Формирование базы для цифровизации системы здравоохранения Самарской области на основе RPA

Заказчик:: ГБУЗ СО МИАЦ
Руководитель проекта со стороны заказчика: Дмитрий Калинин

Заместитель Директора
Поставщик: ROBIN
Год завершения проекта: 2023
Сроки выполнения проекта: Апрель, 2023 - Ноябрь, 2023
Масштаб проекта: 214 автоматизированных рабочих мест
Цели: В целях исполнения плана по осуществлению цифровой трансформации МИАЦ Самарской области создал проект по внедрению типовых решений, разработанных им на основе платформы Robin RPA, которые ускорят и облегчат цифровизацию.

Целями проекта стали:

1. Автоматизация рутинных операций: Одной из главных целей проекта может быть автоматизация рутинных задач и процессов, таких как заполнение и обработка медицинской документации, запрос и передача информации между различными системами и базами данных, отчетность и анализ данных и т. д. Путем использования RPA платформы можно эффективно автоматизировать эти процессы, что сократит время и ресурсы, а также уменьшит вероятность ошибок и повысит точность выполнения задач.

2. Оптимизация рабочего процесса: Целью проекта может быть реорганизация и оптимизация рабочего процесса в медицинских учреждениях. С помощью RPA можно проанализировать и определить наиболее эффективные методы выполнения процессов, упростить их структуру и последовательность, удалить избыточные шаги и задачи, повысить скорость и качество выполнения задач, а также улучшить координацию и коммуникацию между различными отделами и сотрудниками.
3. Улучшение пациентского опыта: Цифровая трансформация медицины также направлена на улучшение пациентского опыта. С помощью RPA платформ можно упростить и автоматизировать процессы записи на прием, предоставления результатов обследований, обработки страховых данных, подачи документов и других связанных процедур. Это поможет снизить время ожидания, улучшить доступ к медицинской информации и услугам, а также повысить уровень удовлетворенности пациентов.
4. Улучшение эффективности и экономии ресурсов: Одной из целей проекта может быть достижение более эффективного использования ресурсов, как финансовых, так и человеческих. Автоматизация рутинных задач с помощью RPA позволит освободить сотрудников от монотонных действий и перенаправить их на более важные и стратегически значимые задачи. Это также поможет сократить затраты на персонал и повысить общую производительность
5. Сокращение издержек на цифровизацию региона за счет готовых апробированных решений. Универсальность и тиражируемость программных роботов позволяет в несколько раз сократить затраты на разработку новых сервисов и интеграцию ИС, а также ускорить реализацию проектов
Результаты: На данный момент завершён первый этап большого проекта.

Всего в работу медицинских организаций на территории Самарской области на данный момент внедрено 5 программных роботов:

2 чат-бота (1 созданный для сбора информации от беременных, с целью проведения персонального мониторинга состояния пациенток, 1 чат-бот для оперативного предоставления нормативно справочной информации врачам анестезиологам/реаниматологам) - Оба этих программных робота повышают качество оказываемых медицинских услуг.

Автоматизированы 3 ежедневно собираемые, наибольшие по объёму отчётные формы. 3 робота на работу с отчётной информации задействованы на осуществлении сбора и обработки информации.

Всего, каждый из роботов экономит рабочего времени сотрудников 102 медицинских организаций:
3 часа в день на сбор и анализ одной отчётной формы
30 часов в неделю на сбор и анализ одной отчётной формы

Уникальность проекта

Уникальность проекта в замене части самописных инструментов автоматизации и интеграционных решений на no-code платформу роботизации, благодаря которой можно силами бизнес-аналитиков закрывать потребности в цифровизации процессов.

Роботизированные процессы первой очереди проекта включают в себя чат-боты, механизмы интеграции ИС, консолидации и проверки отчетности, доступа к справочной информации для врача. Эти типы процессов покрывают до 80% всех возможных кейсов в здравоохранении Самарской области, апробация платформы позволит без проблем начать тиражирование решений в следующем году.

