Система управления исполнением договорных обязательств на выполнение производственных работ и услуг

Заказчик
Газпром нефть
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Электронная торговая площадка Газпромбанка
Год завершения проекта
2022
Сроки выполнения проекта
Март, 2021 - Ноябрь, 2022
Масштаб проекта
8000 человеко-часов
Цели
Бизнес-цель 1 уровня:

Повышение уровня своевременности без дополнительного роста стоимости исполнения договорных обязательств за счет разработки и внедрения системы управления обязательствами по договорам на закупку производственных работ и услуг.

Бизнес-цели 2 уровня:

1. Своевременное обеспечение бизнеса услугами надлежащего качества с минимальной совокупной стоимостью владения;
2. Развитие функции закупок ПАО «Газпром нефть» через применение более совершенных приемов и практик управления договорами;
3. Повышение точности (сроков / стоимости) исполнения договоров на выполнение работ и услуг;
4. Увеличение доли оказания услуг без претензий;
5. Реализация шаблонных решений в части закупки работ и услуг;
6. Развитие систем управления взаимодействием с поставщиками.

Уникальность проекта

АС УИДО является облачным IT-решением, позволяющим управлять договорами в разрезе сроков исполнения обязательств, их стоимости и документации по каждому обязательству. Гибкая ролевая модель доступов позволяет подключать к системе пользователей как заказчика, так и подрядных организаций по каждому конкретному договору. Фокус системы направлен на мониторинг исполнения обязательств в несколько кликов с возможностью визуализации их статусов и отклонений в виде интерактивного дашборда. В случае выявления отклонений – своевременно управлять изменениями, в том числе вести претензионную работу по договорам. Все данные в системе актуализируются в режиме реального времени.

АС УИДО – разработка на базе экосистемы IPM, которая в свою очередь является перспективным IT-инструментом отечественной разработки, имеет свидетельство о регистрации в Едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных, а также аттестат соответствия требованиям по безопасности информации класса 1Г.
Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО
Автоматизированная система «Платформа управления проектами капитального строительства», свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ №2019663618 от 21.10.2019 года. Запись о регистрации в Едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» № 256192 от 23.06.2022.

Вспомогательные (смежные) системы:
1. SAP ERP САПФИР.
2. 1С КСУ НСИ.
3. СЭД Tessa.
4. СУИД.
5. SAP АСУЗ.
6. Производственные программы учета.
7. Система обеспечения промышленной безопасности.
Сложность реализации
АС УИДО является первым IT-проектом в ПАО «Газпром нефть», предоставление доступа к которому осуществляется по согласованной в установленном порядке SaaS – модели (по подписке).

С технической точки зрения, разработка системы потребовала глубокого анализа существующих ГОСТов, локально-нормативных актов заказчика, в т.ч. внедрена дополнительная подсистема безопасности (DLP-система). С точки зрения документирования, в наивысшей детализации были описаны все функциональные возможности системы, модели информационных потоков, сетевые ландшафты и общая архитектура приложения.При этом функционал системы уникален. Рынок решений класса COM (Contract Obligation Management) в РФ не развит. Бенчмарков подобных решений в РФ нет. Это решение станем флагманом данного класса решений.
Описание проекта
Доля закупок в выручке компаний ТЭК в среднем составляет 72,5%, но на сегодняшний момент в нефтегазовом комплексе Российской Федерации нет готовых решений класса CLM (Contract Lifecycle Management) для управления критичными договорами (дорогостоящие, капиталоемкие договоры продолжительностью несколько лет, важные для бизнеса), которые бы обеспечили единым информационным пространством для взаимодействия всех участников исполнения договора для минимизации потерь документов, сдвига сроков и стоимости исполнения договоров.

