Юридически значимый обмен документами с контрагентами

Заказчик
ВТБ Лизинг
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Цитрос
Год завершения проекта
2022
Сроки выполнения проекта
Июль, 2021 - Декабрь, 2022
Масштаб проекта
33056 человеко-часов
Цели
В 2021 году АО ВТБ Лизинг инициировал проект внедрения системы, обеспечивающей процессы юридически значимого электронного документооборота со своими клиентами. При старте проекта компанией двигали следующие цели:
  • Создание единообразной архитектуры внешнего документооборота с контрагентами, переиспользование текущих информационных систем компании.
  • Повышение скорости обмена договорными документами с контрагентами за счет перевода документов с бумажного в электронный вид.
  • Нивелирование риска утери, а также несанкционированных изменений в документах в процессе документооборота.
  • Повышение эффективности деятельности работников.
  • Увеличение прозрачности деятельности подразделений, ускорение процессов взаимодействия между ними.
  • Подключение новых Операторов ЭДО.

Результаты
Создана единообразная архитектура внешнего документооборота с контрагентами. Нивелирован риск утери и/или несанкционированных изменений в документах в процессе документооборота. На текущий момент ЭДО осуществляется с более 10000 контрагентов. Подписание и отправка первичной бухгалтерской документации: ежемесячно рассылке подлежит около 30000 пакетов

Повысилась скорость обмена договорными документами с контрагентами за счет перевода документов с бумажного в электронный вид. С момента запуска процесса в промышленную эксплуатацию число сделок, оформленных в электронном виде, возросло с 2% до 42,9% от общего числа.

Уникальность проекта

Между всеми имеющимися в АО ВТБ Лизинг прикладными информационными системами и внешним контуром развернут интеграционный шлюз «Цитрос ЮЗ ЭДО». Это повышает безопасность и сокращает расходы на ЭДО.

При внедрении учтены бизнес-процессы АО ВТБ Лизинг — реализовано требование по соблюдению очередности подписания документов: весь пакет отправляется в виде черновиков контрагентам, ВТБЛ — последний подписант, таким образом, подписание договора лизинга происходит одновременно с договором купли-продажи.

Исполнена возможность массового подписания документов на базе информационных систем компании. Облачные сертификаты используются наравне с локальными.

Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО
  1. «Цитрос ЮЗ ЭДО» – Шлюз, обеспечивающий процессы подписания и обмена документами с операторами ЭДО и внутренними корпоративными системами.
  2. CRM-система — ведение и согласование документов договорной базы, управление контрагентами. Система – поставщик контента в адрес контрагентов через Шлюз.
  3. «1С: Хомнет Лизинг» — система ведения бухгалтерского учета компании. Система – поставщик контента в адрес контрагентов через Шлюз.
  4. «1С: Документооборот» — система, на базе которой реализован функционал электронного архива документов договорной базы. В системе хранятся печатные формы и zip-архивы документооборота по всем договорным документам. Размещение документов в электронном архиве обеспечивает Шлюз.
  5. WordMerger — система, формирующая по шаблону Соглашения об электронном документообороте, которые направляются контрагенту вместе с приглашением к ЭДО. Формирование печатной формы Соглашения инициируется Шлюзом в процессе обработки пользователем задания на приглашение контрагента. На основании переданных Шлюзом атрибутов сервис печатных форм формирует pdf файл, который передаётся на подписание пользователю.
  6. КриптоПро CSP и КриптоПро Browser Plugin — ПО, разработанное криптопровайдером, обеспечивающее функциональную возможность подписания документов в интерфейсе Шлюза локальной электронной подписью, расположенной как на токене пользователя, так и в реестре его ПК.
  7. Облачный сервис подписания КриптоПро DSS — криптопровайдер, обеспечивающий функциональную возможность подписания документов в интерфейсе Шлюза с подтверждением подписания в мобильном приложении, установленном на смартфоне подписанта.
Сложность реализации

Технические:

  • Сложная техническая архитектура проекта: большое число интегрированных информационных систем.
  • Специфичность процессов заключения лизинговых договоров привела к необходимости масштабных изменений во всех прикладных информационных системах, а также на стороне операторов ЭДО.
Организационные:
  • Организация взаимодействия и синхронизация нескольких команд разработки и тестирования. Всего было задействовано порядка пяти самостоятельных команд
  • Масштабное перестраивание привычных процессов организации, перераспределение зон ответственности, внедрение нового функционала в работу большого числа сотрудников компании.
  • Внедрение шаблонов, непривычных клиентам и контрагентам.

