Автоматизация лимитирования затрат и контроля бюджета в «Рив Гош»

Обеспечить рациональное использование ресурсов компании и возможность прогнозирования будущих расходов. Задачи:

• Разработать инструмент для оперативного анализа и контроля бюджетов;
• Оптимизировать процесс регистрации документов с применением штрихкодирования;
• Сократить сроки и обеспечить прозрачность согласования расходных договоров, договоров аренды;
• Заменить в ряде процессов неподдерживаемую систему на современный продукт «1С:Документооборот».

• Решение позволяет более точно прогнозировать расходы, обеспечивает прозрачную работу с бюджетом и договорами;
• Появился превентивный контроль бюджета, при проведении договора/заявки на расход можно в онлайн-режиме видеть остаток бюджета;
• Маршруты согласования документации пересмотрены и оптимизированы;
• Внедрен механизм контроля выполнения задач. Рассылка отчета руководителям об исполнительской дисциплине;
• Выполнена интеграция с ЭДО. Инициатор получает готовый документ, только заполняет аналитики. Подписание и передача на регистрацию осуществляется без его участия.

«1С:ERP Управление холдингом»
«1С:Документооборот»
GitLab
Jira
Confluence

В проекте были задействованы все подразделения «Рив Гош», потому что каждое из них работает с договорами: инициирует и контролирует их исполнение. Запуск решения осуществлялся единовременно — сразу на всю компанию. В результате реинжиниринга процессов появились новые процедуры, в том числе для инициаторов договоров. Потребовалось всех обучить и объяснить, как лимитирование помогает бизнесу рационально использовать ресурсы.

Реализована сложная техническая архитектура, которая включает так называемый интеграционный треугольник: прохождение документов через три системы «1С:ERP УХ», «1С:ДО» и «1С:Бухгалтерия КОРП». Документы передаются из одной систему в другую, там трансформируются и затем переходят в следующую. Используется как бесшовная интеграция, так и через шину. В каждом случае прослеживается связь документов. Мастер-системой для НСИ служит «1С:ERP УХ», НСИ передается по шине. Потребовались доработки бесшовной интеграции, чтобы поиск существующих НСИ производился по тем же алгоритмам, что и в шине.

Нетипичным решением для подобных проектов стало использование GitLab (ведение процессов разработки с разными подрядчиками), Confluence (создание базы знаний по системе), а также Jira (управление задачами разных проектных команд). Это дало свои плоды: в результате у компании осталась подробная база с описанием бизнес-процессов, требований, проектных решений, что позволяет эффективно поддерживать и развивать продукт.

«Рив Гош» совместно с «КОРУС Консалтинг» реализует портфель проектов на базе «1С:ERP Управление холдингом». Одним из направлений работы стало внедрение подсистем «Лимитирование» и «Документооборот». Прежний ИТ-продукт уже не отвечал всем потребностям бизнеса, поэтому приняли решение внедрить новую информационную систему для согласования договорной документации и заявок на оплату на базе «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:Документооборот». Решение призвано автоматизировать контроль соблюдения бюджетов, оптимизировать процесс регистрации документов, сократить сроки и обеспечить прозрачность согласования расходных договоров. ИТ-специалисты автоматизировали следующие процессы:

• Согласование проектов договорной документации по расходным договорам и договорам аренды. Постобработка и передача в архив;
• Проверка контрагентов отделом экономической безопасности;
• Формирование и согласование финансово-хозяйственных документов;
• Согласование резервов и заявок на расход;
• Согласование заявок на оплату;
• Контроль и анализ расходов.

На первом этапе проекта реализовали в системе работу с документацией по некоммерческим расходам: договоры ГПХ, расходные договоры (услуги, поставки для строительства и т.п.), договоры аренды и финансово-хозяйственные документы по ним. Затем компания планирует автоматизировать процессы по коммерческим и доходным контрактам.

1. Лимитирование расходов: если раньше служба контроллинга осуществляла проверку постфактум вне систем, то в новой системе реализована установка лимитов по статьям, контроль по ЦФО, статьям на этапе отправки договора на согласование.
2. Согласование заявок на расход: ранее проверка осуществлялась вне систем, уточнения удлиняли процесс. Теперь инициатор заявки сам видит заявленные бюджеты и остатки по статьям и ЦФО.
3. Согласование заявок на оплату: реализован более короткий маршрут, т.к. расходы уже подтверждены.
4. Добавление и проверка контрагентов: инициатор сам добавляет по ИНН/КПП, данные по контрагенту заполняются автоматически. В системе проводится проверка отделом экономической безопасности и оповещается об истечении срока проверки.
5. Согласование электронных и бумажных форм договорной документации: упростили процессы и маршруты.
6. Контроль сроков выполнения задач: реализовали рассылку ежедневных отчетов в адрес руководителей о статусе выполнения задач.

Чтобы обеспечить быстродействие систем в условиях большого объема документов, проектная команда совместно со специалистами «Рив Гош» доработали механизмы интеграции. На стороне «1С:ДО» реализовали многопоточную обработку очередей обработки задач и бизнес-событий, которая учитывает приоритет документов.

На реализацию проекта затрачено 20 787 человеко-часов. «Рив Гош» продолжает развитие системы.