Более 30 роботов для оптимизации рутинных процессов Правительства Санкт-Петербурга

Заказчик:
СПб ГУП "СПб ИАЦ"
Руководитель проекта со стороны заказчика
Поставщик
ROBIN
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Октябрь, 2022 - Октябрь, 2023
Масштаб проекта
2689 человеко-часов
Цели

- Снижение количества рутинных задач выполняемых сотрудниками Исполнительных органов государственной власти.

- Увеличение скорости выполнения задач.

- Увеличение эффективности работы сотрудников за счет снижения рутины и перехода к выполнению более интеллектуальных задач.

- Снижение количества ошибок, устранение «человеческого фактора».

- Снижение текучести и борьба с выгоранием сотрудников на работе.

- Исключение необходимости выхода на работу сотрудникам в выходные дни или ранние часы 5-6 утра.

- Выполнение бОльшего объема задач, за счет увеличение эффективности труда.

Результаты

- Существенно снизилось количество рутинных задач, выполняемых сотрудниками. Приблизительно высвобождено около 50 000 чел/часов

- Увеличена скорость выполнения задач - Выполнение задач производится в первый-второй день поступления документов. Ранее выполнялись в последний день в зависимости от регламента
- Увеличена эффективность работы сотрудников за счет снижения рутины и перехода к выполнению более интеллектуальных задач
- На процессах, которые выполняет робот полностью исключены ошибки.
- Сотрудники перестали работать по выходным или приходить на работу к 5 утра.

Уникальность проекта

Это первый проект, когда в Государственное управление внедряются в таком объеме процессы роботизации. За 1 год в центре экспертизы по программным роботам ИАЦ Санкт-Петербурга было разработано 32 робота для 12 исполнительных органов государственной власти. По внутренней оценке это позволило сэкономить более 50 000 рабочих часов сотрудников за год. Вся разработка велась силами центра экспертизы бизнес-аналитиками.

Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО

Проект выполнен с использованием платформы ROBIN

Сложность реализации
Сложностей нет
Описание проекта

В работе чиновников большое количество времени занимают рутинные процессы, их много и они разнообразные. Это может быть сверка атрибутов в различных документах, ручное перебивание информации из одной системы в другую, работа с документацией и ведение Excel-таблиц, а также их сведение на очень большом объеме данных. Все это можно автоматизировать, но скорее всего получится не сразу и достаточно дорого. Роботизация позволяет выполнить эти задачи практически мгновенно. Работы по одному процессу в среднем занимают 3 недели. От получения задачи, до внедрения в боевом режиме. Таким образом в октябре 2022 года в качестве пилота было роботизировано несколько процессов в Комитете финансов за месяц работы было высвобождено 30 человек, которые перешли на выполнение других задач. Гипотеза о пользе внедрения данного инструмента была подтверждена на практике.

За год были созданы следующие роботы:

Комитет финансов СПБ:

· Сверка с план-графиком и подписание
· Контроль исполнения и подписание
· Контроль сведений и подписание
· Перенос данных в ИС «Твой бюджет»
· Проверка актов СБИС
· Сверка с автоматизированным контролем

Горжилобмен

· Внесение данных в ИС «Расселение» коммунальных квартир
· Формирование списка первоочередников

Центр управления парковками

· Внесение парковочных разрешений
· Расшифровка рег. номера авто

Комитет по госслужбе

· Перенос резюме кандидатов из Outlook во внутреннюю систему
· Сверка графиков закупки по ГК

Жилищный комитет

· Капитальный ремонт
· Сводный отчет по уборке зима
· Реестр недобросовестных поставщиков
· Поиск по реестрам для закупок
· Ведение статистики по закупкам фонда кап. ремонта
· Отчет по тарифной разнице
· Сверка актов для расчета тарифной разницы
· Формирование постановления по внесению изменений в программу капремонта
· Сводный отчет по уборке лето

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию

· Поиск по реестрам для закупок (собственный реестр)
· Поиск по госзакупкам по конкретному товару
· Процедура закупки
· Мониторинг цен

Комитет по здравоохранению

· Включение в реестр пациентов по коду 909
· Включение в реестр пациентов по коду 707 и 710

Администрации районов

· Отчет по сбору и актуализация данных ТЭК
· Запрос формы 9
· Отчет по физической культуре и спорту

Комитет по социальной политике
· Формирование направления для помещения детей-сирот, детей оставшихся без попечительства в учреждения

Комитет по государственному заказу

· Поиск по реестрам для закупок
· Проверка на сайте гос закупок цен по контрактам

Архивный комитет

· Конвертация звуковых файлов wav в mp3 с диска
· Скачивание, конвертация и загрузка звуковых файлов wav в mp3 свою систему

География проекта
Санкт-Петербург
Коментарии: 10

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Артем Суржиков
    ГУП ИАЦ
    Главный эксперт СПб ГУП «Санкт-Петербургский информационно-аналитический центр»
    11.12.2023 22:54

    Крутое решение на крутой платформе и с крутой командой! Петербург молодец!

