Создание и внедрение модуля интеграции электронного документооборота с целью перехода на безбумажный режим работы сотрудников, а также последующее развитие СЭД

1. Первоначальная цель проекта была в снижении стоимости владения и развития СЭД в результате перехода с иностранного ПО на российскую платформу Docsvision. Последующие цели опирались на развитие системы, расширение функциональности и переход на безбумажные процессы, удаленный доступ к системе, в том числе в части подписания ЭП.

2. Поддержать юридически значимый электронный документооборот внутри организации и с контрагентами.

3. Система облегчает управленческую работу, способствует повышению эффективности и развитию предприятия. Как подведомственное учреждение Комитета по энергетике и инженерному обеспечению, с помощью Docsvision ГУП ТЭК проводит загрузку и выгрузку документов Единой системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (ЕСЭДД).

4. Охватить широкий контур автоматизации, повысить управляемость и прозрачность многих процессов.

Docsvision

Впервые использовали технологии машинного обучения. Был реализован пилотный проект по внедрению функциональности автоматического расписания резолюций на базе технологий машинного обучения. Технология работает следующим образом: сотрудник загружает отсканированный документ в созданную в ручном режиме карточку входящего документа. При загрузке происходит автоматическое распознавание текста загруженного документа и создание на его основе проекта карточки резолюции по этому документу. Нейросеть дозаполняет поля карточки и формирует резолюцию, а именно подбирает исполнителя и сопроводительный текст. Данная технология позволяет упростить процесс поиска нужного контента в системе, сократить время на распределение задач по документам и увеличить скорость ответа на входящие документы.

СЭД сразу не только автоматизировала работу канцелярии, но и автоматизировала ряд внутренних документоцентричных процессов: закупочная деятельность, внутренние протоколы, заказ и выдача пропусков; заявки сотрудников на доступ к ресурсам, технику и расходные материалы. В системе было настроено почти 50 различных видов документов в процессе эксплуатации и развития системы. Автоматизированы порядка 60 внутренних процессов: управление совещаниями, контроль исполнения поручений, согласование договоров и проектной документации. Система стала критически важной для функционирования организации, поскольку ускорила внутренние процессы, подписание значимых документов электронной подписью, обеспечила интеграцию с электронным архивом, системой претензионно-исковой деятельности.

В самостоятельный большой блок в системе выделена функция согласования конкурсной документации. Эта функция ускоряет процесс работы над документацией для участия в государственных закупках и способствует снижению количества ошибок:

• Настроены сложные многоэтапные маршруты согласований с комбинацией последовательного/параллельного согласования для более чем 10 видов договоров, 8 видов ДС и ТЗ.

• Настроена выгрузка лота по закупке из 1С:Подрядчик с предзаполнением полей карточке договора и дальнейшая загрузка по итогам согласования проекта договора в 1С:Подрядчик со всеми вложениями, имеющимися в карточке.

Есть возможность отправки в Telegram чат-бот уведомлений о новых заданиях для сотрудника, отслеживание статуса документа (на согласовании, подписан).

В СЭД переведено порядка 40% внутренних процессов и документов компании. СЭД развивается, к концу года уже порядка 60% процессов и документов компании будет оцифровано в СЭД. Объём БД – 4 ТБ.

Санкт-Петербург: ГУП «ТЭК СПб» объединяет 272 котельных, 216 центральных тепловых пунктов (ЦТП). Предприятие поставляет тепло и горячую воду в 16 000 домов Петербурга, в которых проживает свыше 2,5 млн человек. У ГУП «ТЭК СПб» 4 филиала по городу, более 7500 сотрудников.