Автоматизация приёмной кампании

Заказчик

Санкт-Петербургский национально-исследовательский академический университет имени Ж. И. Алфёрова Российской академии наук

Руководитель проекта со стороны заказчика

Полина Лурье

Заместитель начальника учебного отдела

ИТ-поставщик

Первый Бит, Москва. Марксистская

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Февраль, 2023 - Июнь, 2023

Масштаб проекта

3 автоматизированных рабочих места

Цели

Внедрить решение «БИТ.ВУЗ.Приёмная комиссия», настроить интеграцию с суперсервисом «Поступление в вуз онлайн», ФИС ГИА и приёма.
Формировать индивидуальные условия приёма для каждой конкурсной группы с учётом особых прав отдельных категорий поступающих, олимпиад, индивидуальных достижений, и пр.
Автоматизировать проверку результатов ЕГЭ в ФИС ГИА и приёма.
Обеспечить передачу информации по поступающим в ФИС ГИА и приёма.
Автоматизировать процесс создания приказов о зачислении абитуриентов по результатам ЕГЭ и/или вступительных испытаний с учётом наличия у поступающих особых прав, результатов олимпиад, целевых направлений по всем условиям проведения конкурса.
Подготовить отчётность для проведения анализа данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний в разрезе профилей направлений, видов финансирования.
Автоматизировать весь цикл задач учебной части вуза в части обеспечения процесса обучения студента: от формирования личного дела студента до выдачи ему диплома.
Настроить интеграцию с ГИС «Современная цифровая образовательная среда» (ГИС СЦОС).

Результаты

Создана система для ведения полного цикла задач приёмной кампании и учебного процесса в учебном учреждении.

Уникальность проекта

Благодаря командной работе руководства Алфёровского университета и Первого Бита был организован полный цикл по решению задач приёмной кампании вуза: приём заявлений, формирование списков, допущенных к вступительным испытаниям, формирование экзаменационных ведомостей, конкурсных списков и приказов о зачислении. Также была развернута и настроена система автоматизации в информационной сети вуза и работа со студентами и их документами.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

БИТ.ВУЗ.Приёмная комиссия, БИТ.Личный кабинет абитуриента, БИТ.ВУЗ.Учебная часть

Сложность реализации

Было необходимо оптимизировать работу приёмной кампании и выстроить учебный процесс в Университете. Сейчас есть возможность принимать заявления от абитуриентов удалённо, в том числе через Суперсервис, и оперативно проверять результаты ЕГЭ по данным ФИС ГИА и приёма. Обеспечена выгрузка основных данных из информационной системы вуза в ГИС СЦОС.

Описание проекта

Алфёровскому университету требовалось создать систему для ведения полного цикла задач приёмной кампании и учебного процесса в учебном учреждении.

Подача абитуриентами заявлений осуществляется в режиме online через личный кабинет абитуриента на сайте университета. Абитуриент авторизуется в личном кабинете с помощью механизма регистрации. В личном кабинете предусмотрена возможность прикрепления скан-копий документов, подача согласий на зачисление.
Автоматическая обработка документов минимизировала вероятность ошибок и потери при работе приёмной комиссии с документами поступающих. Это ускорило работу сотрудников, которые занимаются приёмом.
В системе формируется весь необходимый пакет документов для абитуриента (расписки, описи, анкета и т.д.).
Результаты ЕГЭ по данным ФИС ГИА проверяются полуавтоматически.
При формировании приказов о зачислении учитываются особые права поступающих (медаль, результаты олимпиад, целевое направление и пр.).
Сотрудники университета могут провести анализ данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний.
Сформирована выдача аналитики по абитуриентам и обучающимся.
По зачисленным абитуриентам все личные данные появляются в системе автоматически. Требуется лишь назначить студенту учебный план и группу.
В процессе тестирования передача и выгрузка основных данных из информационной системы вуза в ГИС СЦОС: информация об образовательных программах; информация об учебных планах; информация о дисциплинах; связь учебных планов и дисциплин; сведения о студентах; связь учебных планов и студентов; сведения об успеваемости (оценках) студентов; движение контингента (зачисление, отчисление, академический отпуск и пр.).

География проекта

Санкт-Петербург