Повышение прозрачности управленческих данных сети ювелирных салонов с помощью автоматизации на базе 1С

Заказчик

ГК "SENAT"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Ирина Тройнова

Директор по автоматизации и развитию

ИТ-поставщик

Первый Бит, Воронеж

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Ноябрь, 2021 - Март, 2023

Масштаб проекта

10063 человеко-часа

Цели

Повысить достоверность данных управленческого учета (исключить расхождения в разных базах одних и тех же данных)
Исключить необходимость двойного ввода данных в разных системах
Упростить рабочие процессы за счет автоматизации
Повысить прозрачность данных и оперативность их получения
Иметь широкие аналитические возможности по товару, продажам, клиентам, маркетинговым активностям, затратам
Иметь картину результативности работы компании в целом, в режиме реального времени

Результаты

Повышена достоверность данных управленческого учета (устранены расхождения между базами фронт и бэк-офиса)
Исключена необходимость двойного ввода одних и тех же данных в разных системах за счет онлайн интеграции
Реализованы АРМы и оптимизированы бизнес-процессы, что позволило сократить трудозатраты пользователей
Повышена прозрачность данных и оперативность их извлечения в необходимых формах
Расширены аналитические возможности по ассортименту, продажам, клиентам, маркетинговым активностям, затратам
Руководство имеет возможность получать оперативную управленческую отчетность в режиме реального времени и формировать финансовый результат по закрытию месяца

Уникальность проекта

Руководство ГК Сенат хотели получать достоверные и надежные данные управленческого учета, исключить расхождение данных в разных базах, а также исключить двойной ввод и дублирование данных. Необходимо было интегрировать разнообразные используемые в ГК решения и ПО, а также привести все данные в основную управленческую систему - "1С:Комплексная автоматизация".

Практически все системы, с которыми работает ГК «Сенат» завязаны на решении «1С:Комплексная автоматизация», чтобы она стала целевой системой, в которую будут загружаться все данные.

Интеграция между "1С:Розница" и "1С:Комплексная автоматизация" производится с помощью решения БИТ.Адаптер (обмен осуществляется с использованием брокера сообщений RabbitMQ). Решение позволяет получать данные в "1С:Розница" гарантированно за 3 секунды. Для конечного пользователя это означает практически режим работы онлайн.
В сжатые сроки (за 3-4 месяца) осуществлен масштабный проект. Для реализации и соблюдения сроков в моменте могло привлекаться более 10 разработчиков одновременно.
Провели рефакторинг доработок в "1С:Розница" — система была довольно сложно доработана. Многие модули были зашифрованы или отсутствовали в конфигурации.
Настроена передача данных в систему налогового финмониторинга по 115-ФЗ.
Настроена передача данных в ГИС ДМДК.
Исправлены ошибки и дубли номенклатуры для более 600 тысяч изделий.

Проект решает задачи импортозамещения

Нет

Использованное ПО

"1С:Комплексная автоматизация"
"1С:Розница"
"БИТ.Управление маркетплейсами"
"БИТ.Адаптер" (обмен с использованием брокера сообщений RabbitMQ)

Сложность реализации

ГК Сенат - это сеть из более 50 ювелирных магазинов и салонов, 20 из которых под франшизой бренда SOKOLOV. Продажи осуществляются по трем основным каналам: розничные магазины, продажи на маркетплейсах и собственный интернет-магазин. Магазины работают в объемной доработанной программе «1С:Розница», управленческий учет велся в «1С:Управление нашей фирмой». Ряд сервисов, с которыми компания работают, никак не были интегрированы между собой – например, передача данных в ГИС ДМДК и отчетность в систему финмониторинга по ФЗ №115.

Большая номенклатура – около 600 тыс уникальных изделий, вызывала трудности по ведению товарной матрицы и соответствии текущих остатков магазинов. Возникали сложности с расчетом себестоимости товаров и финансовым результатом по компании. Некорректно велся учет комиссионной торговли.

Описание проекта

Из-за особенностей текущей архитектуры систем и требования к ведению бюджетирования и казначейства, было принято решение перейти с «1С:Управление нашей фирмой» на «1С:Комплексная автоматизация».

