Автоматизация казначейства и бюджетирования для сети ресторанов из Нижнего Новгорода

Заказчик

Сеть ресторанов Домашняя Италия (ООО «Фингарант»)

Руководитель проекта со стороны заказчика

Наталия Суворова

Финансовый менеджер

ИТ-поставщик

Первый Бит, Нижний Новгород пл. Минина

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Август, 2022 - Февраль, 2023

Масштаб проекта

400 человеко-часов

Цели

Для ИТ-департамента: сократить затраты на обновление и развитие кастомизированной системы учета путём перехода с «1С:Бухгалтерия» 2.0 на «1С:Бухгалтерия КОРП» 3.0 + БИТ.ФИНАНС.

Для финансовой службы: ускорить формирование управленческой отчетности и планирование бюджетов группы компаний в единой учетной системе, расширить глубину расчетных финансовых показателей и упростить процедуры согласования платежей.

Для собственников: повысить контроль по платежам и закупкам, реализовать удобные отчеты по ключевым показателям бизнеса в онлайн режиме.

Результаты

1. Выполнили переход на «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0 + БИТ.ФИНАНС», загрузили НСИ и факт за прошлые года и запустили процессы:

Платёжный календарь;
Планирование и план-фактный анализ расходов;
Контроль кредиторской задолженности;
Планирование и сбор фактических данных БДДС и БДР;
Централизованное управление заявками на расход ДС.

2. Повысили контроль платежей и закупок за счет внедрения единой ИС для всех ресторанов сети. В финансовую службу поступают заявки на расходование ДС, где они проходят процедуру согласования и контроля лимитов бюджета, а затем попадают в объединенные реестры платежей. Автоматизация процессов согласования и проверки позволила сократить трудозатраты сотрудников на 10%.

3. Автоматизировали процесс планирования бюджетов в разрезе ЦФО по БДР и сбор плановых данных БДДС, которые ранее собирались в Excel.

4. Подготовка управленческой отчетности ускорена на 15%.

Уникальность проекта

При реализации проекта были учтены требования пользователей, специфика бизнес-процессов сети ресторанов и особенности учета, характерные для сферы общественного питания.

При автоматизации Казначейства особенностью стала настройка частичного согласования заявок в зависимости от наполнения. Например, процесс формирования и утверждения заявок по продуктам выполняется в StoreHouse, далее эти заявки выгружаются в бэк-офис «1С:Бухгалтерия КОРП + БИТ.ФИНАНС», где им сразу присваивается статус «утвержден».

Бюджет каждого ресторана (ЦФО) утверждает свой Управляющий, при этом часть ресторанов делят бюджет по направлениям «ресторан» и «доставка». Поэтому при внедрении подсистемы «Бюджетирование», реализовали распределение фактических данных на соответствующие ЦФО в зависимости от указанного направления в документе (например, есть статьи доходов и расходов, которые распределяются только на ЦФО «Доставка» и не применимы к другим направлениям).

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

1С:Бухгалтерия 8 КОРП, редакция 3.0 / Внедренные подсистемы: Регламентированный учет: бухгалтерский, налоговый
БИТ.ФИНАНС: ПРОФ для «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» / Внедренные подсистемы: Казначейство, бюджетирование, финансовое планирование, Мониторинг показателей, Финансовый анализ.
Система управления рестораном StoreHouse
1С:Запрлата и управление персоналом 8

Сложность реализации

Сложная архитектура обменов - загрузка учетных операций из сторонних систем 1С:ЗУП и StoreHouse в единую базу «1С:Бухгалтерия КОРП + БИТ.ФИНАНС».

В ходе реализации проекта реализовали сложную систему согласования реестров платежей. Для этого доработали реквизит «Вид распоряжения», что позволило простроить маршруты согласования и выбор согласующих в зависимости от вида заявки.

При планировании бюджетов использовали различные формулы. Например, некоторые статьи расходов планируются на основе доходов. Расходы одной организации попадают в доходы другой организации по определенным условиям (для этого применили функционал зависимых оборотов).

Описание проекта

Artamonov Group – сеть ресторанов, которая с 2000 года работает в Нижнем Новгороде и включает 7 ресторанов «Домашняя Италия», 2 ресторана Grill House «Novillero» и аква-бар «Грильяж». Компания имеет собственное кондитерское и мясо-рыбное производство, а также службу доставки еды по городу и области. В сети работает более 250 сотрудников.

Развитие компании и открытие новых направлений оказывало влияние на изменение бизнес-процессов и появление новых ЦФО. Руководству важно было оперативно видеть динамику ключевых показателей по группе компаний и по каждому из направлений, чтобы своевременно тиражировать успешные проекты или принимать решения по убыточным участкам бизнеса.

В качестве фронт-офисной системы компания использует StoreHouse. Бэк-офисом служила «1С:Бухгалтерия» 2.0, в которую была настроена выгрузка данных. Чтобы получать управленческую отчетность из 1С программу пришлось дорабатывать силами штатных специалистов, однако с каждым годом поддерживать изменения в устаревшей версии становилось все сложнее и затратнее. При этом, бюджеты направлений велись в Excel и контролировать их соблюдение приходилось вручную.

Переход на 1С:Бухгалтерия КОРП 3.0 стал триггером к расширению функций учетной системы с помощью типового решения. На замену кастомизированной программы была выбрана объединенная конфигурация «БИТ.ФИНАНС. ПРОФ для 1С:Бухгалтерия 8 КОРП».

Внедренная система позволяет оперативно предоставлять консолидированную управленческую отчетность всех направлений и подразделений, входящих в состав Artamonov Group.

Казначейство: Настроили частичное согласование заявок в зависимости от наполнения (заявки из StoreHouse загружаются в 1С со статусом «утвержден»). Реестры платежей согласовываются по разным алгоритмам в зависимости от вида. Для этого был доработан дополнительный реквизит «Вид распоряжения». Этот функционал позволил простроить маршруты согласования и выбор согласующих в зависимости от вида заявки. Настроили платежный календарь для получения актуальной информации по платежам и их оперативной оплаты. Автоматизировали сбор фактических данных в БДДС из платежных документов.

Бюджетирование: Бюджет каждого ресторана (ЦФО) утверждает свой Управляющий, при этом часть ресторанов делят бюджет по направлениям «ресторан» и «доставка», в связи с чем фактические данные распределяются на соответствующие ЦФО в зависимости от указанного направления. При планировании бюджетов использовали различные формулы. Например, некоторые статьи расходов планируются на основе доходов. Расходы одной организации попадают в доходы другой организации по определенным условиям (для этого применили функционал зависимых оборотов). Вместе с этим, БДДС планируется на основании плановых данных БДР. Настроили сбор факта с процентным распределением одной суммы по нескольких статьям в зависимости от условий.

Консолидированная управленческая отчетность: При подготовке сводной отчетности по группе компаний учли внутригрупповые операции и автоматизировали расчет дивидендов.

География проекта

автоматизировано 30 АРМ в г. Нижний Новгород (ПФО)