Автоматизация процессов продаж и документооборота всероссийской торговой сети INFORMAT

Заказчик
INFORMAT
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО НТ
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Январь, 2022 - Ноябрь, 2023
Масштаб проекта
400 автоматизированных рабочих мест
Цели
Создание единой среды взаимодействия центрального офиса, региональных представительств и розничной сети:
  • повышение производительности бизнес-процессов компании;
  • цифровизация процессов и переход на электронный документооборот;
  • сокращение сроков и трудозатрат выполнения процессов документооборота;
  • сокращение потерь по претензиям к исполнению договоров;
  • снижение количества ошибок и злоупотреблений в оформлении документов;
  • создание единой информационной системы управления маркетингом и продажами (CRM) - единой среды взаимодействия.
Результаты

Организация цифрового управления внутренним и внешним документооборотом, автоматизация процессов продаж:

  • Сквозная автоматизация бизнес-процессов управления договорами с покупателями и поставщиками.

  • Формирование бумажных и электронных версий договоров, их подготовка, согласование, подписание и др.

  • Создание и ведение электронного архива.

  • Построение решения для управления служебными записками.

  • Контроль исполнительской дисциплины.

  • Введение в эксплуатацию CRM (первичные и повторные продажи).

  • Интеграция автоматизированных бизнес-процессов с ИТ системами окружения.

Уникальность проекта

Построение решения по управлению договорами с поставщиками для всей компании в интерфейсе единой системы опиралось на комплексную автоматизацию процессов создания, согласования и подписания договоров, а также внедрение системы хранения документов в электронном архиве. Разработка дополнительной матрицы согласования позволила типизировать шаги и сократить ошибки.
Учитывая масштаб компании, большое количество бизнес-процессов и наличие нескольких направлений продаж, для снижения рисков внедрение CRM началось с MVP - minimum viable product. Это дало возможность быстро запустить базовые процессы продаж и единовременно подключить к системе сотрудников 28 филиалов по всей стране. Для поддержания оперативной и бесперебойной работы менеджеров на выставках и выездных встречах было создано мобильное приложение с доступом к CRM.

Проект реализован с помощью Low-code инструментов, что позволило максимально гибко реагировать на любые изменения в бизнесе, оптимизировать и улучшать процессы.
Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО
  • Low-code BPM Платформа ELMA365
  • Бизнес-решение ELMA365 ECM Управление договорами
  • Бизнес-решение ELMA365 ECM Служебные записки
  • Системное решение ELMA365 CRM
  • Интеграция с Контур.Диадок
  • Интеграция с ERP-системой Microsoft Dynamics AX (AXAPTA)
Сложность реализации

Основная сложность заключалась в выборе поставщика решения, способного обеспечить возможности роста, масштабирования и донастройки системы в процессе ее эксплуатации. На старте проекта команда АО «ФАРМ» понимала, что решение должно закрыть не только текущие потребности, но и сформировать ИТ-фундамент для развития в перспективе 3-5 лет без необходимости перевнедрения. Этим и был обусловлен выбор Low-code инструментов, которые в долгосрочной перспективе обеспечивают тонкую настройку и адаптацию бизнес-процессов с минимальной затратой как временных, так и человеческих ресурсов.

Второй по значимости момент — предпроектная работа, включающая в себя полную ревизию текущих бизнес-процессов, декомпозицию задач и формирование максимально прозрачного и точного ТЗ первых этапов. Тщательно спланированный подготовительный этап позволил АО «ФАРМ» избежать фундаментальных проблем при внедрении и получить инструменты, соответствующие потребностям компании и решающие поставленные задачи здесь и сейчас.

Описание проекта

АО «ФАРМ»один из крупнейших производителей и дистрибьюторов канцелярской продукции в России и странах СНГ. Компания работает на рынке с 1991 года, имеет центральный офис в Москве и 28 региональных представительств, а также сеть розничных магазинов «INFORMAT». Среди ассортимента – более 12 000 наименований собственных и эксклюзивно представляемых брендов, товаров детского творчества, для учебы, работы, и быта.

Компания работает в территориально-распределенном режиме, а клиентская база насчитывает более 30000 юридических лиц как в России, так и за рубежом. Поэтому крайне важно было создать единую среду взаимодействия для всех сотрудников, клиентов и поставщиков.

Первый этап проекта был ориентирован на автоматизацию процессов управления договорами с покупателями. Вслед за ним – произведены работы по переводу в электронный вид согласования и подписания договоров с поставщиками. В рамках процесса была задействована система электронного подписания в Диадок, интегрированная в интерфейс ELMA.

Для полноценного управления документооборотом было добавлено решение по управлению служебными записками. На данный момент реализованы три блока служебных записок – бухгалтерские, кадровые, финансовые. В дальнейшем решение позволит тиражировать и создавать новые служебные записки с унифицированными стандартами создания, согласования, утверждения, подписания.

В начале августа 2023 года введено в эксплуатацию базовое решение CRM. Оно включает полный цикл продаж (первичные и повторные продажи), в ближайшее время планируется подключение телефонии для ведения звонков из CRM и приема входящих обращений. Единовременный старт работ большого количества сотрудников (28 филиалов по всей стране) прошел успешно.

Для дальнейшего развития CRM собираются предложения руководства по повышению эффективности работы, общие замечания, требования к аналитическим данным для отчетности. Основное направление развития CRM - совершенствование управления процессами продаж с помощью метрик и показателей. С этой целью разрабатывается система оперативной отчетности для полного цикла управления.

Перспективы проекта

Следующие доработки, запланированные на 2023/24 год, — это развитие блока Управления входящей корреспонденцией, Управление ОРД и ЛНА, Работа с МЧД, Проверка контрагентов, Ведение проектов, Управление совещаниями, ITSM, Управление обращениями клиентов (единый контакт-центр), автоматизация процессов Call-центра.

География проекта
Россия
Коментарии: 2

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    05.01.2024 23:25

    Добрый день! Вы пишите: Второй по значимости момент — предпроектная работа, включающая в себя полную ревизию текущих бизнес-процессов, декомпозицию задач и формирование максимально прозрачного и точного ТЗ первых этапов. - Проводился ли реинжиниринг Бизнес-процессов? на сколько они изменились?

    • Анна Курьян Максим
      Рейтинг: 15
      АО ФАРМ (Informat)
      Руководитель проекта, бизнес-архитектор
      10.01.2024 16:43

      Максим, добрый день!
      В нашем случае описание процессов продаж as is и to be была выполнена процессным аналитиком. Это произошло ровно за год до старта работ по автоматизации.
      В ходе работ по проекту мы проектировали процессы уже с помощью BPMS-системы ELMA.
      На этапе анализа мы использовали разработанные схемы и описание как базовые ориентиры, по которым были собраны требования.
      Изменения относительно исходных схем происходили, т к это были разные уровни детализации. Для работы с ELMA требуется другой уровень, чем тот, который был спроектирован при описании процессов.

      Для проектировании процессов в ELMA требуется более глубокий уровень описания данных и их структуры, чем при моделировании бизнес-процессов.
      Поэтому строго говоря да, реинжинирнг имел место, процессы "тюнинговали" уже по результатам ОПЭ.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.