Внедрение КЭДО в фармацевтическом производителе полного цикла

1. Повышение операционной эффективности. Сокращение сроков согласования и подписания кадровых документов минимум на 70%, уменьшение трудозатрат HR и руководителей на рутинные операции.

2. Снижение юридических и репутационных рисков. Обеспечение юридической значимости ЭДО (использование квалифицированной электронной подписи), исключение утери документов, строгое соблюдение ТК РФ в четырех юридических лицах.

3. Централизация и стандартизация. Создание единого защищенного архива для всех кадровых документов группы компаний. Устранение разночтений и утверждение сквозных регламентов.

4. Улучшение управленческой отчетности. Формирование оперативной аналитики по кадровым процессам в режиме одного окна для принятия взвешенных решений.

• Разработано и внедрено 50 унифицированных кадровых процессов, охватывающих полный цикл работы с сотрудником – от приема до увольнения.

• Обеспечена полная цифровизация документооборота с сохранением юридической значимости через электронные подписи (ПЭП, УНЭП, УКЭП).

• Выполнена интеграция КЭДО с учетной системой (1С:ЗУП), обеспечивающая автоматический обмен данными о сотрудниках, штатном расписании, управленческой структуре компании.

• Создана инфраструктура равного доступа: организованы общие рабочие места на всех площадках для сотрудников без компьютеризированных рабочих мест. Настроены сложные маршруты согласования, отражающие управленческую структуру компании.

Проект позволил достичь синергетического эффекта: унификация процессов упростила администрирование и контроль, а единая цифровая среда ускорила взаимодействие между распределенными подразделениями. Создана масштабируемая платформа для дальнейшего развития HR-автоматизации в компании. Проект уже окупил вложенные в него инвестиции.

VK HR Tek, 1С:ЗУП

Сложность проекта можно оценить как 4 из 5. Проект требовал не просто установки ПО, а перестройку кадровых процессов и унификацию для четырех юридических лиц. Необходимо было реализовать сложные маршруты согласования, отражающие управленческую структуру компании, а также организовать доступ всех сотрудников (в том числе тех, у кого нет компьютера) в систему, решив вопрос с аутентификацией, безопасностью, обучением пользователей.

В рамках проекта осуществлена комплексная цифровая трансформация кадрового документооборота для компании из четырех юридических лиц с территориально-распределенной структурой, включающей пять удаленных площадок и региональных представителей по всей России. Ключевой задачей являлось создание единого правового поля и стандартизация кадровых процессов между всеми юридическими лицами при обеспечении равного доступа для всех категорий сотрудников.  

Ключевой задачей являлось создание единого правового поля и стандартизация кадровых процессов между всеми юридическими лицами при обеспечении равного доступа для всех категорий сотрудников.

Уникальность проекта заключалась в создании гибкой системы, сочетающей строгую унификацию процессов для всех юридических лиц с учетом территориальной распределенности. Организация общих рабочих мест решила проблему цифрового разрыва, гарантировав вовлеченность всего коллектива независимо от оснащенности рабочего места.

Этапы проекта:

Этап 1. Анализ и унификация процессов
Проведен детальный анализ существующих кадровых процессов в группе компаний. Выявленные расхождения в процедурах между юридическими лицами были устранены путем разработки универсальных регламентов, что позволило создать единый стандарт документооборота для всех компаний группы.

Этап 2. Кастомизация и тестирование системы
На основе утвержденных процессов выполнена комплексная кастомизация процессов в системе VK HR Tek. После настройки основных процессов организована опытная эксплуатация с привлечением тестовой группы сотрудников, которые прошли обучение и участвовали в отладке системы.

Этап 3. Масштабирование и подключение пользователей
Разработаны оставшиеся процессы кадрового учета. И выполнено поэтапное подключение сотрудников. Первыми были подключены все руководители для обеспечения полной маршрутизации документов. Затем подключены ассистенты подразделений, которые отвечают за табельный учет и контроль документооборота подразделения. Далее уже подключались рядовые сотрудники по подразделениям.

Этап 4. Интеграция и автоматизация
Выполнены доработки в 1С:ЗУП:

• Создан новый модуль для универсального формирования печатных форм документов
• Разработан механизм отправки нетиповых документов в КЭДО
• Доработаны групповые документы для автоматического создания индивидуальных документов на каждого сотрудника. Таким образом, появилась возможность одной кнопкой отправить на подпись в КЭДО массу индивидуальных кадровых документов, чего в решении “из коробки” не было.

Владимирская обл, пос. Вольгинский – 2 производственные площадки, 

Владимирская обл, пос. Вольгинский – 1 R&D площадка, 

Алабушево, Москва – 1 производственная площадка

Москва – центральный офис

По всей России региональные представители.