Описание проекта
В связи с потребностями контрагентов и стремлением к оптимизации процессов в 2021 году в АО ВТБ Лизинг было принято решение о переводе документов по лизинговым сделкам в электронный вид. В компании бизнес-процессы реализованы на базе нескольких ИС. Поскольку операторы ЭДО находятся во внешнем контуре, для взаимодействия с ними пришлось бы «выпускать» корпоративные системы во вне, а также настраивать и поддерживать интеграцию с Операторами ЭДО. В связи с изменениями требований операторов для изменения настроек потребовалась бы отдельная команда. Поэтому интеграция внутрикорпоративных ИС с операторами ЭДО представлялась небезопасной и нецелесообразной.
Принято решение реализовать архитектуру, когда между всеми имеющимися прикладными ИС и внешним контуром развернут интеграционный шлюз со следующими функциями:
  1. Управление взаимодействием с контрагентами.
  2. Единый интерфейс подписания всех видов документов.
  3. Маршрутизация документов до операторов ЭДО и обратно.
Проект реализован в несколько этапов:
  1. Аналитика: все команды проекта синхронизировались в части требований к интеграционным сценариям и функциональности, предоставляемой системами пользователям. Прорисована техническая архитектура решения, оформлены и согласованы техзадания на доработки всех систем.
  2. Реализация и тестирование: процессов и точек интеграции в проекте много, поэтому настройка и доработка систем шла итерационно.
  3. Передача бизнес-заказчикам в опытную эксплуатацию.
  4. Ввод в промышленную эксплуатацию.
Детали реализации:
  1. Подписание реализовано через пользовательские задания, что позволяет ограничить доступ к документам, прошедшим через Шлюз. Поддержано подписание как с применением локальной ЭП, расположенной на токене или в реестре, так и облачное с двухфакторной аутентификацией через подтверждение в мобильном приложении, установленном на смартфоне подписанта. Для подписания всех документов используется УКЭП.
  2. Приглашение контрагентов в ЭДО при инициации из CRM. Подписание приглашения и соответствующего ему Соглашения (является обязательным, т.к. в нем прописан порядок электронного документооборота с АО ВТБ Лизинг) в интерфейсе Шлюза. Это позволяет на организационном уровне ограничить типы документов, которыми контрагенты могут обмениваться с компанией. Статус приглашения из операторов ЭДО обрабатывается Шлюзом и передается в интегрированные ИС. На текущий момент ЭДО осуществляется с более 10 000 контрагентов.
  3. Подписание и отправка первичной бухгалтерской документации: ежемесячно рассылке подлежит около 30 000 пакетов. Сбор документов производится в УС на базе 1С, после чего они передаются на подписание в Шлюз, где аккумулируются в одном пользовательском задании, при выполнении которого производится подписание. По мере прохождения подписания документов происходит их отправка Шлюзом контрагентам через операторов ЭДО, в которых контрагенты работают. Шлюз обрабатывает результаты отправки, ответы контрагентов и транслирует их в УС пользователям. Реализована возможность единомоментного подписания большого числа документов.
  4. Подписание договорной базы, сопровождающей лизинговые сделки, с соблюдением очередности (ВТБЛ — последний подписант по всем документам, направленным в пакете, таким образом нет зависимости от даты подписания документов контрагентами). Поддерживается возможность направлять контрагентам односторонние и двусторонние документы в виде шаблонов, что обеспечивает лизингодателю подписание договоров по нужной форме и их защиту от изменения со стороны контрагента. Подготовка и согласование документов договорной базы происходит ответственным менеджером в CRM. После согласования из интерфейса CRM происходит их передача в Шлюз, который транслирует документы в виде шаблонов в операторов ЭДО. Контрагент обрабатывает полученные шаблоны и отклоняет либо подписывает их. Результат обработки шаблонов со стороны контрагента поступает в Шлюз и далее передается в CRM. Если документы договорной базы подписаны с обеих сторон и их документооборот завершен, Шлюз инициирует отправку документа в электронный архив, реализованный в АО ВТБ Лизинг.

