Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота и системы внутреннего контроля на базе 1С: Документооборот 8 КОРП

Заказчик
ООО «Газпром трансгаз Казань»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ICL Soft, ГК ICL (АО «АйСиЭл – КПО ВС»)
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Апрель, 2021 - Апрель, 2023
Масштаб проекта
3000 автоматизированных рабочих мест
Цели
· Сокращение операционных затрат
· Повышение эффективности и прозрачности корпоративного управления
· Распространение корпоративных стандартов и лучших практик, охват едиными документарными процессами всех участников процесса
· Создание структурированного реестра корпоративной документации
· Предоставление ролевого доступа пользователям
· Предоставление инструментов для анализа качества работы с документами
· Выполнение требований налогового мониторинга в части системы внутреннего контроля

Задачами проекта являлись:

· Создание единого корпоративного хранилища корпоративной документации, используемой для целей делопроизводства, в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления ООО «Газпром трансгаз Казань»;
· Создание структурированного реестра документации с указанием соответствующего раздела номенклатуры дел Общества;
· Сокращение сроков согласования документов;
· Предотвращение потери документов;
· Повышение прозрачности и контролируемости работы с документами;
· Повышение уровня исполнительской дисциплины и обеспечение контроля исполнительской дисциплины с использованием специализированных отчетов;
· Обеспечение процессов исполнения наложенных резолюций и назначенных поручений по документам и задачам;
· Повышение эффективности корпоративного управления посредством охвата всех структурных подразделений Общества;
· Повышение скорости поиска документов по настраиваемым условиям отбора реквизитов документов, в том числе для целей проведения проверок и аудитов с функцией массовой выгрузки запрошенных документов и отчетов об их обработке в Системе;
· Предоставление руководству гибкого аналитического инструментария для получения информации о качестве работы с документами;
· Обеспечение распространения корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдение. В части системы внутреннего контроля:
· Учет результатов контрольных процедур, связанных с проверкой контрагентов, договоров
· Ведение и ограничение списка участников процесса согласования, которым требуется проведение контрольных процедур и учет их результатов
· Блокирование принятия решения по документу без подтверждения результатов контрольных процедур

· Передача данных о результатах контрольных процедур из 1С:ДО в учетную систему бухгалтерского налогового учета

Результаты
В рамках проекта реализованы и автоматизированы процессы, обеспечивающие основную деятельность Общества с целью удобства, гибкости и точности выполнения операций с документами:
· процесс рассмотрения заявок на проверку технических условий подключения заявителей; процесс подготовки внутренних документов на основе шаблонов: распоряжений служебных записок, приказов;
· процесс управления задачами и контроля исполнительской дисциплины, контроль наличия оригиналов бумажных документов;
· процесс подписания документов с учетом многоуровневого согласования и визуализация в формате .pdf документов, подписанных ЭП;
· процесс оперативного управления автотранспортом, находящимся в разных структурных подразделениях - подача заявки на транспортное средство. Инициатор из любого подразделения может подать заявку в СЭД, которая согласовывается определенными службами и передается на исполнение ответственному подразделению, которое должно предоставить транспорт.

Уникальность проекта

Уникальность проекта подтверждается его масштабностью – в периметр внедренного электронного документооборота включены 25 структурных подразделений Общества с общим количеством рабочих мест - 3 300.

Система СЭД спроектирована на основе принципа "единого окна" работы для пользователя. Организации оперативного обмена документами со структурными подразделениями обеспечивается с помощью разработанных уникальных механизмов обмена данных, которые обеспечивают не только регламентный оперативный обмен, но и имеют возможность обмена в условиях срочности.

Внедрение системы электронного документооборота позволило не только ускорить взаимодействие между подразделениями Общества, так как структурные подразделения расположены по всей территории Республики Татарстан, но и соответствовать требованиям документооборота со сторонними организациями ввиду массового перехода компаний на удаленный режим работы.

В рамках проекта выстроен механизм ограничения права на согласование задач, что позволило обеспечить соблюдение требований, зафиксированных в регламентах и Положениях Общества. С этой целью в системе СЭД разработан гибкий механизм делегирования задач. Для выполнения проекта выполнялись работы в двух вариантах – очный с присутствием на территории ООО «Газпром трансгаз Казань» и удаленный из проектного офиса Исполнителя с учетом координации с компанией.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО
· 1С: Документооборот КОРП
· Интеграция с основными учетными системами, как на базе 1С, так и на других платформах
Сложность реализации

Ввиду сложной организационной структуры Общества в рамках реализации проекта требовалось учесть частые кадровые изменения.

