Перевод сети ресторанов «Кофемания» с POS системы Aloha на iiko

Заказчик: Кофемания
Руководитель проекта со стороны заказчика: Николай Галкин

Директор Департамента Информационных Технологий
ИТ-поставщик: iiko
Год завершения проекта: 2023
Сроки выполнения проекта: Ноябрь, 2022 - Июль, 2023
Масштаб проекта: 700 автоматизированных рабочих мест
Цели: Возникла необходимость в кратчайшие сроки заменить американскую POS систему Aloha, установленную в сети «Кофемания», на отечественную. Aloha во многом отвечала требованиям «Кофемании», была значительно кастомизирована и требовала много ресурсов на поддержку. Ситуация обострилась с уходом Aloha из России, возникла серьезная перспектива ограничений в развитии.

Новая система должна поддерживать уникальные бизнес-процессы "Кофемании", бесшовно встроиться в существующий ИТ-ландшафт компании и иметь перспективу развития в соответствии с новыми бизнес-идеями. Исходя из этих критериев на замену было выбрано решение - iiko.
Результаты: Все рестораны сети Кофемания успешно переведены на iiko
Решены задачи импортозамещения и нивилирования рисков связанных с уходом Aloha с рынка
Оптимизированы процессы управления ресторанами
Улучшено качество сервиса в ресторанах сети Кофемания
Налажено полноценное сервисное обслуживание iiko
Заложен хороший потенциал для развития

Уникальность проекта

Всего за пол года "Кофемания" заменила во всех своих ресторанах американскую POS систему без остановки бизнеса и не прерывая обслуживание наших гостей в ресторанах сети.

Кроме того, уникальность проекта заключалась в:

1. Замене сильно кастомизированного решения. Американская система Aloha была максимально адаптирована под бизнес-процессы сети Кофемания, с её заменой было критично обеспечить непрерывную работу ресторанов сети.

2. Уникальные процессы в работе. Специфику и удобство многих бизнес-процессов в ресторанах необходимо было учесть и сохранить.

3. Масштаб разработки: 15 локальных решений, ~100 доработок, параллельное внедрение iiko и собственных плагинов.

4. Скорость — 6 месяцев на тиражирование решения во всех ресторанов сети при обеспечении их непрерывной работы.

5. Новые возможности для бизнеса: адаптированы многие текущие процессы компании

Проект решает задачи импортозамещения: Да
Использованное ПО: полный спектр решений от iiko

кроме того был использован ряд собственных разработок и плагинов:
1.Плагин к IIKO (внешний фискальный регистратор) – закрытие чека, интеграция с лояльностью, работа с подарочными картами, интеграция с терминалом пластиковых карт, интеграция с устройствами GLORY
2.Веб-сервис для работы с ТСД, терминалами «Production»
3.Плагин к IIKO - интеграция с сервисами интернет магазина.
4. Внешний сервис оплаты с помощью СБП, работа с комплиментами гостям, предзаказ - создание и оплата.
5.Плагин к IIKO - сбор статистики по стоп листам.
6.Интеграция терминала «Production» с Iiko Web, Iiko Office. Импорт документа: “Заказ”, “Списание”, “Производство” ,“Проработка”, “Передача”. Загрузка справочников. Разработан сервис для администрирования справочника для документа “Проработка”.
7.Сервис обновления плагинов на POS терминалах с административной частью.
8.Сервис по администрированию мест приготовления у блюд.
9.Сервис обновления меню в ресторанах (создание приказа в IIKO на основе “Документ изменения меню” Gestori).
10. Интеграция терминала ТСД с IIko Web заказы. (Прием заказов от внешних и внутренних поставщиков, смена статуса заказа в IIko Web).
11.Интеграция IIKO Web и Контур EDI. (Экспорт заказа из Iiko Web в Контур EDI, синхронизация статусов заказа Контур EDI -> IIKO Web)
12. Сервис для экспорта актуального меню iiko в Gestori.(При изменении меню на кассах создается “Документ меню” в Gestori)

Оборудование:
Было обновлено более 257 касс без учета кухонных экранов и наладонников
автоматизировано более 350 рабочих мест управляющих ресторанов
Сложность реализации: Необходимость учесть особенности разных форматов сети ресторанов
Миграция без остановки обслуживания гостей
Интеграция со многими ИС компании
Интеграция с системой лояльности
Настройка операционных отчетов и статистики
Переходный период и одновременная работа в 2х системах и их поддержка
Изменения в законодательстве в процессе миграции
Описание проекта: Высокая сложность, сжатые сроки и стратегическая важность проекта требовали от команды проекта глубокого погружения в специфику процессов управления ресторанами сети "Кофемания", их тщательной проработки, качественного взаимодействия команд Кофемании и iiko, в условиях жестких временных рамок и большого объема задач.

Команда внедрения включала в себя:

Системных аналитиков
Программистов
Тестировщиков
Команду технической поддержки

И команду разработчиков и технических специалистов iiko

Весть проект управлялся с использованием гибридного подхода, сочетающего в себе элементы Waterfall и Agile. Это дало столь нужное нам сочетание фиксированных сроков с гибкостью решений.

Уже на этапе реализации сроки проекта были сокращены, а объем собственной разработки увеличен по причине скорого вступления в силу новых законодательных требований.

Запуск
Поэтапный запуск занял 6 месяцев. В это время продуктивными и поддерживаемыми были обе системы – старая и новая.
География проекта: Вся сеть ресторанов "Кофемания" в Москве и Подмосковье, включая рестораны расположенные в аэропортах
Дополнительные презентации:: Проект миграции с Aloha на iiko.pdf