Планирование бюджета в Heineken - финансовые расчеты и отчетность «на лету»

• Переход от Excel к единому инструменту планирования затрат на сотрудников

• Автоматизация расчета затрат

• Уменьшение трудозатрат на планирование бюджетов в HR

• Расширение возможностей планирования бюджетов в HR

• Сокращение нагрузки на HR-специалистов и высвобождение их времени и ресурсов на решение задач, требующих большего человеческого участия

Автоматизация бюджетирования в HR требует глубокой вовлеченности в процесс как HR-специалистов, так и коллег из департамента финансов. В рамках проекта Navicon было важно работать в тесном контакте с различными отделами Heineken Россия. Благодаря активной вовлеченности команды с обеих сторон этого удалось добиться. Внедряемая система учитывает все тонкости и нюансы планирования затрат на персонал: сезонность рынка труда, прогноз выплат за сверхурочную работу и многие другие.

ООО «Объединенные Пивоварни Хейнекен» — это российское подразделение голландского концерна Heineken N.V. Компания работает на российском рынке с февраля 2002 г., когда была приобретена первая пивоварня в Санкт-Петербурге. На сегодняшний день Heineken принадлежат семь пивоварен на территории России.

Heineken Россия — один из лидеров отечественного рынка пивной продукции. В компании уже более трех лет продолжается проект цифровой трансформации HR. Он нацелен на автоматизацию рутинных процессов в отделе кадров, высвобождение ресурсов HR-специалистов и повышение привлекательности Heineken для соискателей. Внедрение ИТ-решения для управления бюджетами в HR — важный этап проекта.

В компании хотели усовершенствовать процессы в HR и полностью избавить сотрудников от ручного труда, связанного с управлением затратами на сотрудников. Поэтому приняли решение внедрить ИТ-продукт, позволяющий быстро консолидировать информацию и планировать бюджеты. Причем для HR-департамента было важно, чтобы ИТ-решение было локальным, не связанным с глобальной системой бюджетирования на базе IBM Cognos Analytics. Оно должно было решать конкретные задачи департамента максимально простым и быстрым путем.

Команда Navicon внедряет для Heineken Россия систему управления бюджетированием в HR (HR Budget planning tool) на российской платформе Optimacros. Благодаря инсталляции HR Budget planning tool удастся существенно сократить нагрузку на HR-специалистов, которым теперь не придется делать все расчеты и планировать бюджеты вручную, а также ускорить формирование финансовой отчетности и увеличить степень ее детализации. Так, в HR Budget Planning Tool уже настроен расчет затрат на сотрудников с разбивкой по статьям и регионам. Полностью автоматизированы процессы планирования HR-бюджетов, а также формирования отчетности.

В системе доступны:

• инструменты планирования и перепланирования бюджетов - к примеру, возможен динамический пересмотр сформированного бюджета, а также формирование прогноза на текущий год с учетом закрытых месяцев;
• универсальные формы отчётности, в числе которых — план-факт анализ, факторный анализ, версионный анализ и другие;
• сценарное моделирование «что … если», позволяющее управлять бюджетами даже при высоком уровне неопределенности;
• актуальные и непротиворечивые данные - в решении настроена выгрузка отчёта из системы управления персоналом «БОСС-Кадровик» и загрузка в Optimacros;
• возможность расширения функциональности решения или его масштабирования без привлечения технических специалистов.

HR Budget planning tool относится к категории self-service инструментов. Другими словами, для работы с системой не нужно привлекать штат технических специалистов. Сотрудники HR-департамента могут своими силами моделировать различные бюджетные сценарии и управлять ими без сложных скриптов, а также поддерживать, развивать и масштабировать систему. В перспективе это позволит повысить скорость цифровых преобразований в HR-департаменте Heineken Россия.