Функционал АС УИДО позволяет объединить команды заказчика и подрядчика для совместного управления договорами. Это позволяет значимо повысить качество исполнения обязательств по ним, минимизируя риски изменения сроков или изменения стоимости по договору. Также, уведомления о приближении или наступлении событий по договору позволяют оперативно нивелировать отклонения по срокам и стоимости или заблаговременно прогнозировать их. Таким образом, снижается объем претензионной и судебно-исковой работы по договорам. Интеграция с контуром смежных систем снижает объем ручного ввода данных в систему и по результатам опытном промышленной эксплуатации позволяет снизить трудозатраты сотрудников на 18% при управлении договорами. Как следствие, исключаются рутинные операции, позволяя сотрудникам сфокусироваться на более интеллектуально сложных задачах. АС УИДО разработан на платформе ЭТП Газпромбанка на базе экосистемы IPM. Также, АС УИДО является первым и единственным IT-инструментом, который успешно используется по модели Saas (по подписке).

Система упрощает работу контрактных инженеров по договору и позволяет уйти от ручного контроля исполнения обязательств.

В АС УИДО можно создать неограниченное количество обязательств по договору и настроить по каждому неограниченное количество e-mail уведомлений. Таким образом можно осуществлять контроль обязательств, которое должна выполнить сторона по договору к определенной дате.

Контрактный инженер так же может визуально отследить ход работ на диаграмме Ганта. Это помогает оценить, насколько в целом выдерживаются сроки на каждом этапе и где возникают проблемы.

Реализованы сложнейшие механизмы автоматизации, позволяющие снизить трудозатраты сотрудников при управлении договором:

1.     Разработаны механизмы интеграции с внешними системами управления договорной деятельностью для оперативного управления и контролю обязательств по договору.

2.     Разработан интерактивный дашборд, позволяющий в режиме реального времени формировать отчетность в формате дашбордов и отчетов для мониторинга исполнения договора и принятия обоснованных и своевременных решений по исполнению договора.

3.     Разработан и упрощен механизм электронного согласования запросов на изменение по договору (реализованы шаблоны документов по договору, маршруты согласований изменений внутри системы).

4.     Реализована визуализация диаграммы Ганта, позволяющая отследить исполнение по обязательству, включая метод «Критического пути».

5.     Разработаны механизмы рассылки e-mail уведомлений позволяющие в автоматическом режиме формировать и направлять по каждому обязательству предупредительные уведомления о приближении и наступлении событий по договору.

6.     Разработан механизм управления документами по договору (храние, сквозной и расширенный поиск, контроль сроков действия документов и сроков ответов по ним и т.д.)

7.     Реализован механизм учета претензионной работы по договору.

8.     Реализован механизм «меток» (хэштеги) для совместной работы по договору, позволяющий отмечать метками любой объект в системе.

География проекта
Российская Федерация
Коментарии: 17

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Виктория Федорова
    ООО Газпромнефть-Снабжение
    Дизайнер
    25.11.2022 12:04

    Отличное IT-решение для управления договорами!

    • Дина Бойко Виктория
      Рейтинг: 536
      Газпром нефть
      Начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров
      08.01.2023 18:06

      Спасибо большое! это оказалось очень полезное ИТ-решение, которое бизнес высоко оценил в работе!

  • Антон Роман
    АО Лаборатория Цифрового Развития
    Стажер-разработчик
    27.12.2022 12:48

    Голосую

    • Антон Роман Антон
      АО Лаборатория Цифрового Развития
      Стажер-разработчик
      28.12.2022 10:16

      Голосую за этот проект. Желаю всех благ!

    • Дина Бойко Антон
      Рейтинг: 536
      Газпром нефть
      Начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров
      08.01.2023 18:06

      Спасибо большое за поддержку!!!

  • Оксана Федотова
    ООО ЭТП ГПБ
    аудитор
    27.12.2022 13:16

    Супер-проект!

    • Дина Бойко Оксана
      Рейтинг: 536
      Газпром нефть
      Начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров
      08.01.2023 18:06

      Спасибо большое за поддержку!!!

  • Сергей Калинин
    ООО ЭТП ГПБ
    Управляющий директор
    27.12.2022 13:46

    Отличная работа!

