Автоматизированная система корпоративного управления (Портал АСКУ)

Цель проекта «Портал АСКУ» - это создание единого цифрового пространства для работы коллегиальных органов компании (советов директоров, комитетов советов директоров, наблюдательных советов и аналогичных корпоративных структур) и за счёт этого ускорить цикл подготовки и проведения заседаний. От начала бизнес процесса (формирование повестки дня) до проведения корпоративного мероприятия (заседание совета директоров) с возможностью контроля его исполнения.

Задачи проекта:

1) автоматизировать подготовку вопросов повестки с учётом корпоративного календаря;

2) перевести обсуждение вопросов, учёт письменных мнений и голосование полностью в электронный формат с соблюдением требований информационной безопасности;

3) автоматизировать формирование решений и протоколов по утверждённым стандартам корпоративного управления;

4) обеспечить контроль сроков и ответственных за исполнение принятых решений;

5) создать централизованное хранилище материалов с быстрым поиском по разным критериям.

Дополнительные задачи проекта:

1) обеспечить аналитику и визуализацию данных для последующей оценки эффективности работы органов управления;

2) онбординг и обучение пользователей;

3) интеграция с ЭДО и почтой;

Все задачи проекта были решены, а цель проекта достигнута. Также на 2027 запланирована программа дальнейшего функционального развития сервиса.

1) ускорение сроков подготовки корпоративных мероприятий в 2,5 раза.

2) доля заседаний, выполненных с помощью сервиса Портал АСКУ - 85 %.

3) сокращение времени выпуска протокола (ранее процесс занимал несколько дней, теперь не более 8 часов)

4) экономия затрат на документооборот – около 500 чел.-часов в год на один коллегиальный орган.

5) удовлетворенность vip пользователей (руководители, члены советов директоров, члены комитетов советов директоров) NPS = 30

Для реализации проекта была развернута комплексная программная экосистема, построенная вокруг российской платформы 1С. Клиентская часть реализована на 1C-Битрикс.

Решение обеспечило не только глубокую аналитику и интуитивную визуализацию, но и создало надежный, масштабируемый фундамент для корпоративного управления холдингом через инструмент цифровизации.

При разработке требовалось учесть разные роли участников и адаптировать сложный зрелый процесс в удобный пошаговый алгоритм для ежедневной работы. Особое внимание уделялось ценности конечного продукта и исследованию пользовательского опыта.

ИСХОДНАЯ СИТУАЦИЯ:

Проектная инициатива по созданию цифровой системы корпоративного управления зарождалась в связи с тем, функциональная работа коллегиальных органов управления хозяйственными обществами была распределена между разрозненными бизнес-процессами: подготовка материалов, согласование повесток дня, обсуждение вопросов, голосование и протоколирование велись вручную, в разных средах и на разном ПО.

Это создавало ряд ограничений:

а) высокая доля рутины в документообороте и дублирование действий при подготовке заседаний;

б) отсутствие прозрачности процесса и единого хранилища данных;

в) затруднённый поиск материалов по завершённым заседаниям;

РЕАЛИЗОВАННОЕ РЕШЕНИЕ:

Требовалось создание наглядной и простой цифровой платформы для бизнес-процессов корпоративного управления с учетом необходимости адаптации сложного, уже зрелого процесса корпоративного управления под ежедневную работу без потери ценности конечного продукта для акционера, членов советов директоров и комитетов советов директоров, прочих стейкхолдеров.

Внедрена автоматизированная система корпоративного управления (далее - Портал АСКУ) на базе 1С Битрикс.

Портал АСКУ – это цифровая платформа, охватывающая весь цикл работы коллегиальных органов.

На Портале АСКУ доступна следующая функциональность:

1) управление повесткой заседаний, формирование и редактирование списка вопросов с учётом корпоративного календаря;

2) организация обсуждений, обмен рабочими мнениями в отдельном чате и учёт письменных мнений участников;

3) электронное голосование с помощью УКЭП. Автоматизированный, точный и прозрачный подсчёт голосов с сохранением истории и проверкой кворума;

4) формирование решений/протоколов и других итоговых документов по утверждённым стандартам корпоративного управления;

5) отслеживание исполнения решений/протоколов, контроль сроков и коммуникация с ответственными за выполнение решений;

6) хранение и поиск данных в централизованном хранилище с быстрым поиском по разным критериям;

7) аналитика — визуализация данных для оценки эффективности работы органов управления.

Особое внимание при разработке уделено исследованию пользовательского опыта (UX/UI исследования).

ИЗМЕНЕНИЯ ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ:

Благодаря Порталу АСКУ процесс корпоративного управления холдингом, состоящим из множества различных компаний, переведен на безбумажный формат по единому стандарту корпоративного управления.
С помощью внедренной технологии была осуществлена цифровая трансформация бизнес-процесса корпоративного управления.

1) создано единое цифровое пространство для работы коллегиальных органов: подготовка материалов, планирование заседаний и голосование переведены в электронный формат;

2) рутинные операционные задачи (подготовка протокола, сбор опросных листов и письменных мнений, подсчет кворума) трансформировались в автоматизированные процессы с минимальным отвлечением корпоративного секретаря от функций с более высокой добавленной стоимостью;

3) повышена прозрачность процессов: решения, протоколы и история голосований доступны в одном месте;

4) ускорено принятие решений (по данных внутренних аналитических исследований, примерно в 2,5 раза);

5) упрощён и автоматизирован контроль исполнения: сроки и ответственные отслеживаются системно, а не вручную.

Сервис функционирует на всей территории России. Фактически участники коллегиальных органов управления могут находиться в любом субъекте Российской Федерации. Основной пользователь сервиса - Центральный аппарат, с возможностью подключения сотрудников компании из всех регионов страны.