Система управления заданиями ООО «ОСК»

Заказчик

ООО «Объединенная сервисная компания»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Раис Файзуллин

Начальник научно-технического отдела

ИТ-поставщик

ООО «Объединенная сервисная компания»

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Февраль, 2020 - Октябрь, 2022

Масштаб проекта

1783 человеко-часа

Цели

Автоматизация системы выдачи, контроля и хранения заданий работников предприятия.
Сокращение временных затрат при выдаче заданий работникам.
Сокращение бумажного документооборота при выдаче заданий.
Повышение эффективности работы ООО «ОСК» за счет использования возможностей информационного портала.
Формирование и анализ отчетов о работе сотрудников.

Уникальность проекта

Система управления заданиями (СУЗ) является ведущей системой предприятия. Она позволяет производить контроль выполнения заданий работниками предприятия. Благодаря разработанной системе достигнута эффективность работы сотрудников предприятия. Это происходит за счет своевременного внесения информации о необходимых работах и, соответственно, своевременного их выполнения. Предусмотрена автоматическая выдача заданий из созданных документов организации, что еще больше увеличивает скорость донесения заданий до ответственных.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Php, sql, js

Сложность реализации

Основной сложностью при разработке СУЗ стало определение подчиненной линии при выдаче заданий.

Зачастую возникает необходимость выдачи заданий вне линейного подчинения руководителя. Для этого потребовалась реализация дополнительного модуля для создания функциональных подчиненностей, настраиваемых ответственными по подразделениям предприятия.

Таким образом в СУЗ реализована возможность выдачи заданий не только по линейному подчинению, но и по созданным функциональным подчиненностям.

Описание проекта

Одним из важнейших направлений в работе организации является контроль постановки и выполнения заданий работников. Для этого реализована Система Управления Заданиями (СУЗ). СУЗ основана на принципе постановки задач по SMART. СУЗ предназначена для хранения и обмена информацией, необходимой для достижения целей организации в области ИСМ (интегрированная система менеджмента), а также для управления задачами работников организации и контроля их исполнения в электронном виде. В СУЗ возможно:

создавать, изменять и перенаправлять задачи;
контролировать ход выполнения задач (самостоятельно или сторонний контроль);
формировать перечень заданий по дате/ автору/ исполнителю;
прикреплять документы к заданиям/ результату выполнения.

Главными преимуществами СУЗ являются:

автоматизированная структуризация элементов поставленной задачи;
организация системы хранения информации о заданиях;
контроль выполнения заданий работниками;
визуализация в оптимальном виде для работника предприятия.

После формирования задачи, в базе данных СУЗ хранится вся необходимая информация: дата создания и выполнения, описание, автор, ответственный за выполнение. При чем информация о поставленной задаче отображается в личном кабинете как ответственного за выполнение, так и автора задания. Таким образом автор задания имеет возможность осуществлять контроль выполнения задания, включая ее перенаправления на других ответственных.

При необходимости, существует возможность перенаправить задание. Выдача и перенаправление заданий возможна на основе линейной подчиненности по организационной структуре предприятия или функциональной подчиненности, настроенной ответственными по подразделению.

Если существуют задачи, выполнение которых требуется с определенной периодичностью, то в СУЗ предусмотрено создание циклических заданий. При создании циклических заданий выбирается периодичность ее исполнения.

Помимо формирования заданий в СУЗ вручную, в системе существует возможность автоматического формирования заданий из модулей: протоколы, документооборот, телефонограммы. Если при регистрации документа существует задание, выполнение которого регламентируется данным документом, то в системе предусмотрено их назначение ответственным лицам с указанием даты исполнения. Автором задания при этом выступает руководитель структурного подразделения предприятия.

География проекта

Российская федерация, Челябинская область, г. Магнитогорск, ПАО «ММК», ООО «ОСК»