Миграция 3000 пользователей на импортонезависимую систему с широкими интеграционными возможностями

Заказчик
Группа «Эталон»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Avis Expert
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Апрель, 2022 - Февраль, 2023
Масштаб проекта
3000 автоматизированных рабочих мест
Цели
Миграция на импортонезависимое ПО — переезд на платформу нового поколения Directum RX — интеллектуальную ECM/BPM-систему из реестра отечественного ПО.
  1. Перенести в Directum RX делопроизводство, работу с дольщиками, управление заявками в ИТ-отдел.
  2. Настроить основные интеграции с другими системами, включая разработку новых связей.
  3. Организовать работу сотрудников через мобильное приложение Directum Jazz.

Результаты
  1. В Directum RX перевели все процессы делопроизводства, а также ряд других, не относящихся к канцелярии.
  2. В электронном виде организовали работу с дольщиками, хранение клиентских договоров, актов сдачи/приемки квартир.
  3. Запустили согласование документов через мобильное приложение Directum Jazz.
  4. Выстроили интеграцию с десятью информационными системами.
  5. Оптимизировали бизнес-процессы и функциональность системы с учетом опыта, накопленного за годы использования предыдущего поколения платформы.
  6. Улучшились возможности поиска: сотрудники «Эталон» часто ищут информацию по одним и тем же параметрам. Гибкий поиск внутри Directum RX позволяет задать критерии и закрепить их у себя на постоянной основе. В следующий раз, выполняя похожий поиск, не придется повторно формировать запрос.

Уникальность проекта

Масштабный проект перехода на импортонезависимую систему Directum RX. Главное требование — перенести интеграции с девятью программными продуктами, среди которых общеизвестные системы, например, 1С, Jira, Контур.Фокус, а также специализированные решения, нужные для работы по продаже и приемке квартир, взаимодействия с дольщиками и т.д.
Учитывая большой опыт работы в Directum 5 и наличие собственной команды аналитиков и разработчиков, Группа «Эталон» не рассматривала замену платформы. Поэтому перед стартом проекта было принято решение не нанимать новых людей, а дообучить своих. Сотрудников направили на годовой курс обучения программированию на C#.
Учитывая масштабы и количество процессов, архитектура проектировалась с учетом всех необходимых рекомендаций вендора для соответствия требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, исходя из планируемой нагрузки и количества пользователей.
Проект был реализован полностью удаленно территориально распределенной командой.
Для проекта был выбран итерационный вариант внедрения на основе технологии Agile. Группа «Эталон» была вовлечен во все этапы от анализа до тестирования и имела возможность повлиять на все нюансы, которые необходимо было учесть в новой системе.

Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО
  • База данных MS SQL
  • Directum RX
  • Directum 5
  • Active Directory
  • Контур.Фокус
  • DaData
  • ПКП
  • CRM
  • Jira
Сложность реализации
Так как архитектура должна была отвечать высоким требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, конфигурация проектировалась с учетом всех рекомендаций вендора.
При этом стратегия поэтапного перевода была выбрана именно заказчиком, чтобы опробовать новую систему не сразу на всех пользователях, а на небольших группах, а также снять нагрузку со службы поддержки.
Для решения конкретных задач, типичных для заказчика, команда внедрения разработала специальные возможности внутри системы.

Описание проекта
Подготовка к переходу на Directum RX
Команда внедрения проанализировала текущие бизнес-процессы в Directum 5 и сформировала требования к функциональности новой системы по каждому блоку задач. Разработка велась одновременно специалистами заказчика и Avis Expert.
Новая функциональность проходила тестирование на стороне заказчика. Благодаря этому он был вовлечен во все этапы работы.
Выход в продуктив
В декабре 2022 года установили продуктивный контур системы. Так как архитектура должна была отвечать высоким требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, конфигурация проектировалась с учетом всех рекомендаций вендора.
В январе 2023 года конфигурацию перенесли с тестового в продуктивный контур. Делопроизводителей клиента обучили работе в новой системе.
В феврале начали пошагово подключать юридических лиц к Directum RX. При этом стратегия поэтапного перевода была выбрана именно заказчиком, чтобы опробовать новую систему не сразу на всех пользователях, а на небольших группах, а также снять нагрузку со службы поддержки.
Настройка ключевых бизнес-процессов
Для решения конкретных задач, типичных для Группы «Эталон», команда внедрения разработала специальные возможности внутри системы:

