Оптимизация процессов управления документами с последующей автоматизацией на базе "1С:Документооборот КОРП"

1. Необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов.
2. Наличие пробелов в процессах получения и обработки документов разных видов, как следствие – потери документов при их передаче между участниками документооборота.
3. Необходимость пересмотра распределения ответственности структурных подразделений, участвующих в процессах документооборота Компании.
4. Недостаточная емкость, скорость и надежность работы имеющейся информационной системы, используемой для хранения документов Компании.
5. Неполный охват этой системой всех категорий документов Компании.
6. Высокая информационная фрагментированность бизнес-процессов появления / создания и использования документов Компании.

1. Оценка готовности Компании к автоматизации документных процессов и использованием «1С:Документооборота 8 КОРП».
2. Выработка рекомендаций по рационализации документооборота и подготовке документных процессов Компании к автоматизации.
3. Проектирование целевой модели документооборота с учетом типового функционала «1С:Документооборота 8 КОРП», требований российского законодательства и лучших практик в сфере управления документами.
4. Повышение удобства работы с документами Компании.
5. Сокращение времени и ресурсов на поиск, обработку и хранение документов.

1. Методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке.
2. Оптимальная стоимость внедрения и сопровождения.
3. Возможность использования имеющихся в Компании лицензий "1С:Предприятия 8".
4. Существующая IT-инфраструктура.
5. Гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.

Партнером по внедрению программного продукта, методологической поддержке и консультационным услугам была выбрана компания "Аксиома-Софт" – официальный партнер фирмы "1С", Центр компетенции по документообороту. "Аксиома-Софт" имеет многолетний опыт ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие".

Одной из отличительных особенностей программного продукта "1С:Документооборот 8" является качественное и обширное методическое сопровождение проектов внедрения систем электронного документооборота. Фирмой "1С" разработана методика постановки документооборота: от аудита текущих процессов работы с документами до проектирования целевой модели системы управления документами, соответствующей потребностям предприятия. Методика положительно зарекомендовала себя и успешно применяется на российских предприятиях. Методические услуги были оказаны строго по методике фирмы "1С": "1С:Методология управления документами".

Российская строительная компания, в которой проводились работы по оптимизации документных процессов, входит в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты Компании расположены по всей территории Российской Федерации: от самых северных до самых южных границ в республике Саха (Якутия) и Краснодарском крае, Ленинградской области и Красноярском крае, ЯНАО и Хабаровском крае. В Компании работает более 15 000 сотрудников.

Оценивая ситуацию до внедрения, можно сделать вывод, что работа с документами в Компании не была организована должным образом:

• актуальной инструкции по делопроизводству не было;
• работа с отдельными видами документов и документопотоками были регламентированы в самостоятельных локальных нормативных актах, составленных Управлением процессов и методик Компании;
• контроль исполнения документов организован не был;
• номенклатура дел велась в центральном офисе и на местах;
• в Компании было организовано два архива: для управленческой и научно-технической документации.

Работа с документами велась с использованием электронной почты. Сотрудник создавал проект документа, распечатывал его, подписывал, сканировал и отправлял адресату по электронной почте. При этом бумажный экземпляр документа уничтожался. Адресат, получив скан-копию документа, также распечатывал его, ставил личную подпись в ходе подписания или согласования, сканировал и перенаправлял дальше по электронной почте. Бумажный экземпляр снова уничтожался. Такая организация работы была обусловлена тем, что работа большинства сотрудников Компании связана с разъездами и передать документ на согласование или подписание в краткие сроки было довольно сложно.

Таким образом, состояние автоматизации процессов документооборота до начала проекта можно охарактеризовать следующим образом:

1. Недостаточная емкость, скорость и надежность работы имеющейся информационной системы, используемой для хранения документов Компании.
2. Неполный охват этой системой всех категорий документов Компании.
3. Высокая информационная фрагментарность бизнес-процессов появления / создания и использования документов Компании.
   

Объектом исследования стали ключевые участники документооборота в Компании: 38 структурных подразделений. Предмет исследования – все документные процессы Компании.

Объем документооборота - более 40 000 документов при сохранении тенденции к росту.

• ведение номенклатуры дел;
• учет и хранение документов;
• обработка входящей/исходящей документации;
• обработка распорядительной документации;
• автоматизация бизнес-процессов по направлениям деятельности.

• унифицирован видовой состав используемых документов (количество видов документов сократилось с 88 до 50);
• предложена иная классификация видов документов для удобства стандартизации документооборота;
• часть документов переведена в электронный вид;
• выстроена система контроля исполнительской дисциплины;
• рационализированы маршруты обработки документов (исключены избыточные действия, сокращено количество маршрутов обработки с 370 до 100).