Автоматизация закупочной процедуры с помощью RPA

• Снизить трудозатраты сотрудника департамента логистики и закупок

• Сократить длительность процедуры закупки по категориям канцелярских и хозтоваров

• Обеспечить внеочередную обработку запросов по категориям

• Обеспечить тиражируемым инструментом департамент логистики и закупок

• Снижены трудозатраты до 10% времени 1 сотрудника
• Закупка канцелярских и хозтоваров без ожидания в очереди среди остальных заявок
• Сокращён срок выполнения заявки на закупку канцелярских и хозтоваров с 1 недели до 1-2 дней

Перспективы

• Расширение закупочных категорий для роботов (IT, сырьё, комплектующие)
• Формирование заявок на оплату (постоплата, предоплата)

Программные роботы Robin RPA

Человеческий фактор

• Пользователи отдела закупок. Бизнес-заказчик, анализ существующего процесса и требований.
• Специалисты со стороны ИТ. Предоставление инфраструктуры, внутренних сервисов, ресурсов ИТ.
• Разработчики бизнес-приложений / 1С. Согласование оптимального времени запуска сценариев, информирования об обновлениях и изменениях в приложении итд.
• Аналитики. Нормализация данных. Сценарий в определенные моменты полагается на пользователя, как поставщика данных для своей работы: заполнение файлов, получение информации из форм 1С. Проверка и нормализация этих данных для исключения ошибок становится настоящим вызовом.

Сложность интеграции с ERP

• Роботизация такой живой системы, как ERP, всегда связана с подстройкой к изменениям в ней. Это может касаться как изменений в организации процессов, так и технических изменений: обновление конфигурации, добавление и изменение объектов.

Распределены зоны ответственности между RPA и человеком

Созданы 4 программных робота:

• Приёмщик. Получение заявок, формирование сводной таблицы по заказам (номенклатура, поставщик, цена поставщика, срок поставки, условия оплаты).
• Рассыльщик. Рассылка запроса поставщикам и сбор их ответов.
• Заказчик. Формирование заказа поставщику, регистрация рамочного счёта от поставщика.
• Трекер. Отслеживание поступления товара, формирование заявки на оплату.

• Инициатор закупки создаёт заявку на закупку канцелярских и хозтоваров и направляет её в департамент логистики и закупок.
• Робот-приёмщик на основании заявки формирует запрос по стандартной форме.
• Робот-рассыльщик направляет запрос поставщикам и получает их ответы.
• Робот-приёмщик формирует сводную таблицу по заказу на основании ответов поставщиков и направляет сводную таблицу руководителю департамента логистики и закупок на согласование через СЭД.
• Руководитель департамента логистики и закупок проверяет таблицу, выбирает поставщика, если всё корректно, подтверждает закупку, если нет, направляет запрос на доработку сотруднику департамента логистики и закупок.
• Робот-заказчик направляет через СЭД запрос на согласование рамочного счёта/договора в бухгалтерию и юридический отдел.
• Бухгалтерия и юридический отдел согласуют счёт/договор. Если всё правильно, робот-заказчик получает подтверждение закупки. Если есть вопросы то, счёт/договор отправляются на доработку сотруднику департамента логистики и закупок.
• После согласования со стороны руководителя департамента логистики и закупок, бухгалтерии и юридического отдела, робот-заказчик отправляет подтверждение поставщику
• Поставщик выставляет счёт и отправляет товар (в общем случае применяется схема постоплаты).
• Робот-трекер отслеживает поступление товара в ERP. По факту прихода товара робот-трекер направляет заявку на оплату.

Особенности процесса

• Сотрудники и поставщики согласуют документы или предоставляют необходимую информацию «на вход» роботам.
• 3 раза в день поочерёдно запускаются все роботы. Каждый робот выполняет свои задачи, постепенно обрабатывая поступающую информацию. Например, утром был отправлен запрос, в обед получено КП, вечером формируется счёт и направляется на согласование.
• Сводный файл, который формируется на этапе сбора КП от поставщиков, является основой для пополнения базы закупаемой номенклатуры с атрибутами [цена, срок поставки, условия оплаты]