1.Инвестиционно-строительные проекты
В Directum RX компания хранит информацию о проектах и объектах строительства, помещениях на продажу, разрешениях на строительство и ввод объектов в эксплуатацию.
Проекты и объекты строительства затем выгружаются в систему «Инвест», а из нее поступает информация о дольщиках, их клиентских договорах и купленных помещениях. Эти сведения затем используются при продажах, отправке почты и информационных рассылок собственникам помещений.
2. Архив департамента продаж
В системе организованно хранятся клиентские договоры и документы (доп. соглашения, приложения и пр.), заявки в архив, акты осмотра и приемки квартир покупателями.
Для заявок на сдачу в архив разработали удобный алгоритм, который позволяет создать в системе карточки передаваемых на хранение бумажных экземпляров и связать их с существующими документами:
  • сотрудник заполняет табличную часть карточки данными о бумажных документах;
  • в один клик запускает печать наклеек со штрихкодами;
  • приклеивает штрихкоды на бумажные экземпляры.
3. Почтовые отправления
Для упрощения работы делопроизводителей по учету, рассылке и получению почты в Directum RX разработан новый справочник. В нём можно быстро создать отправление, связать его с исходящим письмом и распечатать конверт, опись или уведомление.
4. Массовые рассылки
Чтобы автоматически сформировать исходящее письмо в адрес собственников жилых помещений в строящихся домах, делопроизводителю достаточно выбрать необходимый объект строительства и указать один из преднастроенных типов рассылки. Количество формируемых писем может достигать нескольких сотен экземпляров, каждый из которых заполняется по более чем 35 параметрам.
Дополнительная возможность автоматической отправки массовых рассылок по электронной почте максимально снизила нагрузку на делопроизводителей.

5. Локальные нормативные акты
Решение помогает оформлять, отправлять на согласование и вести реестр внутренних регламентов в Directum RX.

География проекта
К проекту подключены 180 организаций из 59 городов присутствия компании.

Дополнительные презентации:
case-etalongroup_pic-3.png
Коментарии: 2

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 22:55

    Проекты по внедрению Системы электронного документооборота все более- менее стандартные. Что в Вашем проекте было наиболее сложным? Как правило основная выгода - это возможность совместной работы над документами, снижение ошибок, и возможность использования библиотеки документов. Какие из этих выгод для Вас были наиболее важными?

    • Елена Супоницкая Максим
      Рейтинг: 366
      Группа «Эталон»
      Начальник отдела сопровождения и развития корпоративной системы документооборота
      17.01.2024 15:58

      Максим, спасибо за вопрос!
      В нашем случае это не просто проект по внедрению СЭД, это замена текущей СЭД Directum 5 на Directum RX, с другим подходом к разработке. Directum 5 была внедрена в компании в 2006 году, в которой более 15 лет непрерывно велось внедрение внутренних процессов и постоянное их усовершенствование. В Dir 5 были внедрены такие процессы как: делопроизводство, договоры, тендеры, контрагенты, счета, замещения, договоры ГПХ, заявки на подбор, массовые рассылки, клиентский архив.
      Перед нами стоит задача не просто «переехать» на другу систему, а полностью пересмотреть и оптимизировать все автоматизированные за 15 лет процессы и внедрить их в новую систему за 2 года, не нарушив текущих процессов компании и мигрировав большое количество только актуальной информации.
      Отвечая на ваши вопросы, самым сложным было определить последовательность переноса процессов и определить от какого функционала мы можем временно отказаться. Также не менее сложно вовремя остановиться в улучшении процессов, т.к. при миграции мы получили возможность учесть ошибки проектирования прошлых лет. Самым важным для нас было вовлечь в работу в новой системе всех топ-менеджеров и все наши компании, что нам удалось сделать.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.