимостью и эффективностью ИТ-решений

Сформировать единый прозрачный подход к управлению стоимостью ИТ-решений, позволяющий системно выявлять точки оптимизации, оценивать соотношение стоимости и ценности ИТ-решений, обоснованно менять их конфигурацию и выводить невостребованные сервисы.

Встроить оценку эффективности и востребованности ИТ-решений в процессы бизнес-планирования, обеспечить принятие решений на основе единых критериев и фактических данных, а также масштабирование подхода на дочерние общества.

Снизить затраты без потери качества сервиса для бизнеса, сдерживать рост стоимости ИТ-решений и перераспределять высвобожденные ресурсы на приоритетные стратегические задачи компании.

Экономия ИТ-бюджета росла: 12% в 2024 г., 17% в 2025 г. и 26% в 2026 г. Экономический результат подтверждён при бизнес-планировании и утверждён экономической функцией компании; высвобожденные средства направляются на приоритетные задачи. Впервые план бюджета на 2027 г. ниже факта 2026 г.

В 2026 г. оценка охватила 422 ИТ-решения. При планировании на 2027 г. в перечень включены 27 новых сервисов без увеличения затрат, а конфигурация 8 ИТ-решений изменена с учётом потребностей бизнеса. Подход позволяет сдерживать рост ИТ-расходов, адаптировать состав сервисов к потребностям бизнеса и направлять ресурсы на приоритетные задачи.

Проект объединил сервисную функцию, бизнес и производственные подразделения. Более 1 300 сотрудников вовлечены в управление эффективностью ИТ-решений. Автоматизация ускоряет формирование бизнес-плана и снижает трудозатраты ИТ-служб, единые критерии повышают прозрачность управленческих решений. Подход масштабирован на компанию и дочерние общества.

Интеграция источников данных обеспечивает единую аналитику ИТ-решений:

• Информационно-аналитическая система «ИТ-Айсберг» (в «ИТ-Айсберг» разработаны модули ВАИБ (востребованность ИТ бизнесом) и ПАВУК (потенциал актуальности внутренних ИТ-услуг компании));

• Система управления стоимостью ИТ-услуг;

• Корпоративная система управления ИТ-услугами;

• Система управления обращениями и инцидентами;

• Система продуктовой аналитики.

Проект требовал сопоставить сотни разнородных сервисов и данные из нескольких систем с учётом потребностей бизнеса, эксплуатационных характеристик и стоимости каждого ИТ-решения.

Ключевая сложность — отделить реальную оптимизацию от влияния роста ставок, объёмов работ и объектов обслуживания и разработать единые критерии объективной оценки. Для этого необходимо было нормализовать показатели в разных единицах измерения, автоматизировать сбор и обработку данных и согласовать подход между ИТ, экономикой, производственными блоками и дочерними обществами.

Отдельной задачей стала разработка методик, позволяющих обосновывать изменение конфигурации и вывод невостребованных ИТ-решений без потери качества сервиса для бизнеса. Методики апробированы на реальных данных, аналитика интегрирована в систему «ИТ-Айсберг», результаты оценки встроены в бизнес-планирование.

До начала проекта в компании сформировался большой и трудноуправляемый каталог ИТ-решений. Изменение бизнес-потребностей и появление новых технологий делали часть сервисов менее актуальными, однако расходы на их поддержку сохранялись. Различия в функциональности и эксплуатационных характеристиках затрудняли сопоставление сервисов, а рост ставок, объёмов работ и объектов обслуживания — выявление причин изменения стоимости. Отраслевые практики не давали детальной методики выявления невостребованных ИТ-решений и их вывода из эксплуатации.

С 2024 года проект последовательно прошёл этапы проверки гипотезы на данных за два года, разработки и утверждения методик, автоматизации расчётов и внедрения подхода в бизнес-планирование. Эксперты бизнеса и ИТ определили критерии оценки, методы нормализации и источники данных. Совместно с бизнес-блоками актуализированы сквозные метрики качества сервиса и внедрены инструменты оптимизации. Утверждены Методика оценки эффективности решений и Методика оценки востребованности ИТ-решений и вывода невостребованных ИТ-решений из промышленной эксплуатации. В собственной системе «ИТ-Айсберг» разработаны инструменты сервисной аналитики, автоматизированы сбор данных и формирование бизнес-плана по услугам информационно-технического сервисного обслуживания (ИТСО). Подход апробирован при бизнес-планировании.

Методика востребованности включает четыре категории и 14 показателей: вовлечённость пользователя, эксплуатационные характеристики, эффективность расходования средств, улучшение или доработка функционала. Методика эффективности охватывает пять категорий и 20 показателей: результативность, совершенствование, эффективность, качество и производительность. Данные из разных источников нормализуются и агрегируются, позволяя выявлять слабые места сервисов и обосновывать решения об их поддержке, модернизации, изменении конфигурации или выводе из эксплуатации.

В результате управление ИТ-решениями перешло к системному анализу эффективности, востребованности и стоимости на основе единых критериев и фактических данных. Автоматизированная аналитика позволяет видеть структуру затрат, отслеживать факторы их изменения и выявлять точки оптимизации. Методики применяются в бизнес-планировании и на комиссиях ИТСО, обеспечивая обоснованное распределение финансирования, сдерживание роста стоимости сервисов и направление высвобожденных средств на приоритетные задачи компании. В 2026 году подход обеспечил экономию ИТ-бюджета в размере 26%. Более 1 300 сотрудников сервисной функции и производственных подразделений используют подход и участвуют в формировании показателей.

Проект реализован силами компании с участием корпоративного центра, производственных блоков и дочерних обществ. Подход применяется в компании и тиражирован на дочерние общества. Он повышает прозрачность управленческих решений, помогает оптимизировать трудозатраты и перераспределять средства на приоритетные задачи без потери качества сервиса.

Все регионы присутствия «Газпром нефти».