Цифровая трансформация бизнес-процесса согласования и приема кандидатов

Заказчик
Уральский Завод Гражданской Авиации, АО
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
АО "Уральский завод гражданской авиации"
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Март, 2023 - Август, 2023
Масштаб проекта
1500 автоматизированных рабочих мест
Цели
  • Стандартизация и автоматизация процесса согласования кандидатов
  • Сокращение времени и количества ошибок при оформлении приема на работу
  • Автоматизация полной цепочки документов на базе 1С: Зарплата и управление персоналом КОРП;
  • Снижение трудозатрат конечных пользователей системы;
  • Повышение прозрачности всего этапа согласования кандидата;
  • Сокращение сроков согласования кандидата;
  • Уход от ведения различных реестров и отчетов в MS Excel и MS Word.
Результаты
  • Автоматизация процесса согласования кандидата позволила сократить время согласования кандидата с 14 дней, до 3-4 дней;
  • Благодаря разработке процессов согласования кандидата, он стал прозрачным и понятным для всех участников согласования, а также единым для всех подразделений;
  • Оптимизация справочников и документов системы позволила сократить время на обработку информации о кандидатах;
  • Разработка маршрута согласования с возможностью на каждом этапе вводить/уточнять информацию позволила сократить количество ошибок при приеме на работу в несколько раз и сократить время оформления кандидата в 2 раза, т.к. большая часть информации о новом сотруднике уже внесена в систему и есть возможность создать «черновик» приказа еще до прихода кандидата на трудоустройство.
  • Перевод всех процессов в цифровой формат позволил исключить ручное формирование различных отчетов.
  • Автоматизация процессов согласования позволила уйти от ведения учета в других программах (MS Excel и MS Word), систематизировать и сосредоточить ведение учета на базе 1С ЗУП.;

Уникальность проекта

  • Двусторонняя интеграция между базами 1С: Зарплата и управление персоналом и 1С: Документооборот;
  • Возможность работать в режиме «одного окна», без переключений между программами;
  • Количество потенциальных пользователей сервисами >1500 человек;
  • Территориальная распределенность решения охвачено 30 площадок в 10 городах.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО
  • 1С Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1: Подбор персонала;
  • 1С Документооборот, ред. 2.1.
Сложность реализации
  • Ограниченные сроки реализации проекта;
  • Разработка с нуля процесса согласования в программе, которая изначально не предназначена для этого;
  • Большое количество потенциальных пользователей системы требовало очень детальной проработки прав доступа;
  • Реализация двустороннего обмена между программами;
  • Из-за большой территориальной распределённости были значительные различия в бизнес-процессах, их необходимо было объединить и найти один, подходящий для всех участников.
Описание проекта
Для реализации данного проекта за основу был взят типовой модуль «Подбор персонала» в системе1С:ЗУП КОРП. В ходе проекта были оптимизированы существующие документы и справочники и с нуля разработан процесс согласования кандидата.
В первую очередь был оптимизирован документ «Заявка на подбор персонала». Описание подробностей заявки на подбор было разделено на 3 основных блока: описание работодателя и вакансии, условия оплаты труда и льготы, требования к кандидату. Заполненная заявка отправляется на согласование в отдел подбора и адаптации по настроенной матрице в зависимости от города поиска кандидата. История согласования с комментариями согласующих полностью сохраняется и отображается в форме заявки. Для удобной работы со списком заявок был добавлен статус заявки, который показывает, на каком этапе сейчас заявка на подбор.
На основании согласованной заявки на подбор добавлена возможность создать вакансию с переносом основной информации о заявке на подбор, в т.ч. о необходимом количестве новых работников. На основании этих данных в вакансии отображается информация о том, сколько кандидатов сейчас в работе, сколько из них одобрено и принято на работу и сколько еще осталось найти. После приема последнего кандидата вакансия автоматически закрывается специально разработанным регламентным заданием.
Для работы с кандидатами была оптимизирована существующая карточка кандидата. Был изменен внешний вид карточки, где основные данные о кандидате были выведены на основную страницу для быстрого просмотра. Также в карточку кандидата добавлена история процесса согласования, который описан ниже, а в списке кандидатов добавлено отображение статуса согласования, этапа согласования и ФИО согласующего.
Для одобренных кандидатов был разработан процесс автоматического формирования и согласования предложения о приеме на работу (оффер) и процесс согласования кандидата.
Процесс автоматического формирования и согласования оффера запускается на основании документа «Решение о приеме на работу». По нажатию одной кнопки в 1С: Зарплата и управление персоналом на стороне 1С Документооборот создается карточка оффера, которая автоматически заполняется всей необходимой информацией и отправляется по маршруту согласования. Процесс согласования можно отслеживать в 1С: Зарплата и управление персоналом, не открывая 1С Документооборот – все статусы транслируются. При необходимости можно открыть документ по ссылке из 1С: Зарплата и управление персоналом – это позволяет не тратить время на поиск документа в 1С Документооборот.
Процесс согласования кандидата – этот процесс необходим для сбора основного пакета документов при приеме на работу и проверки информации об условиях труда и оплаты. Процесс согласования запускается также на основании документа «Решение о приеме на работу» и включает в себя следующие этапы согласования:
1. Этап согласования руководителем. На этом этапе руководитель подтверждает условия оплаты труда, на которые принимается кандидат, а также прикрепляет план адаптации нового сотрудника на период испытательного срока.
2. Этап проверки рекрутером и начальником подбора. Проверяется корректность данных, которые заполнил руководитель.
3. Этап утверждения кандидата директором по персоналу. На данном этапе директор видит всю основную информацию о кандидате и принимает окончательное решение о приеме на работу.
После того, как кандидат утвержден, начинается процесс проверки условий труда, который состоит из этапов:
1. Проверка условий оплаты труда. На этом этапе происходит проверка позиции штатного расписания и, при необходимости, вносятся изменения.
2. Проверка условий труда охраной труда. На данном этапе проверяется рабочее место, на которое принимается сотрудник и, при необходимости, делается отметка о необходимости пройти медицинский осмотр.
3. Оформление направления на медосмотр. Задача формируется, если медосмотр требуется. Само направление на медосмотр формируется непосредственно из задачи по одной кнопке с полным автоматическим заполнением полей. Его остается провести и сформировать печатную форму направления.
4. Прием на работу. Задача формируется для отдела кадров и открывается сотрудником в день приема кандидата. По одной кнопке сотрудник отдела кадров формирует документ «Прием на работу», в который автоматически заполняется вся информация, которая уточнялась в процессе согласования. Кадровику остается заполнить недостающую информацию о новом сотруднике. После завершения оформления, кадровик имеет возможность пакетом распечатать все необходимые документы.Все описанные выше этапы в программе реализованы в виде задач, которые приходят в виджет «Мои задачи» на начальной странице личного кабинета сотрудника. В задачи добавлено информационное поле, в котором отображается вся основная информация о кандидате, а также ссылки для быстрого доступа к вложенным файлам и полной информации о кандидате. Всю информацию, которую необходимо заполнить на любом из этапов, также заполняют непосредственно в задаче, не переходя в другие окна.После завершения приема на работу рекрутеру приходит уведомление на почту о том, что его кандидат успешно устроен на работу, а новому сотруднику автоматически приходит приветственное письмо на почту.Для отслеживания работы со своими заявками для руководителей было разработано АРМ «Рабочее место руководителя». В АРМ руководитель имеет возможность назначить заместителя на время отсутствия, который будет принимать решения по кандидатам за него, посмотреть статус заявок, кандидатов по каждой заявке и этап, на котором находится кандидат. Так же руководитель имеет возможность самостоятельно приостановить работу с вакансией или отменить ее (с обязательным вводом причины и автоматическим уведомлением рекрутера).