    • Дина Бойко Сергей
      Рейтинг: 536
      Газпром нефть
      Начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров
      08.01.2023 18:07

      Благодарю за высокую оценку работы и результата по проекту!

  • Игорь Харьков
    ООО ЭТП ГПБ
    Региональный специалист
    29.12.2022 02:28

    Это упростит рабочую жизнь каждому заказчику в электронных закупках. Супер!

    • Дина Бойко Игорь
      Рейтинг: 536
      Газпром нефть
      Начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров
      08.01.2023 18:07

      действительно, это качественный инструмент для современного бизнеса и качественного управления договорами и закупками

  • Сергей Кузнецов
    Рейтинг: 1013
    Лебер Логистика
    Директор по управлению цепями поставок
    03.01.2023 00:50

    Диана, добрый день.
    Уточните пожалуйста результаты в %.
    "Реализованы сложнейшие механизмы автоматизации, позволяющие снизить трудозатраты сотрудников при управлении договором:" - снизить на сколько %, интересно увидеть динамику в разрезе было/стало в %.
    "2. Разработан интерактивный дашборд, позволяющий в режиме реального времени формировать отчетность в формате дашбордов и отчетов для мониторинга исполнения договора и принятия обоснованных и своевременных решений по исполнению договора." - возможно ли приложить к проекту модель разработанного дашборда?
    "Реализована визуализация диаграммы Ганта, позволяющая отследить исполнение по обязательству, включая метод «Критического пути»."- возможно ли приложить к описанию проекта визуализацию?
    "8. Реализован механизм «меток» (хэштеги) для совместной работы по договору, позволяющий отмечать метками любой объект в системе." - какие именно метки? Возможно более детально данное описать?
    Какой общий бизнес результат Вы получили по результату данного проекта?

    • Дина Бойко Сергей
      Рейтинг: 536
      Газпром нефть
      Начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров
      08.01.2023 18:02

      Сергей, добрый день.
      1 - трудозатраты снизились на 18% - было около 500 чел-часов, стало около 420 чел-часов.
      2- можем продемонстрировать дашборды, в целом, показывают данные по остатку, освоению денежных средств, изменениям стоимости по договору, претензионной работе, исполнению обязательств и задачам сторон по договору. это позволяет настроить точки контроля за ходом договора и получать актуальную информацию в любое время для быстрого принятия решений по договору.
      По диаграмме Ганнта - аналогично, можем продемонстрировать. "Критический путь" позволяет смотреть на обязательства по договору с точки зрения конечных сроков выполнения работ.
      8. Метки - это прямой перенос хэштегов из соц сетей в ИТ-программу для бизнеса, дает более быстрый поиск информации по меткам. механизм понятен современным пользователям.
      основной бизнес-результат - это прозрачная и совместная среда управления договорами, снижение объема претензионной работы по договорам, снижение роста стоимости договоров по проектам, а также большее количество договоров управляется тем же числом персонала

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    08.01.2023 12:02

    Добрый день, вы пишите:
    Повышение уровня своевременности без дополнительного роста стоимости исполнения договорных обязательств за счет разработки и внедрения системы управления обязательствами по договорам на закупку производственных работ и услуг.
    На сколько удалось достичь этих заявленных целей?

  • Дина Бойко
    Рейтинг: 536
    Газпром нефть
    Начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров
    08.01.2023 18:04

    Добрый день, Максим.
    достигли цели, снизили на 15% объем просрочек исполнения обязательств по договорам. это позитивно повлияло на качество исполнения договоров компании

  • Анатолий Ткаченко
    Рейтинг: 46
    Газпром нефть снабжение
    Руководитель проектов
    08.01.2023 21:26

    Передовое решение для автоматизации контрактного менеджмента. такого в России не видел. супер

  • Дина Бойко
    Рейтинг: 536
    Газпром нефть
    Начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров
    08.01.2023 21:27

    Спасибо за оценку достигнутого результата

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.