География проекта
По регионам присутствия заказчика, т.е. порядка 60 регионов России.
Коментарии: 6

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Вячеслав Чупраков
    Рейтинг: 1175
    Прагматика Эксперт
    Заместитель ИТ директора по инфраструктуре и сервисам
    28.12.2023 00:38

    Наталья, спасибо за данный проект, пакетное подписание действительно удобно. Скажите, планируются ли интеграция с другими операторами ЭДО и будет ли возможность после подписания документов направлять экземпляры в ЭДО клиента?

    • Наталья Калашникова Вячеслав
      Рейтинг: 226
      ВТБ Лизинг
      Руководитель проектов ЭДО
      15.01.2024 15:06

      Вячеслав, добрый день.
      Да, в рамках проекта планируется расширение пула операторов ЭДО, через которых будет осуществляться обмен документами с контрагентами. Работы запланированы на 2024 год.
      Сейчас все документы, подписываемые ВТБЛ, уходят в личные кабинеты Операторов ЭДО контрагентов, то есть направляются общепринятым способом. Новый канал для обмена документами с контрагентами не создается.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 22:55

    Проекты по внедрению Системы электронного документооборота все более- менее стандартные. Что в Вашем проекте было наиболее сложным? Как правило основная выгода - это возможность совместной работы над документами, снижение ошибок, и возможность использования библиотеки документов. Какие из этих выгод для Вас были наиболее важными?

    • Наталья Калашникова Максим
      Рейтинг: 226
      ВТБ Лизинг
      Руководитель проектов ЭДО
      15.01.2024 15:07

      Максим, добрый день.
      Самое сложное – поддержание специфичных бизнес-процессов компании ВТБЛ, идущих вразрез с устоявшейся практикой делового документооборота, а именно:
      1. нестандартная очередность подписания: отправляются документы без подписи, ВТБЛ второй подписант;
      2. возможность внесения изменений на любом этапе до подписания документа двум сторонами (автоматизация отзыва и аннулирований);
      3. приглашение к ЭДО с обязательным подписанием соглашения о переходе на ЭДО ( с ограничением типа документов, доступных к обмену в ЭДО);
      4. реализована отправка и подписание сразу всех документов по сделке (договор купли-продажи и договор лизинга с ДС к ним), а также контроль подписания всех документов по сделке на стороне контрагентов в едином интерфейсе.
      Основная выгода, которую получила компания – это сокращение времени подписания документов в рамках лизинговых сделок, а также нивелирование риска внесения несанкционированных изменений на всех этапах отправки и подписания. Поговорка «время – деньги» как нельзя актуальна для нашей сферы, поэтому сокращение времени подписания сторонами документов, сопровождающих лизинговую сделку, является наиболее важным аспектом в нашем проекте.

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2527
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    06.01.2024 14:08

    Масштабные размеры. Интересный стэк выбранного ПО, какие другие решения смотрели, почему остановили выбор на данном ПО?

    • Наталья Калашникова Дмитрий
      Рейтинг: 226
      ВТБ Лизинг
      Руководитель проектов ЭДО
      15.01.2024 15:09

      Дмитрий, добрый день,
      Текущий стэк позволяет пользователям работать из привычной системы, а именно из CRM, сведя к минимуму операции пользователей в сторонних информационных системах (к примеру, пользователи не работают в кабинетах Операторов ЭДО).
      Смотрели наиболее популярные на рынке ECM и BPM системы, но все они подразумевали необходимость переключения пользователей на полноценную работу в еще одной системе, что противоречило изначальным требованиям.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.