География проекта
Более 10 городов, в т.ч. Екатеринбург, Москва, Казань, Санкт-Петербург, Таганрог, Нижний Новгород, Самара и д.р.
Коментарии: 8

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 22:15

    Добрый день, Вы пишите "Для реализации данного проекта за основу был взят типовой модуль «Подбор персонала» в системе1С:ЗУП КОРП. В ходе проекта были оптимизированы существующие документы и справочники и с нуля разработан процесс согласования кандидата." - По какием критериям осуществлялся выбор этого решения?

    • Владимир Замаруев Максим
      Рейтинг: 1264
      Уральский Завод Гражданской Авиации, АО
      Директор по информационным технологиям
      08.01.2024 13:11

      Стоимость разработки, внедрения, сопровождения. Привычность пользователям и операторам.
      Приоритет отдается существующим продуктам в экосистеме Компании и их развитию.

  • Артур Шонохов
    Рейтинг: 42
    АО "УЗГА"
    Начальник управления цифровой подготовки производства
    08.01.2024 12:04

    Лично являюсь пользователем заявленного решения. Подсистема позволила получать оперативную обратную связь, хранить историю взаимодействия, а так же управлять процессом в рамках «единого окна».

    • Владимир Замаруев Артур
      Рейтинг: 1264
      Уральский Завод Гражданской Авиации, АО
      Директор по информационным технологиям
      08.01.2024 13:09

      Спасибо!

  • Олег Смышляев
    Рейтинг: 62
    АО ЭЙРБУРГ
    Руководитель автоматизации по направлению Снабжения
    08.01.2024 13:39

    На предприятии внедрены очень разнообразные и интересные продукты, так держать!

  • Татьяна Хоробрых
    Рейтинг: 57
    АО Стройдормаш
    Начальник отдела АСУ
    08.01.2024 18:23

    Добрый день! Подскажите, развиваете систему собственными силами или с привлечением аутсорсинга/вендера?

    • Владимир Замаруев Татьяна
      Рейтинг: 1264
      Уральский Завод Гражданской Авиации, АО
      Директор по информационным технологиям
      08.01.2024 18:48

      Полностью собственными силами

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.