Тиражирование системы Электронного Архива ООО "ФинансБизнесГрупп" (дочернее предприятие АО "ВТБ Лизинг")

Заказчик

ООО "ФинансБизнесГрупп"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Ирина Подкопаева

Начальник Управления документационной поддержки лизинговых операций Департамента поддержки бизнеса

ИТ-поставщик

ООО "1С-КПД"

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Апрель, 2021 - Февраль, 2023

Масштаб проекта

3156 человеко-часов

Цели

Основные цели внедрения Электронного Архива: повышение эффективности бизнес-процессов в части формирования Электронного Архива по лизинговым и арендным сделкам, обеспечение контроля наличия и верификации документов, сокращение времени на поиск документов, создание структурированного и упорядоченного электронного архива документов. В рамках проекта также реализована возможность быстрого подбора документов и формирование отчетности для проверяющих и надзорных органов.

Результаты

Перевод хранения всей документации с файлового сетевого ресурса в автоматизированную систему Электронный архив. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного архива, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.
Оптимизация процессов обработки документов (поиск, регистрация, верификация). Повысилась прозрачность учета документов, сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля исполнительской дисциплины сотрудников в части работы с документами.
Автоматизация процессов массовой выгрузки документов по запросам налоговых органов и ежеквартального подбора документации по возмещению НДС. Предусмотрено информирование системой о недостающих или некорректно выгруженных файлах. Документы предоставляются в любом объеме и в указанный срок. Уменьшение времени на подбор документов влечет сокращение времени на передачу документов по запросу, а также экономит трудовые ресурсы. Предусмотрена дальнейшая интеграция с системой налогового мониторинга.
Интеграция системы 1С:Документооборот и системы Хомнет, разработка универсальных интеграционных сервисов, которые позволяют подключать новые системы к Электронному архиву без доработок на стороне ЭА.
Появление удобного инструмента для быстрых и эффективных действий по работе с документами организации. Система позволяет осуществлять быстрый и расширенный поиск информации по электронным документам, получать актуальные данные по документу. Оптимизация времени на поиск документов и изменение его статуса в системе
Возможность размещения и хранения не только скан-образов бумажных документов, но и электронных документов, подписанных ПЭП и КЭП. Предусмотрен процесс автоматической передачи и хранения электронных документов в системе.
Наличие данной платформы дает возможность для дальнейшего развития ЭДО. Внедрение Электронного архива – большой шаг на пути к полной цифровизации.

Уникальность проекта

Особенностью данного проекта стала реализация следующих функций:

1. Карточка документа является основным навигационным элементом системы. Досьеобразующий документ формирует под собой дерево сделки, из карточки которого доступны все подчиненные документы и сопутствующие сделке файлы.

2. При создании нового документа Система автоматически выстраивает структуру папок хранения подчиненных документов, а механизм загрузки данных из учетной системы распределяет документы по нужным папкам.

3. В электронном архиве реализовано два способа хранения документов по сделкам:

1) В реестре внутренних документов
2) В файловом хранилище

И в том, и другом случае документы/файлы группируются в список разделов, идентичный древовидной структуре сделки.

4. Также уникальной особенностью проекта стал объем перенесенных исторических документов. В ходе внедрения и тиражирования исполнителем выполнена миграция, а заказчиком произведена выверка более 750 000 документов.

Проект решает задачи импортозамещения

Нет

Использованное ПО

1С:Документооборот КОРП

Принтер печати штрих-кода Zebra TT GC420 без диспенсера, Сканер Symbol DS2208-SR

Сложность реализации

Настроено 92 вида документов.
Разработан механизм формирования дерева файлов для доступа к файлам сделки из карточки любого документа досье.
Унифицирован алгоритм поиска и создания документов и файлов как из реестра документов/файлового хранилища, так и из регистрационной карточки любого документа досье сделки.
Разграничены права пользователей по группам доступа.
Разработаны статистические и контрольные отчеты по документам и файлам.
Разработан отчет по документам для выгрузки в Федеральную налоговую службу.
Подготовлены инструкции для архивистов и пользователей по работе с системой.
Проведено обучение ключевых пользователей архива.

Описание проекта

Каждую лизинговую сделку сопровождает большой объем документов, сопутствующих сделке и напрямую связанных с предметом договора - в общей сложности до более 23 000 сопровождающих документов. Структурировать такое количество документов – нетривиальная задача, с которой мастерски справились архивисты группы компаний АО ВТБ Лизинг, сформировав в файловом хранилище единую структуру папок для каждой сделки. Но файловое хранилище не было интегрировано с основными операционными системами, все типовые операции по обработке документов осуществлялись сотрудниками архива в ручном формате. Некоторые документы необходимо было обрабатывать очень оперативно, чтобы предоставить доступ к ним участвующим в сделке сторонам, но из-за ручного труда это было весьма затруднительно.

Еще один сложный и трудозатратный момент – работа по запросам налоговых органов. В довольно сжатые сроки необходимо было вручную подобрать в файловом хранилище полный пакет документов, выгрузить файлы и составить опись документов. На поиск и подбор документов в хранилище требовалось достаточно много времени. Поэтому создание цифрового архива стало насущной потребностью компании, что позволило бы оптимизировать процессы по работе с документами. Существенным требованием было сохранить древовидную структуру хранилища, созданную сотрудниками архива.

На момент первой очереди внедрения электронного архива в АО ВТБ Лизинг уже существовало решение СЭД "1С:Документооборот". Это же решение было использовано ранее для структурированного хранения документов в блоке Автолизинг. Поэтому выбор конфигурации для электронного архива корпоративного блока ВТБ Лизинг, а после ООО "ФинансБизнесГрупп" был очевиден.

Организация работы:

Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения. Она предполагает анализ текущего состояния электронного архива блока Автолизинг и файлового хранилища, совместную проработку плана внедрения, а позже при успешном внедрении в корпоративном блоке АО ВТБ Лизинг - масштабирование в ООО "ФинансБизнесГрупп".

География проекта

АО ВТБ Лизинг – один из ведущих игроков лизинговой отрасли России, является частью Корпоративно-инвестиционного бизнеса Группы ВТБ – лидера на рынке инвестиционно-банковских услуг в России.

ООО "ФинансБизнесГрупп" — одна из ведущих универсальных лизинговых компаний России, которая является дочерней компанией АО ВТБ Лизинг. ООО "ФинансБизнесГрупп" является одним из лидеров в сегменте лизинга подвижного состава, предоставляя в лизинг различные виды железнодорожного транспорта.

ВТБ Лизинг также финансирует приобретение легкового, грузового и специализированного автотранспорта, телекоммуникационного, медицинского, промышленного и нефтегазового оборудования, а также морских и речных судов.