Внедрение авто системы планирования запасов «Оптимум-сток» в Кофелайк

1. Наличие в каждой точке. Обеспечить присутствие нужных товаров и ингредиентов во всех кофейнях сети и исключить стоп-листы из-за нехватки ингредиентов.

2. Меньше упущенной выручки. Снизить out-of-stock (ситуации, когда ходовой товар закончился до следующей поставки), чтобы гость получал любимый напиток в любой кофейне сети.

3. Меньше денег в остатках. Повысить оборачиваемость запасов и высвободить оборотные средства партнёров-франчайзи без потери уровня сервиса.

4. Централизованные закупки. Перевести закупки сети в ТД «Логистика кофе» и планировать закупки на распределительный склад по реальной агрегированной потребности сети, а не по экспертной оценке.

5. Единый стандарт для 190 партнёров. Снять с владельцев и управляющих рутину ручного формирования заказов и ввести одинаковые правила управления запасами для всех кофеен, независимо от опыта конкретного партнёра.

12% оборачиваемость, запасы работают быстрее, у партнёров высвобождаются оборотные средства, 28% out-of-stock. Ходовые позиции реже заканчиваются реже. 0 стоп-листов

Ценность для участников:

• Гостю — любимый напиток доступен в любой кофейне сети, без «закончилось».

• Партнёру-франчайзи — меньше денег в остатках (+12% оборачиваемости), нет стоп-листов, нет ручного расчёта заказа, понятные рекомендации.

• Управляющей компании — единый стандарт управления запасами и прозрачность всей сети. Рост выручки партнёров — это рост выручки сети.

• ТД «Логистика кофе» — предсказуемый спрос, закупки под реальную потребность, меньше срочных и внеплановых отгрузок.

Тиражируемость. Подход применим к любой франчайзинговой или многоформатной сети с распределительным складом: кофейни, QSR, пекарни, аптеки, розница у дома.

Планы развития. Расширение ML-факторов (погода, локальные события), подключение новых категорий, автоматическое подтверждение заказов по доверенным позициям.

• «Оптимум-сток» — сервис интеллектуального планирования запасов (разработчик ООО «Хэдлайн-Ижевск»), облачная модель

• Платформа 1С:Предприятие — прикладная логика, рабочее место аналитика, автозаказ

• Python — ML-модели прогнозирования спроса

• Apache Kafka, Apache Airflow — интеграционный слой и оркестрация обмена данными

• iiko - кассовая система в кофейнях.

Доверие 190 независимых партнёров

Пилот, эффект на цифрах каждой кофейни, прозрачная логика рекомендаций

Данные 900+ точек разных форматов

Ежедневный автоматический обмен, единые справочники и схемы поставки

Три уровня планирования сразу

Кофейня → партнёр → РЦ: потребность собирается снизу вверх

Скоропорт рядом с долгим хранением

Разные политики буфера, кванты, сроки годности, аналоги

Новые кофейни без истории продаж

Стартовый буфер по аналогам с последующей автоадаптацией

Проблема. Во франчайзинговой сети из ~900 кофеен заказ ингредиентов и товаров исторически формировал каждый партнёр или управляющий самостоятельно — на опыте, в Excel или «на глаз». Это давало два вида потерь одновременно. Ходовые позиции заканчивались до следующей поставки: появлялись стоп-листы, гость не получал напиток, сеть теряла выручку. Медленные позиции замораживали деньги партнёров на полках. У управляющей компании не было единой картины запасов сети, а у ТД «Логистика кофе» — надёжного прогноза потребности для закупок на распределительный склад.

Решение. Сеть внедрила сервис интеллектуального планирования запасов «Оптимум-сток» (разработчик — ООО «Хэдлайн-Ижевск», интегратор — ООО «ПрофитСпейс»). В основе — методология динамического управления буфером (DBM), дополненная ML-прогнозированием продаж.

Как это работает:

1. Целевой остаток (буфер). Для каждой связки «кофейня × позиция» система рассчитывает целевой остаток с учётом потребления и времени пополнения.

2. Зоны «светофора». Буфер делится на зоны. Красная — риск обнуления, жёлтая — нормальный расход между поставками, зелёная — запас избыточен, синяя — сверхнорматив.

3. Автоадаптация. Если позиция «слишком долго красная», буфер автоматически увеличивается. Если «слишком долго зелёная» — уменьшается. Шаг, частота и ограничения задаются политикой управления буфером.

4. ML-прогноз. Модели прогнозируют продажи с учётом дня недели, сезонности, праздников и акций. Корректировочные индексы заранее поднимают или снижают буфер под ожидаемый всплеск или спад спроса.

5. Автозаказ. По расписанию система формирует заказ для каждой кофейни: учитывает остатки, товары в пути, квант и график поставки, наличие аналогов. Ответственный получает уведомление.

6. Три уровня планирования. Потребности кофеен суммируются по партнёрам — у каждого из 190 партнёров своё число кофеен. Потребность распределительного склада ТД «Логистика кофе» складывается из его собственной потребности и потребностей всех партнёров. Так закупки у поставщиков опираются на реальный спрос сети.

Этапы проекта:

1. Диагностика. Аудит процессов заказа, данных об остатках и продажах, причин стоп-листов (ООО «ПрофитСпейс»).

2. Настройка и интеграция. Справочники складов и номенклатуры, схемы и графики поставки, политики буфера; обмен данными с учётными системами.

3. Пилот. Запуск на пилотной группе кофеен 10 сверка рекомендаций с фактом, настройка политик.

4. Тиражирование. Подключение партнёров волнами, обучение 240+ пользователей, регламенты поддержки.

5. Централизация закупок. Перевод закупок в ТД «Логистика кофе» и планирование пополнения распределительного склада.

Сеть кофеен Кофелайк

Управление запасами сети кофеен: ML-прогноз + адаптивный DBM-буфер

900+ кофеен

135+ городов

190+ партнёров

240+ пользователей