Миграция всего документооборота компании на импортозамещающее программное обеспечение за 8 месяцев

Заказчик
ООО "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО "МайТэк"
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Август, 2022 - Апрель, 2023
Масштаб проекта
8360 человеко-часов
Цели

· внедрение новой платформы Directum RX с миграцией исторических данных Заказчика из текущей версии СЭД;
· перенос функциональности текущей версии СЭД;
· переход на импортонезависимое общесистемное ПО под операционной системой Linux.
Результаты

1. Осуществлен переход на импортонезависимое общесистемное ПО под ОС Linux (PostgreSQL, онлайн редактор Р7-Офис);

2. Реализован и оптимизирован функционал, имеющийся в системе Directum 5.5 с учетом функциональных требований;

3. Мигрированы данные из системы Directum 5.5 в систему Directum RX 4.4, именно:

· более 228000 документов;
· связи документов;
· права доступа на документы;

4. Автоматизировано на данный момент около 650 пользователей;

5. В системе ежемесячно создается от 5000 до 7000 документов;

6. В системе ежемесячно создается более 7000 поручений;

7. В системе ежемесячно создается около 20000 задач;

8. Появилась возможностью дальнейшего развития и реализации новых бизнес-процессов в организации.

По окончанию внедрения была произведена миграция исторических данных из текущей СЭД Directum 5.5. в два этапа:

1. Миграция данных из Directum 5.5 (MS SQL) в Directum RX 4.4 (MS SQL);

2. Миграция данных из Directum RX 4.4 (MS SQL) в Directum RX 4.4 (PostgreSQL)

Уникальность проекта

Проект миграции данных, проведенный в короткие сроки, позволил получить готовую к работе систему для автоматизации документооборота на базе импортонезависимого ПО.

В рамках перехода предстояло мигрировать исторические данные справочников и документов (последние версии), сохранив права доступа на документы и историю работы с ними. А также осуществить миграцию базы данных с MSSQL на PostgreSQL.

Помимо миграции данных, необходимо было реализовать интеграцию с онлайн редактором Р7-Офис, так же в рамках перехода на импортонезависимое ПО.

Команда внедрения проанализировала текущие бизнес-процессы в Directum 5 и сформировала требования к функциональности новой системы по каждому блоку задач. С учетом того, что изначально система Directum ООО "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск" была адаптирована под его потребности и особенности, в ходе проекта необходимо было учесть этот момент. Предстояло спроектировать обновленную систему с учетом рефакторинга бизнес-процессов на современной платформе Directum RX без потери удобства работы пользователей.

Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО
  • Система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum RX версии 4.4
  • База данных: PostgreSQL Pro 14.2
  • ОС: Alt Server 10.1
  • Онлайн редактор Р7-Офис
  • Утилита импорта данных для Directum RX 4.4
  • Конвертер D5 – RX 2.4.0.1000
Сложность реализации

1. Значительный объем модификаций в текущей СЭД Directum 5.5, которые необходимо было реализовать во внедряемой системе Directum RX;

2. Сжатые сроки проекта;

3. Отдаленность "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск", с точки зрения географии и отсутствие удаленного доступа к информационной среде (требования безопасности);

4. Разные часовые пояса Исполнителя и Заказчика, с разницей во времени в 8 часов

Описание проекта

По мере роста потребности в дальнейшей цифровизации процессов, необходимости внедрения актуальных новинок, а также удовлетворения требований головной организации по импортозамещению, потребовалась миграция на импортонезависимое программное обеспечение.

Учитывая опыт успешной работы в системе Directum 5 - кардинальная смена программного продукта не рассматривалась, оптимальным вариантом стал переход на новую версию платформы Directum RX 4.4.

По итогам исследования бизнес- процессов были разработаны и согласованы с "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск" Проектные решения по внедряемым модулям системы, а также Технический проект по миграции данных.

Помимо переноса данных было сделано:

1. Оптимизирована и реализована работа с договорными документами. Для упрощения работы с договорными документами создали 3 отдельных типа и 6 видов документов со своими карточками и набором полей. Теперь в компании можно работать со всеми видами и типами договорных документов, в том числе:

· Договор закупки расходный конкурентный/Маркетинговое исследование;
· Договор доходный;
· Договор закупки расходный неконкурентный.
· Спецификация/Агентское поручение;
· Дополнительное соглашение закупки;
· Соглашение о конфиденциальности.

2. Оптимизирована и реализована работа с остальными видами документов и объектами системы:

· входящие и исходящие документы;
· приказы и распоряжения;
· служебные записки;
· поручения;
· совещания;
· заявки на почтовое отправление;
· заявки на доверенность.

3. Перенесен и настроен функционал согласования Первичных учетных документов.

4. Перенесен и настроен функционал согласования заявок по информационной безопасности (в том числе автоматическая отправка согласуемых документов на e-mail заинтересованным сотрудникам)

5. Решены дополнительные задачи ООО "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск":

· актуализированы регламенты;
· создано более 150 вариантов этапов (с большим набором настроек/признаков/условий) для формирования гибких регламентов работы с документами;
· реализованы автоматическая регистрация документов и подписание документов УКЭП;
· реализован отдельный реестр заданий по промежуточному контролю для удобства работы делопроизводителей;
· расширена функциональность отчета «Контроль сроков исполнения поручений» - теперь в него попадают так же задания по промежуточному контролю;
· доработано вычисление контролеров в поручениях в зависимости от исполнителя (различные варианты логики);
· доработана корректировка поручения – снятие с контроля, с отображением данной информации в отчете;
· и другие доработки для повышения удобства использования системы Directum RX в организации.

6. Внедрены новые блоки:

· Работа с совещаниями. Ранее это решение "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск" не использовалось. Решение является «коробочным», входит в поставку Directum RX. В рамках проекта потребовались незначительные доработки для полного удовлетворения требованиям Функционального Заказчика: адаптирован шаблон протокола совещания. Также незначительно доработали логику взаимосвязи между карточками «Совещания» и «Протокол совещания». Процесс работы с актами сверки взаиморасчетов был реализован с нуля с учетом пожеланий ООО "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск".

География проекта
Дальневосточный федеральный округ, Сахалинская область, г. Южно-Сахалинск
Коментарии: 2

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 22:54

    Проекты по внедрению Системы электронного документооборота все более- менее стандартные. Что в Вашем проекте было наиболее сложным? Как правило основная выгода - это возможность совместной работы над документами, снижение ошибок, и возможность использования библиотеки документов. Какие из этих выгод для Вас были наиболее важными?

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2527
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    06.01.2024 13:53

    Добрый день. Интересен ваш выбор решения, какие другие варианты рассматривали почему выбрали данное решение. Или у вас в рамках всей группы Газпром выбрана данная платформам и рекомендована ДО к использованию?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.