Создание методологии проектной деятельности, системного управления сроками и финансами проектов на базе ИСУП

Заказчик

АО "Сибирская горно-металлургическая компания"

ИТ-поставщик

ADVANTA

Сроки выполнения проекта

Март, 2022 - Февраль, 2023

Масштаб проекта

1408 человеко-часов

Цели

Разработать и внедрить методологию управления проектами
Внедрить автоматизированную систему управления проектами по всем фазам ЖЦ
Автоматизировать деятельность Проектного офиса в части оперативного контроля реализации всех проектов, координации работы исполнителей и накопления базы знаний
Обучить сотрудников компании проектной методологии и работе в Информационной системе управления проектами

Результаты

Унифицированы процедуры инициации, планирования, организации, контроля исполнения и завершения проектов и программ холдинга СГМК;
В компании применяются единые методики, шаблоны документов, формы отчетности и процедуры, регламентирующие действия участников проектов в соответствии с их ролями и фазами проекта;
Подготовлены квалифицированные сотрудники, которые понимают свою роль и ответственность за реализацию проектов, замотивированы и эффективно взаимодействуют в системе управления проектами;
Создана единая среда для всех участников проектной деятельности.

Результаты проекта в цифрах

«Что было»	«Что стало»
Низкая точность планирования в момент захода на стадию «Реализация проекта» Среднее отклонение от утвержденных параметров: - по срокам: 60% - по бюджету: 45%	Повышена точность планирования при заходе в фазу «Реализация проекта»: В среднем на 20-30% за счет выделения фазы предпроекта, использования лучших практик и опыта реализации предыдущих схожих проектов.
Высокие затраты времени и ресурсов на работу с данными и отчетностью Среднее время сбора и подготовки отчетности – от 2-х недель. Оперативная отчетность – отсутствует. До 50% времени отнимают рутинные операции, производимые вручную.	Отчетность подготавливается за 2 дня. Оперативный контроль и принятие решений производится за счет внедрения специализированного программного обеспечения ADVANTA и настройки возможности прогнозирования влияния отклонений на утвержденные параметры проекта.
Сложности контроля Статусы неактуальны, не видны риски, решения принимаются поздно. Риски срыва плана продаж / освоения /кассовые разрывы заранее не видны.	Обеспечен оперативный контроль и принятие решений по отклонениям за счет внедрения специализированного программного обеспечения ADVANTA и настройки возможности прогнозирования влияния отклонений на утвержденные параметры
Нехватка опытных Руководителей проектов Опытных РП не хватает, на роль РП назначаются сотрудники без опыта.	Организовано постоянное обучение специалистов компании проектному подходу, передаче инструментария и лучших практик
Разрыв коммуникаций Исполнители проекта не знают, что, как и когда нужно сделать, где взять информацию. Возникновение конфликтных ситуаций между проектом и оперативной деятельностью.	Обеспечены коммуникации между проектной командой и функциональными подразделениями за счет выстраивания процессов проектного управления (методологии), подготовки организационных структур проекта и организации единой среды для общения и контроля хода проекта.
Нарушение технологий Повторяются ошибки, лучшие практики и опыт не используются.	Накопление лучших практик и инструментов в целях обеспечения точности планирования и снижения рисков при реализации схожих проектов за счет внедрения специализированного программного обеспечения ADVANTA и организации Проектного офиса.

Уникальность проекта

Особенностью данного Проекта является параллельное развертывание Информационной системы управления проектами и новой методологии построения проектной деятельности Компании. Методология и ИСУП являются российскими разработками. ИСУП «Адванта» является разработкой российской компании «Адванта Консалтинг» и представляет собой гибкую платформу, не требующую программирования для настройки под любую методологию. А автором развернутой в Проекте Методологии, основанной на управленческом цикле и системном подходе, является Руководитель проектного офиса компании «Адванта Консалтинг» Андрей Михайлович Вачегин.

Такой подход к организации проекта позволил значительно сократить сроки внедрения и не потребовал от Компании революционной перестройки существующих бизнес-процессов. Но одновременно с этим, четко обозначил структуру необходимых объектов управления для постоянного совершенствования проектной деятельности и накопления базы знаний. При этом, Компании были переданы знания по настройке ИСУП, что позволяет подстраивать Информационную систему под изменяющиеся требования Бизнеса в соответствии с постоянным развитием проектной деятельности.

В рамках Проекта было выделено пять типов проектов: НИОКР, Инженерный, ИТ-проект, Организационный, Комплексный. И на базе метода «Директивных точек» (входит в Методологию) построена система управления сроками, позволяющая свести все эти типы проектов в единую картину на уровне Портфеля. Причем этот метод содержит в себе сразу и управление рисками/проблемами, что позволяет Лицам принимающим решения видеть общую картину по всем проектам с акцентом на проектах, которые требуют их решений. Это существенно сокращает время руководителей, которое они должны тратить на контроль проектов. А Менеджерам проектов дает уверенность, что по эскалированным рискам и проблемам будут приняты своевременные решения.

Также в Проекте был настроен контур управления Бюджетами проектов, что позволило связать контроль сроков с финансовым контролем и принимать более взвешенные решения по управлению программами проектов.

В результате выполнения Проекта в АО СГМК развернут полноценный Цифровой проектный офис, который взял на себя ответственность за реализацию стратегии Компании.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Информационная система управления проектами на базе цифровой платформы ADVANTA

Сложность реализации

Высокая загрузка руководителей Компании, от которых требовалось участие.
Нежелание некоторых руководителей и рядовых сотрудников включаться в работу над задачами Проекта.
Замена в ходе Проекта ключевого участника (Функционального администратора).

Описание проекта

В апреле 2022 года ИСУП ADVANTA была развернута на серверах АО «СГМК» и началась ее настройка. Были выделены и утверждены 5 типов проектов с индивидуальными настройками. Определен жизненный цикл проектов с точками принятия решений на уровне Бюджетного Комитета. Настроены контуры управления сроками, поручениями и финансами. Проведено первичное обучение Методологии построения проектной деятельности в Компании и работе в ИСУП.

Определены несколько пилотных проектов, на базе которых тестировалась и отлаживалась работа с проектной информацией. Для мониторинга и контроля проектов была разработана необходимая отчетность для всех управленческих уровней: Менеджер проекта – Куратор проекта – Проектный офис – Руководство Компании. Составлен полный реестр проектов компаний, входящих в холдинг АО «СГМК». Проведено дополнительное обучение для пользователей ИСУП. Параллельно с этим проводилось обучение Функционального администратора, который в дальнейшем будет актуализировать настройки Системы.

В августе-сентябре в информационную систему был заведен весь портфель проектов холдинга и запущен механизм постоянного совершенствования проектного управления. Интеграция с информационной системой «1С» и автоматизация ряда рутинных процессов проводилась силами сотрудников АО «СГМК».

Активная фаза Проекта была завершена к концу 2022 года. Далее велась работа с документами и Система адаптировалась под реальную деятельность Компании.

Успешность хода реализации Проекта по развертыванию корпоративной системы проектной деятельности обеспечена не только реальной поддержкой со стороны топ-менеджмента компании, но и качественной организацией самого Проекта. С самого начала внедрения управление проектом велось совместной командой Заказчика и Исполнителя. Проект велся сразу в разворачиваемой Информационной системе с применением новой Методологии.

География проекта

Кузбасс, Кемеровская область, г. Новокузнецк

Дополнительные презентации:

План внедрения проектного управления.pdf