Цифровая трансформация в части управленческого учета, процессов бюджетирования и управления транспортом
- Заказчик
- Spectr
- Руководитель проекта со стороны заказчика
- ИТ-поставщик
- WiseAdvice-IT
- Год завершения проекта
- 2023
- Сроки выполнения проекта
- Август, 2022 - Январь, 2023
- Масштаб проекта
- 6000 человеко-часов
- Цели
-
В рамках масштабного проекта цифровой трансформации бизнес-процессов группы компаний «Спектр» второй очередью в достижении поставленных целей были выделены следующие:
- Создание и внедрение единой для 8 компаний группы системы управленческого учета, оперативного планирования и бюджетирования;
- Автоматизация процессов управления собственным и наемным автотранспортом с организацией многофункционального управления доставкой в части сложных логистических процессов с промежуточными складами перегрузки.
Для этого стояли задачи по внедрению и адаптации блока «Бюджетирование» в раннее внедренной мастер-системе «1С:ERP Управление предприятием 2.5», а также внедрении и интеграции дополнительного программного решения «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».
- Результаты
-
За счет внедрения модуля 1С:УАТ для 1C:ERP достигнуты следующие результаты:
- Обеспечено многофункциональное управление доставкой в части сложных логистических процессов с промежуточными складами перегрузки;
- Появилось оперативное планирование доставок от поставщиков и к клиентам, включая доставки с транзитными складами и с привлечением наемного транспорта;
- Обеспечен контроль и анализ доставок в разрезе клиентов, маршрутов, транспортных средств;
- Реализована пакетная выписка путевых листов с заданными параметрами печатных форм;
- Обеспечен контроль исполнения маршрутных листов и путевых листов с использованием мобильного приложения - водитель также участвует в процессе внесения данных по километражу, расходу топлива, оперативным остаткам;
- Настроена автоматическая передача данных из Заказа на ТС в документ Путевой лист;
- Автоматически формируются документы Задание на перевозку на основании документов Маршрутный лист для учета затрат на перевозку, синхронизируются статусы документов;
- Доступен расчет и обработка путевых листов с применением норм расхода топлива, включая работу рефрижераторов;
- Обеспечен контроль и анализ расхода ГСМ (экономия и перерасход) между фактически затраченным ГСМ и нормативным;
- Ведется учет стоимости доставки и заработной плате водителей в разрезе рейсов.
В результате внедрения подсистемы Бюджетирования автоматизированы процессы:
- подготовки и утверждения планов продаж по менеджерам. Доработан функционал планов продаж в части сравнения плана с фактическими данными за указываемый период;
- подготовки и утверждения планов закупок. Доработан функционал планов закупок в части заполнения плана по потребностям, учитывающий остатки по контрактам;
- расчета планов производства (по дням) по данным заказов клиентов, заказов на перемещения и учитывающий при планировании серии товаров;
- заполнения бюджетов продаж и закупок по данным планов продаж и закупок;
- формирования и согласования бюджетов маркетинга и трейд-маркетинга;
- запыления бюджета доходов и расходов (по плановым и фактическим данным);
- заполнения бюджета движения денежных средств по данным начислений с учетом графиков оплаты;
- также разработан специализированный отчет Баланс по контракту, позволяющий рассчитывать остатки по контрактам в части продаж, закупок и сбалансированность планов в части продаж, закупок, товаров в пути, текущих остатков и факта исполнения контрактов. Отчет позволяет расшифровать плановые и фактические показатели до первичных документов;
- автоматизировано формирование отчета Управленческий баланс (фактические данные), соответствующего структуре баланса, принятой на предприятии;
- внедрены процессы казначейства в части работы с заявками на расход денежных средств и формирования платежного календаря.
В целом, автоматизация бизнес-процессов компании позволила ощутимо повысить качество учета, его точность и прозрачность за счет уменьшения риска человеческой ошибки.
Уникальность проекта
Проект комплексной автоматизации бизнес-процессов ГК «Спектр» был разделен на 2 очереди, исходя из приоритета, готовности ко внедрению и требований со стороны компании-заказчика.
Первой очередью, реализованной в с января 2021 по апрель 2022 года стал проект внедрения в компании заказчика 1C:ERP на смену исторических систем оперативного и управленческого учета. Внедрены были все блоки учета кроме «Бюджетирования». Помимо этого реализован подпроект по внедрению системы «1С:Документооборот» для автоматизации внутреннего документооборот, КЭДО и управления договорами.
Второй очередью было решено выполнить подпроект по внедрению подсистемы «Бюджетирование» в 1С:ERP и параллельно по внедрению модуля управления автотранспортом в 1С:ERP.
После построения новой системы оперативного учета и осуществления поддержки в течение 3 месяцев, 1 августа 2022 года было решено запустить внедрение второй очереди. Здесь были реализованы процессы бюджетирования и финансового планирования, а также расширен функционал доставки и учета собственного и наемного транспорта. Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию второй очереди проходил с 1 января 2023 года. Поддержка и развитие системы успешно завершены к 15 марта 2023 года. Сейчас осуществляется постпроектное сопровождение системы заказчика.