Использованное ПО: Инструменты:
Платформа Robin RPA:
1. Robin Studio

2. Robin Robot
PostgreSQL
PyCharm
Информационные системы:
1. ГИС СО ЕМИАС - региональная Медицинская Информационная Система (МИС)
2. Функциональный компонент "Подсистема мониторинг здравоохранения" (BI система - на основе ПО Datamed, система сбора отчётной информации - на основе по "Своды")
Сложность реализации: Основными барьерами для внедрения являются:

1. Задачи с непредсказуемыми внешними факторами, где невозможен своевременный контроль результата, использующие неформализуемые признаки основанные на интуитивной интерпретации ситуации
2. Сопротивление персонала
Описание проекта: Проект состоит из нескольких этапов:

1. Разработка роботов на базе платформы ROBIN и формирование базы готовых RPA-решений, основной целью которых является:

• высвобождение рабочего ресурса на выполнение более сложных задач;

• экономия ресурсов;

• повышение скорости прохождения процессов.

2. Внедрение наиболее востребованных, эффективных и массовых/универсальных решений в процессы подведомственных медицинских организаций.

В основу проекта легла концепция бережливого производства в здравоохранении — система, ориентированная на повышение удовлетворенности потребителей медицинских услуг, качества и производительности труда персонала, его продуктивной загрузки.

В части повышения удовлетворенности потребителей медицинских услуг, в МИАЦ на базе RPA-платформы ROBIN разрабатываются чат-боты, которые позволяют оперативно собирать и обрабатывать информацию напрямую от пациентов. Это позволяет улучшить контакт врачей с пациентами вне медицинского кабинета, назначать и корректировать лечение и повышать качество оказываемых медицинских услуг. Эта информация из чат-ботов, а также другая информация из ИС отражается на дашбордах региональной BI-системы, что позволяет грамотно и вовремя принимать управленческие решения.

Повышение производительности труда осуществляется за счет автоматизации сбора отчетной информации с медицинской организации, ее проверки и отправки на следующий уровень проверки. Внедрение подобных решений позволяет исключить человеческий фактор, как причину ошибок в анализе данных, а также экономить рабочее время медицинских работников на рутинных операциях в пользу другого труда. Это повышаеи качество оказываемых услуг. Оптимизация рабочего времени, затрачиваемого на взаимодействие с медицинской информационной системой путем роботизации, позволяет высвободить работников и сосредоточиться на самом процессе оказания медицинской помощи.

Важность:

Роботизация сбора и анализа отчетной информации, оказывает влияние на правильное чтение информации и принятие управленческих решений не только на уровне региона, но и на федеральном уровне. Так в ходе реализации кейса роботизации сбора и анализа данных по одной из отчетных форм, были обнаружены ошибки, совершенные из-за человеческого фактора.

Команда и техническая реализация:

Платформа ROBIN на мощностях ЦОД МИАЦ. Проектная команда:

• 3 разработчика

• 1 Team-Lead

• 1 аналитик

• 1 руководитель проекта

Исследование бизнес-процессов показало, что большинство программных решений располагает к их использованию централизованно, внутри защищенного информационного контура МИАЦ, т.к. все процессы происходят в ИС, оператором которых является сам МИАЦ. Это позволяет не отягощать проект тонкостями работы с персонализированными медицинскими данными.

Внутри самого МИАЦ:

Большое количество процессов связано с оказанием технической поддержки пользователям информационных систем (медицинским организациям). Многие из них также подлежат роботизации в части:

1. структурирования обращений пользователей;

2. автоматизации выполнения простых действий (смена пароля, сброс учетной записи пользователя);

3. адресация более сложных заявок до конкретных исполнителей.

Также МИАЦ консолидирует и анализирует медицинскую отчетность, предоставляет ее на более высокий уровень. Большая часть данных процессов также подлежит оптимизации, по аналогии с работой в медицинских организациях.

Универсальность и тираж:

Основной тезис проекта — максимальный эффект минимальными ресурсами:

• В выявлении процессов, потенциально подлежащих роботизации, определяющий фактор —возможность создания решения, подходящего как можно большему количеству подведомственных медицинских организаций.

• Сокращение издержек на цифровизацию региона за счет готовых апробированных решений.

• Универсальность и тиражируемость программных роботов в несколько раз сокращает затраты на разработку новых сервисов и интеграцию ИС, а также ускоряет реализацию проектов.
География проекта: На данный момент проект сконцентрирован на автоматизации бизнес-процессов здравоохранения Самарской области.
В дальнейшем, при достижении положительного результата и наличии обогащённой баз программных роботов, МИАЦ Самарской области видит возможным тиражирование программных роботов и внедрение их и за пределами субъекта
Дополнительные презентации:: Презентация проекта.pdf