Полная автоматизация функций казначейства

Заказчик
Грузовая компания
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Первый Бит, офис Белорусская
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Март, 2021 - Октябрь, 2023
Масштаб проекта
20 автоматизированных рабочих мест
Цели

Требовалось обеспечить системное планирование затрат и применение рабочего инструмента для ведения платежного календаря, а также исключение безакцептных платежей. В ходе переговоров была выявлена потребность в автоматизации казначейства и процессов документооборота.

По итогам оценки требований, в качестве решения были предложены системы "БИТ.Финанс.Управленческий учет" и "1С:Документооборот".

Функциональность данных решений соответствовала потребностям ключевых пользователей компании.

Цели проекта:

  1. Автоматизировать отдел казначейства.
  2. Реализовать обмен НСИ и платежными документами между базами 1С:Бухгалтерия и Бит.Финанс.
  3. Реализовать бесшовную интеграцию 1С:Бухгалтерии и 1С:Документооборот.
  4. Реализовать полный обмен документами между базами 1С:Бухгалтерия и Бит.Финанс.

Результаты

"Грузовая компания" использует все описанные выше решения, а исполнитель оказывает регулярные услуги по поддержке обменов и развитию функциональности внедренных систем.

Планирование поступления платежей в компании ранее было не полностью автоматизировано, что усложняло корректный учет договоров и не позволяло контролировать лимиты по накопленным договорам с действующими заказчиками.

Полная автоматизация казначейства обеспечила следующее:

  1. Расходование денежных средств происходит на основании заявок руководителей и прохождения процедуры согласования.
  2. Поступление денежных средств и выплаты реализуются в соответствии платежному календарю и фиксируются в реестре платежей.
  3. Контроль и согласование платежей происходит на уровне головной компании холдинга.

Процесс интеграции по договорной деятельности выглядит следующим образом:

  1. Заведение и согласование договора происходит в 1С:Документооборот.
  2. Настроена интеграция 1С Документооборот с 1С:Бухгалтерия.
  3. Настроен обмен договорами между 1С:Бухгалтерия Бит.Финанс.

Уникальность проекта

Особенно важно было обеспечить обособленную работу пользователей в 1С:Бухгалтерия и системе финансового учета Бит.Финанс. Требовалось разделить внутри компании работу сотрудников по ведению регламентированного и управленческого учета, исключив нецелевое взаимодействие путем автоматического полного обмена необходимыми данными и документами в соответствии установленным внутрифирменным бизнес-процессам.

С целью подтверждения соответствия возможностей предложенных систем и определения точной оценки проекта, учитывая быстрый темп развития компании Заказчика, команда Исполнителя провела экспресс-обследование за 2 дня.

Стоит обратить внимание, такой быстрый темп возможен при условии готовности и оперативного действия из позиции «сейчас» обеих команд, как единое целое. При таком подходе "Грузовая компания" получила готовое решение Бит.Финанс для работы пользователей в типовом функционале за 35 рабочих дней в рамках консультационного внедрения.

Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО

1С:Бухгалтерия (БП)
Бит.Финанс. Управленческий учет (БФ)
1С:Документооборот (ДО)

Сложность реализации
Особенно важно было обеспечить обособленную работу пользователей в 1С:Бухгалтерия и системе финансового учета Бит.Финанс. Требовалось разделить внутри компании работу сотрудников по ведению регламентированного и управленческого учета, исключив нецелевое взаимодействие путем автоматического полного обмена необходимыми данными и документами в соответствии установленным внутрифирменным бизнес-процессам.
Описание проекта

В ходе экспресс-анализа:

1. Адаптировали финансовую и бюджетную структуру Заказчика по ДДС и статьям БДДС под структуру данных по форме Бит.

2. Собрали данные по визированию (карты визирования заявок на расходование ДС, исходные формы ввода бюджетов, реестры платежей).

3. Убедились в отсутствии критических функциональных разрывов.

На основании готовности команды со стороны Заказчика реализовать большую часть фактических работ по настройке системы своими ресурсами, было принято решение о консультационном внедрении по блокам:

НСИ:

  • Консультации по общим настройкам БФ, НСИ (ЦФО, Статьи оборотов, Бюджеты, сценарии планирования).
  • Настройка дополнительных аналитик по статьям, справочника «ЦФО».
  • Загрузка справочника «Статьи оборотов».
  • Настройка различных сценариев планирования (бюджетирования).

Бюджетное планирование:

  • Настройка бюджетов (БДР, БДДС, Прочие), консультации по работе с бюджетами.
  • Консультации по созданию настроек форм ввода бюджета, по работе с документами «Установка контрольных значений», «Фиксация бюджета», «Корректировка бюджетов», «Корректировка контрольных значений», «Актуализация бюджета».

Казначейство:

  • Консультации по работе с документов «Прогноз платежа», «Заявка на расходование ДС», «Планируемое поступление ДС», «Закрытие документов планирования», «Реестр платежей».
  • Настройка «Рабочего места Казначея», консультация по работе с функционалом.

Сбор факта:

  • Консультации по настройке механизма трансляции.

Визирование:

  • Настройка визированных документов с ограничением до 5 виз без параллельного согласования, «Рабочего места Визирования», консультация по работе с функционалом.

Сервисные функции:

  • Консультации по настройке оповещений, пользователей в системе, разграничения прав доступа на уровне записей системы (RLS), мобильного приложения при условии публикации базы данных.

Отчеты по бюджетированию и Казначейству:

  • Консультации по настройке типовых отчетов: «Отчет по бюджету», «План-фактный анализ по бюджету», «План-фактный анализ заявок на расходование ДС», «Платежный календарь».

Учет договоров:

  • Консультации по использованию документа «Проект договора», ведению графика платежей и начислений, демонстрация настройки ПФ проекта договора.
  • Настройка визирования проекта договора.

В рамках настройки обменов:

  • В архитектуре требовалось обеспечить 2 обособленные друг от друга базы данных БП и БФ, настроить между ними двусторонний обмен.· Загрузили новые договоры из ДО в БП.
  • Сохранили истории изменения лимита.
  • Доработали правила выгрузки из БП в БФ для переноса суммы лимита.


Теперь под каждый договор при его согласовании в 1С выводится лимит на расходы. Любая заявка на расходы привязывается к конкретному договору с расчетом кумулятивного лимита.

При приближении к превышению лимита происходит автоматическое уведомление ответственного о том, что необходимо провести согласование дополнительного лимита.

Если лимит превышается, заявка блокируется.

География проекта
Работы по настройке систем и консультации проходили в гибридном формате, предусматривающем, как очные встречи на территории холдинга, так и удаленно в формате Zoom. Процесс приема работ и проверки системы на соответствие требованиям проходило через тестирование разработчиками и аналитиками "Исполнителя".
Коментарии: 1

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 22:56

    Проекты по внедрению Системы электронного документооборота все более- менее стандартные. Что в Вашем проекте было наиболее сложным? Как правило основная выгода - это возможность совместной работы над документами, снижение ошибок, и возможность использования библиотеки документов. Какие из этих выгод для Вас были наиболее важными?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.