Перевод инвентаризации в электронном виде: кейс крупнейшего транснационального оператора оптовой торговли

Заказчик
METRO
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Directum
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Март, 2022 - Апрель, 2023
Масштаб проекта
1000 автоматизированных рабочих мест
Цели

Для METRO инвентаризация — масштабное мероприятие, которое компания проводит 4 раза в год. Оформление и подписание документов затрагивает не только конечные торговые центры, но и бухгалтерию центрального офиса.

Классический документооборот не оправдывал себя по нескольким причинам:

  • Внушительный объем бумаги: комплект инвентаризационных документов состоит из четырех форм ИНВ, которые могут содержать до 1000 страниц.
  • Долгое оформление документов: бухгалтерия тратит на подготовку отчетности несколько дней, несмотря на типовую форму каждого документа.
  • Длительное подписание: один инвентаризационный документ утверждают от трех до пяти человек. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе.
  • Сложность хранения документов: поиск запрашиваемой информации занимает много времени.

Поэтому главная цель проекта — упростить процесс инвентаризации, снизить затраты на бумагу и ускорить подписание инвентаризационных документов.

Результаты

В результате внедрения Directum RX в METRO:

  • Сократились расходы на бумагу: весь комплект инвентаризационных документов из четырех форм ИНВ в 1000 страниц удалось полностью перенести в цифровой формат.
  • Ускорился процесс оформления документов: бухгалтерия больше не тратит на подготовку отчетности несколько дней. Сотрудникам достаточно указать все данные, и документ сформируется автоматически в соответствии с типовой формой.
  • Уменьшилось время на согласование: на подписание документов уходит от часа до одного дня. А раньше могло занимать недели.
  • Хранить документы стало проще: благодаря централизованному хранению документов на поиск запрашиваемой информации у специалиста уходит минимум времени.

Уникальность проекта

В Directum RX не существует специального решения для инвентаризации. Но если рассматривать оформление ревизии, как работу с любыми другими внутренними документами, то задача реальная, пусть и очень трудоёмкая. У METRO очень широкий ассортимент товаров и огромная торговая сеть в 51 регионе страны. Команде внедрения пришлось впервые настраивать процесс инвентаризации в таком большом масштабе. Тем не менее внедренцы перевели в электронный формат весь комплект инвентаризационных документов, состоящий из четырёх форм ИНВ, которые в свою очередь могут содержать до 1000 страниц.

Также для METRO было важно, чтобы процесс учета проходил бесшовно на всех этапах, а сотрудникам не приходилось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроили интеграцию со специализированной программой Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов по инвентаризации.

Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО

Directum RX

Сложность реализации
У METRO очень широкий ассортимент товаров и огромная торговая сеть в 51 регионе страны. Команде внедрения пришлось впервые настраивать процесс инвентаризации, тем более в таком большом масштабе.

Описание проекта

В 2021 году компания METRO уже перевела в Directum RX согласование договоров и работу с первичными документами. Когда команда внедрения и заказчик принялись за цифровизацию инвентаризации, контакт уже был налажен.

Чтобы добиться результата в запланированные сроки, решили использовать методологию Agile. Все работы поделили по спринтам, текущие вопросы обсуждали в чате, дважды в неделю проводили созвоны, обсуждая состояние работ. По готовности блоков разработки проводили мини-демонстрации. Это сделало процесс внедрения непрерывным и гибким.

География проекта
В России компания управляет 93 торговыми центрами в 51 регионе. Во всех торговых точках и на складах для инвентаризации используется Directum RX.
Коментарии: 4

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 22:55

    Проекты по внедрению Системы электронного документооборота все более- менее стандартные. Что в Вашем проекте было наиболее сложным? Как правило основная выгода - это возможность совместной работы над документами, снижение ошибок, и возможность использования библиотеки документов. Какие из этих выгод для Вас были наиболее важными?

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2527
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    06.01.2024 14:05

    Удивлён, что ранее данный процесс не был автоматизирован. На таких масштабах должны быть серьёзные экономические достижения, есть ли измеримые показатели, насколько проект окупился?

  • Альберт Байрашев
    Рейтинг: 56
    METRO
    Бизнес-аналитик
    08.01.2024 19:22

    Да, вы правы, внедрение системы документооборота вместе со специализированной программой Inventory принес ощутимые результаты и полностью окупился уже после первой волны инвентаризаций.

    • Александр Фаризанов Альберт
      Рейтинг: 128
      Omya Ural
      ИТ-директор
      30.01.2024 14:38

      Ну а цифры, пусть даже округленные показать не сможете? Какой в итоге период окупаемости?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.