Кроме того, сложностью было и ограниченный доступ к внешним интернет - ресурсам и высокая загрузка ключевых пользователей. В связи с тем, что система СЭД должна быть одной из подсистем информационной системы управления предприятием Общества, необходимо было обеспечить максимально бесшовную интеграцию создаваемой системы с целью удобства работы пользователей.
Описание проекта

В рамках проекты было выполнено следующее:

· организована автоматизированная загрузка текущего пула документов и нормативно-справочной информации в Систему из эксплуатируемых информационно-управляющих систем посредством механизмов интеграции;
· обеспечена регистрация, рассмотрение, исполнение и хранение электронных копий входящей документации;
· обеспечен полный цикл работы с обращениями граждан;
· обеспечена подготовка, согласование, подписание и регистрация исходящих документов, отправляемых как на бумаге, так и в электронном виде, подписанных ЭП;
· обеспечен подготовительный цикл договорной работы;
· обеспечен полный жизненный цикл информационно-справочных документов в электронном виде (служебные письма, объяснительные записки, отчеты, справки, сводки и тд);
· обеспечена работа с заявками на транспорт, в том числе между структурными подразделениями;
· обеспечена работа с сервисными заявками;
· обеспечено быстрое формирование отчетности по контролю исполнения протоколов совещаний и исполнения приказов Генерального директора;
· обеспечена многопользовательская работа с документами, поиск документов по реквизитам, подразделениям, исполнителям, процессам, проектам.

· Обеспечено выполнение требований налогового мониторинга к системе внутреннего контроля

География проекта

Республика Татарстан

Коментарии: 4

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 22:54

    Проекты по внедрению Системы электронного документооборота все более- менее стандартные. Что в Вашем проекте было наиболее сложным? Как правило основная выгода - это возможность совместной работы над документами, снижение ошибок, и возможность использования библиотеки документов. Какие из этих выгод для Вас были наиболее важными?

    • Ирина Мельник Максим
      Рейтинг: 60
      ООО ICL Soft
      Директор по маркетингу
      22.01.2024 21:28

      Добрый день!
      Наибольшие сложности, а может быть не сложности, а скорее особенности были в настройке прав, важно было четко соблюдать разграничения разных групп пользователей к разным данным, с учетом делегирований отклонений и т.д., так-же в организации поддержки запуска на такое большое количество пользователей, формирование юзабилити АРМов для ТОП-пользователей.
      С точки зрения выгод наверное можно выделить:
      1. Унификация корпоративных стандартов по компании в целом со всеми филиалами и подразделениями, запущено более 500 шаблонов. была большая проблема с несоблюдением стандартов, использованиям неактуальных шаблонов и т.д.
      2. Значительное уменьшение трудоемкости на контроль Исполнения задач, вся исполнительская дисциплина в одном месте, для понимания примерно 3,5 миллиона задач в год через систему проходит. Значительное развитие в рамках проекта получили инструменты групповой работы с задачами, что то-же позволило оптимизировать как затраты на постановку задач так-же и на контроль исполнения.
      3. Очевидная выгода централизация всех документов включая все удаленные структурные подразделения в одном месте.
      4.Операционные эффекты - такие как значительное сокращения сроков поиска документов, исключения случаев потери, случае просрочки регламентных задач и рассмотрений и т.д.

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2527
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    06.01.2024 14:01

    Добрый день. Интересен ваш выбор решения, какие другие варианты рассматривали почему выбрали данное решение. Или у вас в рамках всей группы Газпром выбрана данная платформам и рекомендована ДО к использованию?

    • Ирина Мельник Дмитрий
      Рейтинг: 60
      ООО ICL Soft
      Директор по маркетингу
      22.01.2024 21:27

      Добрый день!
      Решение выбрано в соответствии с результатами проведения открытой конкурентной закупки на оказание услуг по созданию и внедрению автоматизированной системы электронного документооборота.

      В ТЗ к закупке было включено требование о корректировке совокупной стоимости Системы на возникающие издержки ООО «Газпром трансгаз Казань» (далее – Общество) по освоению интерфейса Системы пользователями. В связи с тем, что в Обществе эксплуатируются другие информационные системы на платформе 1С, дополнительные издержки на освоение пользователями платформы отсутствуют.

      С уважением,
      Начальник службы ИУС
      ООО "Газпром трансгаз Казань"
      Шакирова Фения Рафаэлевна

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.