Создание автоматизированной информационной системы управления внутренним документооборотом

Заказчик
АО "Кордиант"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
АКСИОМА-СОФТ
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Июль, 2022 - Апрель, 2023
Масштаб проекта
1100 автоматизированных рабочих мест
Цели
При реализации проекта автоматизации внутреннего документооборота преследовалось достижение следующих целей:
  • Повысить доступность, скорость и удобство работы с внутренними документами
  • Упростить возможность развития системы внутреннего документооборота в будущем и снизить ее стоимость владения.
  • Встроить бесшовную интеграцию СЭД в другие системы на базе 1С:Предприятие.
Результаты
  1. Автоматизированы бизнес-процессы обработки документов (рассмотрение, согласование, исполнение и т.д.) на всех уровнях предприятия.
  2. За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.
  3. Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации.
  4. Существенно увеличилась скорость подготовки документов за счет автоматического формирования по шаблонам.
  5. Обеспечена возможность развития системы (увеличение количества пользователей, расширение функциональности) с сохранением заданной производительности.

Уникальность проекта

Реализован ряд механизмов, направленных на повышение пользовательского удобства, гибкости и точности выполнения операций с документами. Например:
  • Механизм совместного редактирования документов, который дает возможность одновременно вносить корректировки и видеть комментарии коллег в режиме реального времени;
  • Доработана логика для повторного согласования на основании определенного перечня полученных отрицательных виз согласования и комментариев. (Поведение системы при параллельном согласовании – см. Рисунок 1.)
  • Разработан механизм для ведения учета вопросов и их решений в протоколах.
  • Реализована возможность контроля исполнения документов и задач посредством постановки на контроль.
  • Изменен механизм установки связей в зависимости от дополнительных аналитик документа.
  • Реализован механизм контроля наличия пояснительной записки для любого вида документа.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО
1С:Документооборот КОРП
Сложность реализации
В ходе реализации проекта требовалось обеспечить взаимодействие автоматизированной системы документооборота с другими информационными системами компании:
  • 1С:Документооборот
  • 1С:Бухгалтерия (конфигурация "Кордиант АО (ЯШЗ)")
  • 1С:ERP Управление предприятием, версия
  • 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП
  • Система исполнения платежей
  • Внешние информационные системы

Описание проекта
АО "Кордиант" – лидер по производству автомобильных шин на рынке России.

Холдинг включает в себя три производственные площадки и уникальный научно-технический центр. Продукция АО "Кордиант" продается через дистрибьюторскую сеть, насчитывающую более 300 партнеров во всех регионах РФ.

Компания производит сотни типоразмеров и моделей легковых и грузовых шин. Совокупный объем производства Холдинга составляет 8 миллионов шин в год. Шины Cordiant и Cordiant Professional являются одними из наиболее известных, популярных и востребованных на рынке. Шины Cordiant представлены в Европе, Америке, России, странах СНГ и Балтии. Cordiant хорошо известен потребителям более чем в 50 странах мира.

До реализации проекта структурные подразделения АО "Кордиант", входящие в организационный объем проекта, имели разрозненные системы на базе различных решений и устаревших программных продуктов. Как следствие:

  • На предприятиях исторически применялись разные механизмы работы с документами.
  • Не было обеспечено информационное обслуживание основной производственной деятельности специалистов и руководства в рамках принятия ими управленческих решений.
  • Не оптимизированное обеспечение гарантированной и своевременной доставки документов в рамках информационного обмена на рабочих местах исполнителей.
  • Отсутствовал механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль.
  • Требовались большие временные затраты персонала на поиск необходимых документов.
  • Не реализована многопользовательская работа над документами.
У компании имеется опыт использования систем на платформе 1С:Предприятие, поэтому для переноса существующих бизнес-процессов был выбран 1С:Документооборот.
При создании автоматизированной информационной системы управления внутренним документооборотом был осуществлен ряд доработок по адаптации типового решения 1С:Документооборот КОРП:
  • Разработан механизм совместного редактирования документов, который дает возможность одновременно вносить корректировки и видеть комментарии коллег в режиме реального времени;
  • Доработана логика для повторного согласования на основании определенного перечня полученных отрицательных виз согласования и комментариев.
  • Разработаны и приняты в эксплуатацию блоки:
    • Входящие/Исходящие документы
    • Командировки
    • Прайс-листы и продукция
Система обеспечивает согласование документов в соответствии с внутренними регламентами. В созданной автоматизированной информационной системе управления внутренним документооборотом реализовано специфическое требование по совместному редактированию файлов, в рамках которого система в автоматизированном режиме производит слияние всех комментариев в единый документ.
География проекта
Центральный федеральный округ (ЦФО)
Коментарии: 4

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Евгений Орехов
    Рейтинг: 145
    ООО АКСИОМА-СОФТ
    Менеджер по развитию
    29.12.2023 15:43

    Следует добавить перечень функций, которые были автоматизированы в ходе данного проекта:
    Делопроизводство,
    Учет и хранение документов,
    Учет и контроль исполнения поручений,
    Учет договоров.

  • Евгений Орехов
    Рейтинг: 145
    ООО АКСИОМА-СОФТ
    Менеджер по развитию
    29.12.2023 16:18

    Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП" позволило автоматизировать договорную деятельность компании, учет входящей, исходящей документации, все виды заявок, служебных записок, доверенностей, отраслевых документов. В целом были автоматизированы все бизнес-процессы компании, что позволило упростить процесс работы сотрудников и повысить прозрачность бизнес-процессов. В дальнейших планах развития системы – увеличение количества бизнес-процессов, требующих контроля исполнения.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 22:56

    Проекты по внедрению Системы электронного документооборота все более- менее стандартные. Что в Вашем проекте было наиболее сложным? Как правило основная выгода - это возможность совместной работы над документами, снижение ошибок, и возможность использования библиотеки документов. Какие из этих выгод для Вас были наиболее важными?

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2527
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    06.01.2024 14:14

    Добрый день. Работа видна, приведены качественные результаты проекта, есть измеримые показатели по которым можно определить эффективность автоматизируемого процесса?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.