    • Михаил Кораблев Артем
      Рейтинг: 234
      СПб ГУП «СПб ИАЦ»
      Начальник управления развития перспективных проектов
      19.12.2023 12:24

      Артем, спасибо за положительный отзыв.

  • Константин Бобин
    Рейтинг: 1
    Комитет имущественных отношений Санкт-Петербурга
    Заместитель начальника управления информатизации и автоматизации
    13.12.2023 09:38

    Реальная оптимизация трудозатрат! Рутину - роботам, пользу - пользователям!

    • Михаил Кораблев Константин
      Рейтинг: 234
      СПб ГУП «СПб ИАЦ»
      Начальник управления развития перспективных проектов
      19.12.2023 12:26

      Константин, спасибо за оценку! Стараемся роботизировать рутину эффективно и с пользой

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 951
    ГК Интертехэлектро
    CDTO
    13.12.2023 10:01

    Михаил, при оценке проектов есть критерий сложность. В части автоматизации рутины роботами технически сложных задач не много. И сам процесс формирования и запуска роботов не приводит к каким-то значимым организационным сложностям. Как вы считаете автоматизация рутины роботами это рутинный проект? Какие были сложности на проекте?

    • Михаил Кораблев Роман
      Рейтинг: 234
      СПб ГУП «СПб ИАЦ»
      Начальник управления развития перспективных проектов
      19.12.2023 12:24

      Роман, благодарю за интерес к нашему проекту!
      Можно было бы согласиться с тем, что технически сложных задач немного. Если бы не одно но - насколько глубоко перерабатывается процесс.
      Если делать as is, то да, все просто. Но если пересобрать процесс, плюс добавить к этому понимание о технологиях фронтенда и бэкэнда, с единственной разницей, что это язык программирования no code среда. Так, в этом случае, эффект может быть в 4-5 раз лучше. Поэтому перед тем, как согласиться или нет с вашим утверждением, хорошо бы договориться, что такое технически сложные задачи ))

      Организационные сложности.
      Самая большая сложность в том, что существует фактор людей, для которых мы делаем робота, которые боятся прихода новых технологий и всячески их остерегаются, а их поведение часто можно охарактеризовать фразой одной женщины "А что я тогда буду делать?". Преодоление таких препятствий и, как правило, неспособности объяснить системно процесс для оптимизации, являются главными организационными сложностями. Но наша команда уже отладила все аргументы в подобных процессах.

      Про рутину в рутине.
      Не считаю, что это рутинный процесс, так как мы научились быстро собирать роботов и внедрение ранее собранного процесса занимает 2-3 дня. А основные задачки решаются при сборке роботов для новых процессов, а они настолько разные, что заскучать не успеваешь.
      Если объединить все сложности и выделить какую-то одну, то я бы всё-таки выделил предвзятое отношение людей к технологии роботизации и очень часто нежелание помогать или идти на встречу. Хотя важно отметить, что те, кто уже попробовали с нами реализовать роботов, хотят их больше и больше, ну а технические задачи мы успешно решаем при поддержке нашего партнёра и силами нашей команды.

  • Татьяна Головина
    Рейтинг: 10
    НКО КРОН-Конгресс работников образования, науки, культуры и техники РФ
    Координатор группы
    20.12.2023 16:46

    Реальное импортозамещение

    • Михаил Кораблев Татьяна
      Рейтинг: 234
      СПб ГУП «СПб ИАЦ»
      Начальник управления развития перспективных проектов
      09.01.2024 09:29

      Татьяна, да, именно так!
      Хотя импортозамещение не было основной целью

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2577
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    07.01.2024 12:13

    Добрый день. Отличный результат с учетом существенной оптимизации трудозатрат. Каким образом вы выбирали программный продукт для роботизации? Какими силами осуществляется поддержка роботов и насколько легко было освоить Robin?

    • Михаил Кораблев Дмитрий
      Рейтинг: 234
      СПб ГУП «СПб ИАЦ»
      Начальник управления развития перспективных проектов
      09.01.2024 10:00

      Дмитрий, добрый день!
      Спасибо за оценку. После подачи заявки я еще раз пересмотрел цифры эффективности и могу сказать что они по факту существенно выше.
      Выбор делали на основе первичного сравнения различных продуктов по ключевым для нас критериям. Такие как no code ПО, достаточное количество готовых API, наличие в реестре Российского ПО, интуитивно понятный интерфейс и удобство первого знакомства с ним.
      После первичного тестирования Robin показался максимально удовлетворяющим нашим критериям.
      Сейчас мы все делаем своими силами создаем поддерживаем роботов, а также обучаем новых сотрудников, и крайне редко обращаемся с вопросами к разработчику.
      И самый главный плюс Robin - через месяц новый сотрудник готов к самостоятельной работе. Что важно, для работы с Robin нужен бизнес аналитик.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.