Оптимизация взаимодействия с контрагентами посредством интеграции СЭД Directum с Почтой России
- Заказчик
- ГК «Миррико»
- Руководитель проекта со стороны заказчика
-
- ИТ-поставщик
- ООО «МайТэк»
- Год завершения проекта
- 2022
- Сроки выполнения проекта
- Декабрь, 2021 - Сентябрь, 2022
- Масштаб проекта
- 265 человеко-часов
- Цели
- Обеспечение интеграции между СЭД Directum и ЛК ПР в целях минимизации ошибок при отправке корреспонденции, сокращения времени, затраченного на бизнес-процесс, создание единого реестра отправлений.
Уникальность проекта
Реализованный в проекте механизм автоматизирует сбор информации, создание почтового отправления и его согласование с ответственными сотрудниками путем интеграции СЭД Directum с личным кабинетом Почты России (ЛК ПР).Проект позволяет:
- минимизировать затраты рабочего времени делопроизводителей на подготовку и отправку информации для передачи в ЛК ПР путем автозаполнения данных для отправки из карточки письма;
- сократить риски возникновения ошибок при формировании и выгрузке данных по отправлениям в ЛК ПР;
- унифицировать способ создания отправлений по исходящей корреспонденции от всех пользователей;
- сформировать и вести единый электронный реестр отправлений, обеспечить совместное хранение в системе корреспонденции и информации о ее отправлении;
- автоматически информировать авторов корреспонденции об отправлениях, предоставлять информацию для отслеживания отправлений на сервисах ПР через трек-номер.
- Проект решает задачи импортозамещения
- Да
- Использованное ПО
-
- Система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum версии 5.8.5, личный кабинет Почты России, сайт отслеживания отправлений Почты России.
- База данных: Microsoft SQL Server 2016
- Операционная система: Windows Server 2019
- Веб-сервер: IIS
- Служба проверки подписей
- Служба сеансов
- Workflow
- Служба обработки событий
- Файловое хранилище
- Веб-доступ
- Веб-справка
- Веб-сервис интеграции
- Служба DISI
- Коннектор Диадок
- Служба ввода документов
- Электронная подпись: КриптоПРО 5.0 для квалифицированной ЭП и внутренний удостоверяющий центр на базе Microsoft Windows для неквалифицированной ЭП
- Сложность реализации
- Был проведен многофакторный анализ интеграционных возможностей API ЛК ПР, по итогу которого выбран оптимальный вариант проектирования с учетом потребностей Заказчика. Решение в том числе учитывает ограничения по договору Заказчика с Почтой России, такие как, например, по классификации отправлений.
- Описание проекта
-
Проект реализован на базе предварительно внедренной СЭД Directum. Он предполагает интеграцию системы с личным кабинетом Почты России (ЛК ПР) для автоматизации процессов работы с исходящей корреспонденцией, которая ранее велась вручную.
Интеграция СЭД Directum с личным кабинетом Почты России осуществляется через API Онлайн-сервиса «Отправка» посредством REST запросов. Запросы к сервису и ответы от сервиса формируются в JSON формате. При помощи GET, POST и PUT запросов происходит создание отправлений, проверка и получение данных.
До внедрения решения информация по отправке корреспонденции собиралась сотрудниками вручную, она фиксировалась в отдельном файле. Сам процесс сбора занимал несколько дней и далее подготовленный файл в формате .xls вручную выгружался в ЛК ПР.
После реализации проекта по модификации имеющейся СЭД Directum и настройки ее интеграции с ЛК ПР через API Онлайн-сервиса «Отправка», в рамках процесса по согласованию, подписанию и регистрации исходящей корреспонденции, в специальном справочнике «Отправка» стали автоматически создаваться записи, каждая из которых содержит данные об отдельной отправке.
В ходе процесса работы с исходящими документами Делопроизводителю направляется задание с вложенной записью справочника, в которую, при необходимости, вносятся дополнительные сведения об отправлении. После завершения задачи по работе с исходящим письмом запись справочника приобретает соответствующий статус, в ней фиксируются 27 реквизитов, и она становится готова к отправке в ЛК ПР. Отправка данных в ЛК ПР по умолчанию производится в автоматическом режиме с заданной периодичностью, также доступна отправка в ручном режиме, при нажатии одной кнопки.
Запросы к сервису и ответы от сервиса формируются в JSON формате. При помощи GET, POST и PUT запросов происходит создание отправлений, проверка и получение данных.
Автоматизация сбора данных по отправлениям подразумевает учет таких реквизитов, как, например: Дата создания, Организация, Подразделение, Инициатор, Вид документа, Корреспондент, Адресат, Вес, Сумма объявленной ценности, Вид отправления, Способ оплаты, Дата выгрузки в реестр и многие другие.
Полученный эффект:
-
нулевые риски возникновения ошибок при формировании и выгрузке данных по отправлениям в ЛК ПР за счет исключения возможности отправки некорректных, либо неполных данных;
-
единый способ создания отправлений по исходящей корреспонденции для автоматизации работы 1000 сотрудников Заказчика;
-
единый электронный реестр отправлений для обеспечения прозрачности и быстрого поиска данных по отправлениям за несколько секунд,
- автоматическое информирование об отправках, актуализация статусов отправлений, получение трек-номеров; -
2-х кратное ускорение работы с отправлениями от сотрудников Заказчика;
-
единый надежный архив данных об отправлениях с разграничением прав доступа;
-
более 27 реквизитов отправлений фиксируются автоматически в соответствующем справочнике «Отправка».
- на 30% сокращены затраты на бумагу и прочие накладные расходы в связи с оптимизацией процесса отправки корреспонденции
Решение универсально и позволяет обеспечивать бесперебойное взаимодействие с внешними контрагентами без привязки к определенному отделу. Интеграция с ЛК ПР соответствует целям импортозамещения и может быть тиражировано для любой сферы бизнеса.
-
- География проекта
- Головной офис в Казани, в том числе 28 филиалов по всей России
- Дополнительные презентации:
