Автоматизация судебно-претензионной работы

Создание системы управления судебно-претензионной работой на принципах сквозного учета, кросс-функциональности, консолидации и анализа данных и, в конечном итоге, перехода к управлению на основе данных.

Повышение эффективности текущих бизнес-процессов:

• Усиление оперативного контроля за участием в судебных делах, снижение трудозатрат на ведение учета.
• Автоматизация процессов работы, ведения документации по учету актов, претензий, исков и прочих документов.
• Увеличение скорости обмена и степени доступности информации между структурными подразделениями организации.
• Оперативность получения аналитических данных, в том числе в режиме реального времени.
• Снижение рисков дублирования данных и человеческого фактора при составлении отчетности (полная автоматизация процесса).
• Получение оперативных данных по финансовым результатам и финансовый контроль.

Масштаб деятельности АО «Военторг» охватывает всю территорию РФ, большое количество объектов и задействованных контрагентов. Контрольные функции и претензионная работа в АО "Военторг" выполняются одним структурным подразделением, правовое сопровождение – вторым, при этом в поддерживающих бизнес-процессах задействованы специалисты ряда других управлений и отделов.

Руководство компании поручило увеличить эффективность нескольких структурных подразделений одновременно, обеспечить синхронизацию их деятельности и повысить оперативность подготовки финансовой отчетности. В компании поставлена задача трансформации подхода к управлению в области контроля услуг контрагентов, претензионной работы и деятельности правового управления.

Переход к новой системе управления традиционно сопровождается пересмотром действующих норм и сложившихся процессов, особенно в тех случаях, где в бизнес-процессе задействованы два и более структурных подразделения.

Реализация этой задачи сопряжена с детальным изучением и описанием существующих бизнес-процессов в режиме «как есть», поиском возможностей для автоматизации и оптимизации, устранением «узких мест», особенно «на стыках» деятельности различных подразделений.

На первом этапе были проанализированы существующие ИТ-решения, проведены переговоры с поставщиками этих решений, рассмотрены возможности кастомизации представленных на рынке систем для внедрения в деятельность АО «Военторг». Итогом первого этапа стало принятие решения о разработке информационной системы на платформе «1С Предприятие 8» силами штатных разработчиков.

На втором этапе подготовлены описания бизнес-процессов и план разработки системы с приоритизацией задач и базовыми сроками. Для реализации второго этапа дополнена штатная структура организации, введена должность руководителя проекта.

На третьем этапе сформировано техническое задание, согласованное с ключевыми бизнес-заказчиками, и началась разработка.

По итогам разработки, тестирования и опытной эксплуатации система запущена в работу. Миграция исторических данных произведена без остановки рабочего процесса и пауз в работе системы.

По состоянию на октябрь 2022 года система функционирует в рамках запланированного функционала, объединяя 4 из 5 спланированных к работе структурных подразделения.

Нагрузка и трудозатраты с Делопроизводством снизилась на 50%, со смежными отделами на 90%, с руководством на 100%.

В результате проекта АО «Военторг» создана и эффективно функционирует единая информационная система управления судебно-претензионной работой.

Ход всей работы теперь можно смотреть онлайн и с помощью отчетов, что позволило снизить риски по несоблюдению сроков, оперативному решению, перестановке исполнителей и материалы (документы) доступны в одном месте и структурированы.

Важно отметить, что в работе присутствуют права и роли, которые распределяют всю работу и контролируют процессы, в том числе по безопасности просмотра, получения данных и ограничения данных, которые не должен видеть сотрудник.