Реализация процессов согласования и подписания закупочных документов в крупнейшем региональном энергетическом комплексе

Заказчик

АО "Татэнерго"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Роман Кузнецов

Заместитель руководителя проектной группы

ИТ-поставщик

ООО "МайТэк"

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Июль, 2023 - Октябрь, 2023

Масштаб проекта

1200 человеко-часов

Цели

Основной целью проекта являлась цифровизация процессов согласования и подписания закупочных документов с реализацией бесшовной интеграции

Результаты

Благодаря строгим регламентам согласования документов - бизнес-процессы прозрачны и понятны, их легко контролировать и управлять ими. Оптимизация рутинной работы помогла работникам сосредоточиться на выполнении своих обязанностей.

· Настроены сквозные бизнес-процессы по направлению закупок, договорной
и кадровой работе, прохождению документов на оплату;
· Оптимизированы бизнес-процессы по направлениям закупок, управлению договорами, работе с кадровыми и первичными документами
· Возросла скорость бизнес-процессов, связанных с документооборотом
· Организован внутренний контроль за информацией

В результате внедрения Directum RX регламенты согласования стали четкими и прозрачными. Выстроены стандартные цепочки для различных типов документов. Заданный порядок согласования помогает соблюдать система, документ нельзя изменять после его одобрения уполномоченным сотрудником. При отправке документа на согласование не нужно тратить время на выбор согласующих. Достаточно определить тип документа, и он точно будет отправлен тому человеку, который должен его заверить.

Важный этап проекта — обучение пользователей. Для этого был выпущен приказ с подробным описанием системы и инструкциями по работе с ней. Были проведены массовые вебинары для пользователей, а заместителей руководителя обучали работе в системе индивидуально, подстраиваясь под их график работы.

Показатели эффективности:

· в системе работает 1800 человек;
· планируется расширение примерно до 3000 пользователей;
· 1000 договоров согласуется в системе ежемесячно;
· 3000 выплат согласовано в системе с начала внедрения.

Уникальность проекта

Реализованный проект за счет стандартизации и автоматизации процессов закупочной деятельности ускоряет процессы подготовки и согласования документов, обеспечивает голосование и подписание закупочных документов членами закупочной комиссии в единой системе Directum RX.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum RX версии 4.3

База данных: PostgreSQL PRO 15

ОС: Astra Linux Special Edition 1.7

Используется коннектор к СБИС

1С УПП

1С ЗУП

Для интеграции используются веб-сервисы, а также служба ввода документов (DCS) для затягивания документов из абонентского ящика.

Сложность реализации

Работа с регламентами и более жестким процессом согласования вызвала сопротивление сотрудников. Привычные алгоритмы работы были нарушены. Но со временем люди привыкли и оценили преимущества согласования в Directum RX. Теперь оно занимает намного меньше времени, чем раньше. В рамках проекта проводятся обучающие вебинары для сотрудников. К трансляции подключается примерно 500 человек. Вовремя вебинаров специалисты рассказывают о новинках и доработках системы, выполненных за прошедший период, отвечают на вопросы пользователей. В первое время на это уходило много времени, но сейчас пользователи привыкли к новой системе, вопросов становится все меньше.

Описание проекта

До старта проекта внедрения 2000 сотрудников заказчика уже использовали СЭД. Текущая работа в ней устраивала, вместе с тем у пользователей и руководства появлялись новые пожелания, реализация которых ограничивалась возможностями системы. В рамках глобальной цифровизации процессов Компании была намечена реализация сквозной интеграции между используемыми системами. Используемая СЭД не позволяла решать подобные задачи. Приходилось сталкиваться с такими сложностями как длительность реализации решений, отсутствие опций для доработки и другими ограничениями. А любая доработка из-за закрытости СЭД выливалась в сложности, длительные задержки и на создание нового отчета уходило 3-4 месяца. Не было доступных возможностей самостоятельно дорабатывать систему.

В рамках утвержденной ИТ-стратегии, руководством Компании было принято решение о выборе и внедрении новой СЭД: современной, гибкой, с широкими возможностями, с потенциалом роста и наращивания функционала, системы нового уровня, которая дала бы перспективы развития, новые возможности, простоту адаптации под изменения рынка и внутренние запросы. В результате, выбор пал на интеллектуальную систему из реестра отечественного ПО Directum RX с реализацией проекта внедрения на импортонезависимой платформе Linux.

Проектные решения и изменения процессов

Среди важных задач при реализации процесса согласования закупочных документов были:

Выстраивание четких автоматизированных регламентов согласования;
Контроль проверки полного пакета необходимых документов и состава участников;
Отсутствие возможности для изменения результатов согласования и голосования.

Direcrum RX в базовой поставке позволяет выполнить эти требования. В архивной же системе, используемой ранее данный функционал отсутствовал.

Например, после проставления визы «согласен» или «не согласен» сотрудники могли незаметно для коллег изменить решение. В Directum RX изменить визу «тайком» не удастся, вся информация протоколируется в системе.

С помощью Directum RX в Компании так же выстроены процессы:

Согласование,
Подписание,
Голосование по закупочным документам.

Все процессы соответствуют 223-ФЗ и локальным нормативным актам в части закупочной деятельности

Типы документов:

документация о конкурентной закупке
протокол закупочных процедур
план закупки
строка плана закупок
бюджет закупок

Сквозные цифровые процессы по финансовым документам: от инициации события на оплату, согласования договорных и платежных документов, синхронизации с бухгалтерскими системами, до обмена электронными документами с контрагентами с сохранением всех документов, в том числе закрывающих, в едином электронном архиве.

Для выполнения задач функционального заказчика были выполнены доработки:

Автоматическая подстановка согласующих (экспертов, членов комиссии, секретарей. Заместителей председателя, Председателя) в задачах согласования документов по регламенту;
Отображение номера версии согласования: в задании на согласование сотрудник видит, какой по счету идет круг согласования конкретного документа.

Голосование сотрудников с результатами «За», «Против», «Воздержался» в Протоколах закупочных процедур. По результатам голосования автоматически формируется отчет «Лист подписания», в котором отображены все результаты голосования, электронные подписи и комментарии согласующих.

География проекта

Управление в г. Казань и 4 филиала в республике Татарстан