Переработка НСИ и идентификация более 600 тысяч изделий

При старте проекта выявилось много проблем, связанных с номенклатурой, остатками и идентификацией изделий. Всего в «1С:УНФ» было заведено около 600 тысяч уникальных изделий, но эти данные не совсем корректно передавались в «1С:Розницу». В первоначальной архитектуре между программами не было обмена и возникали расхождения в учете. Было найдено около 3 тысяч задвоек номенклатуры, 12 тысяч повторяющихся характеристик и 4 тысячи дублей штрихкодов. Накопленные ошибки приводили к пересортице, было сложно идентифицировать товар на остатках — это усложняло учет. Чтобы вычистить дублей артикулов, номенклатуры, штрихкодов и характеристик была создана методологическая обработка. Система подсвечивала пользователям найденные задвойки и давала рекомендации по объединению дублей, которое проходило в автоматическом режиме в ночное время.

Работа сети розничных магазинов
В магазинах сети используется решение «1С:Розница», единое для всех розничных точек. Программа была доработана заказчиком, но все-равно был необходим дополнительный функционал. Мы доработали ABC-анализ продаж – его можно формировать не только в разрезе магазинов, помещений или витрин, но по каждому клиенту. Ввели контроль применения цен в магазине из базы «1С:КА», чтобы не было расхождений цен программе и на ценниках. Доработали бонусную систему и маркетинг в программе – контроль начисления и списания бонусов конкретного клиента стал прозрачнее.
Исправление ошибок комиссионной торговли
Некорректно велся учет собственных и комиссионных товаров. Товары от комиссионеров поступали без НДС, а реализовывались в магазинах по чека как собственный товар с НДС. Чтобы налоговая не запросила недоплату НДС, пришлось отменить в ОФД около 3000 чеков по комиссионным товарам, подать их заново без НДС, а в налоговую направить корректировочные чеки. Для клиента такие нарушения учета грозили серьезными штрафами. Мы провели ревизию учета комиссионных товаров и консультировались с налоговой, чтобы подать все корректировочные чеки в срок и внести изменения в дальнейший учет. Дополнительно автоматизировали отчетность перед комитентами, которая раньше собиралась в Excel.
Расчет себестоимости
Не было полноценного обмена между "1С:УНФ" и "1С:Розница", цены на товары могли отличаться в программах. Посчитать себестоимость было не так просто, как правило эту информацию сводил вручную один человек, который обладал нужной методологией. В «1С:КА» расчет себестоимости изменен – теперь и отдел закупок и финотдел могут анализировать стоимость, маржинальность изделия. Это дает возможность точнее и достовернее анализировать общий финансовый результат по компании.
Ассортимент и закупки

Ассортиментная матрица строилась в Excel, не было понимая соответствия товарной матрицы остаткам магазинов. Процесс заказов поставщикам трудоемкий и опирался в большей части на опыт менеджера. Сами заказы формируются только в Excel — у других пользователей нет информации о заказах. Настроен автозаказ у поставщиков на основании товарной матрицы и остатков. Усовершенствованный ABC и XYZ анализ продаж позволяет держать более глубокий и ликвидный ассортиментный ряд в магазинах.

Работа по ФЗ-115 и ГИС ДМДК
В магазинах реализуется не только собственная и комиссионная продукция. Ювелирные изделия и золото также принимаются у населения и отправляются для дальнейшей переработки. Законодательно оборот ювелирных изделий контролируется через ГИС ДМДК, которая отслеживает движение драгметаллов и камней. Скупка лома также проходит через эту систему. Работа с ГИС ДМДК велась отдельно, данные дублировались и вносились параллельно между системами.
Согласно Федеральному закону №115 "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", необходимо отдельно уведомлять налоговую службу о сделках, стоимость которых превышает установленный законом порог. Из программы настроили прямой обмен с налоговым финмониторингом. Настроена передача данных в ГИС ДМДК.

Интеграция с маркетплейсами

Для интеграции работы с маркетплейсами используется решение "БИТ.Управление маркеплейсами". Обычно при выходе на маркетплейсы, продавцы первое время работают через личный кабинет. Но когда объем заказов увеличивается, становится важным скорость работы с площадкой, отгрузка продукции, поддержка остатков и ассортимента, работа с комментариями. "БИТ.УМЦ" позволило автоматизировать

заполнение карточек товаров и выгрузку на онлайн-витрины
маркировку товаров согласно регламенту площадки
изменение статусов заказов и поставок
документооборот
изменение цен
отслеживание ошибок и статусов

Количество автоматизированных рабочих мест: 100

География проекта

ГК Сенат работает по всему Нижнему Новгороду, Нижегородской областе и в Москве.

Дополнительные презентации:

ejeyiq19pzvk25p4xz18t7477b7aqkbk.png