- Проект решает задачи импортозамещения
- Нет
- Использованное ПО
-
Продукты 1С, внедренные в ходе проекта:• 1С:ERP Управление предприятием. Подсистема Бюджетирование;• 1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP.Использованное дополнительное ПО:• Jira (Atlassian) — ПО для совместного отслеживания задач и ошибок по проектам;• Confluence (Atlassian) – вики-система для удобной командной работы с персонифицированным доступом к проектным материалам.• Zoom - сервис видеотелефонии.
- Сложность реализации
-
Для успешной реализации проекта требовалось четко выстроить архитектуру решений и доработать типовой функционал под требования заказчика.
Архитектура модуля 1С:УАТ:
- Осуществлена реализация обратной интеграции модуля 1С:УАТ с подсистемой «Доставка» в 1С:ERP в части учета расходов;
- Разработан и автоматизирован функционал в модуле 1С:УАТ в части работы с наемным автотранспортом;
- Реализована интеграция модуля УАТ с мобильным приложением в части оперативного контроля, предварительного учета работы автотранспорта и обратной связи с водителем;
- Реализован анализ фактических заправок топлива с данными мобильных карт АЗС.
Архитектура бюджетных процессов и планирования
В ходе внедрения подсистемы «Бюджетирование» автоматизировано:
- 5 операционных бюджетов (продажи, производство, закупки, расходы по ТМА, расходы по маркетингу) и 3 мастер-бюджета (доходы и расходы, движение денежных средств, прогнозный баланс);
- формирование 5 планов (поставок клиенту, продаж сыры, отгрузок, закупок, производства);
- формирование платежного календаря, формирование и согласование «Заявки на расход д\с», планирование ожидаемого поступления д/с.
- Описание проекта
-
Уже более 25 лет под брендом SPECTR выпускают и реализуют по всей России и странам СНГ сухие молочные продукты и заменители молока для сельскохозяйственных животных.
Распределение товаров и готовой продукции происходит по двум складским территориям в Брянской области. На логистической базе в п. Белевица хранятся сухие пищевые смеси, сыры и масла. В п. Погар (зона Полевая) – корма для животных и премиксы, пищевые смеси. На территории находится автоматизированная линия для производства кормов и смесей, их фасовки и паллетирования.
В связи с различными корпоративными структурными изменениями за последние несколько лет, включая дополнительные направления деятельности ГК «Спектр» (создание сырного направления, закупка сырья из Беларуси, фасовка, упаковка, брендирование и маркировка), возникла потребность в переходе на новую информационную систему ERP-класса с дополнительным развитием управленческого учета, автоматизации процессов бюджетирования и управлением собственным автопарком и наемным транспортом.
Как было раньше:
- Принятие оперативных и выверенных управленческих решений было крайне затрудненно на фоне того, что весь основной учет деятельности 8 компаний вели в 5 несвязных между собой системах с разделением функций и частичным ведением документооборота в бумажном формате;
- Объемно-календарное планирование также не было реализовано. И сам процесс планирования выстраивался на основе существующих ресурсов отдела продаж при сбыте продукции и товаров;
- Возникла необходимость в прогнозировании доходов и расходов;
- Стратегически важным для группы компаний стала автоматизация оперативного планирования денежных потоков;
- Ощутимой стала и необходимость оперативного планирования отгрузок, производства;
- Появилась острая потребность в формировании план-факта по всем направлениям деятельности ГК «Спектр».
Предпосылки внедрения отдельного программного модуля управления автотранспортом для 1C:ERP:
- Необходимость в автоматизации процессов планирования, распределения и привлечения собственного и наемного автотранспорта;
- Потребность автоматизации в части учета работы автотранспорта, учета расхода ГСМ, километража, расчета путевых листов в единой системе;
- Потребность учета эксплуатации шин, аккумуляторов, огнетушителей и прочих агрегатов;
- Необходимость оценки, анализа и учета прямых затрат на перевозки собственным автотранспортом.
По результатам предпроектного обследования партнером по автоматизации, федеральным 1С-интегратором WiseAdvice-IT для автоматизации процессов бюджетирования и оперативного планирования было решено использовать типовой функционал новой системы 1С:ERP 2.5 с доработкой под запросы заказчика. Для управления логистическими процессами в рамках личного и наемного транспорта остановились на программном продукте «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».
- География проекта
- Головной офис компании находится в Санкт-Петербурге, остальные организации базируются в Москве, 2 складские логистические базы с производственными цехами находятся в Брянской и Курской областях.
- Дополнительные презентации:
- Цифровая трансформация ведущего производителя молочного сырья SPECTR.pdfАрхитектура модуля 1С УАТ для ERP.pngБюджетирование_Спектр.pngКазначейство_Спектр.png1C Spectr_Shema.pngЛогистический комплекс.png