Замена платформы электронного архива документов в ретейле

• Замена устаревшей архивной системы
• Миграция в полном объеме (файлы, метаданные) с устаревшей системы на современную, поддерживающую различные способы интеграции
• Сохранение текущих процессов, автоматизация массовой обработки документов и интеграционных данных

• Произведён бесшовный переход на новую систему без критического изменения способа взаимодействия для пользователя.
• Заменена устаревшая архивная система в части хранения документов основных типов документов
• Процесс поиска упрощён и усовершенствован. В новой системе поиск осуществляется быстрее и удобнее.
• Внедрена архивация новых типов документов (уведомления об ЭДО, документы в суд)
• Основные процессы сохранены и сделаны более прозрачными с точки зрения интеграции.
• Средний объем обрабатываемых документов в сутки - 20 тыс. единиц.
• С момент запуска в новый архив загружено более двух миллионов документов
• В системе активировано 400 конкурентных лицензий

Система Электронного Документооборота Tessa

Риски проекта

• Недостаток оплаченного места хранения в системе до завершения внедрения платформы.
• Ограничения в расширении инфраструктуры
• Ограничение внутренних ресурсов
• Отсутствие документации на старый архив и возможности привлечения разработчиков старой системы

Фаза 1. Архивация электронных счетов на поставку товара и реализация общесистемных функций

• Аналитическое исследование и аудит текущей структуры с учетом ролевой политики работы пользователей в системах
• Развертывание аппаратного сервера для платформы ЭДО и подготовка программной оснастки.
• Синхронизация с мастер-системами в части получения общесистемных справочников (данные о сотрудниках и контрагентах)
• Тестирование процесса архивирования счетов и общесистемных функций платформы ЭДО
• Переход (внедрение) на новую систему электронного хранения электронных счетов на поставку товаров организации

Фаза 2. Массовая выгрузка документов

• Аудит процесса и категоризация документов
• Планирование выгрузки с учетом приоритезации по категориям
• Разработка универсального инструмента для подбора и массовой выгрузки документов из нового архива
• Разработка механизма подбора документов посредством API (для возможности использования смежными системами)
• Запуск процессов массовой выгрузки документов в ЭДО

Фаза 3. Архивация прочих товарных документов

• Аудит процесса и категоризация иных документов, подлежащих хранению в системе ЭДО (штрафы, бонусы, возвраты, акты сверки, акты взаимозачета, сертификаты, доверенности контрагентов)
• Запуск процесса архивирования указанных документов

Фаза 4. Архивация договорных и расходных документов, разработка механизма миграции данных из старого архива

• Разработка и запуск модуля архивации документов договорных и расходных документов
• Разработка плана поэтапной миграции данных с учетом новой структуры и специфики передаваемых документов
• Разработка и внедрение инструмента миграции данных из старого архива в новый
• Переход на новую платформу ЭДО.