Электронный документооборот организации с использованием средств автоматизации мессенджера Telegram

Заказчик

Российский Футбольный Союз

Руководитель проекта со стороны заказчика

Дмитрий Фёдоров

Руководитель департамента цифровых технологий

ИТ-поставщик

GMCS

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Март, 2022 - Сентябрь, 2022

Масштаб проекта

500 автоматизированных рабочих мест

Цели

Повысить скорость и удобство согласования руководителями электронных документов, при нахождении не на рабочем месте.
Предоставить возможность использования различных способов согласования и комментирования документов: голосовое сообщение, текстовый комментарий, медиа-файл.
Сформировать удобный, понятный и привычный интерфейс мобильного решения для рассмотрения электронных документов.

Уникальность проекта

Мобильность – благодаря продукту появилась возможность оперативно рассматривать и принимать решения по поступившим на рассмотрение документам без необходимости наличия под рукой персонального компьютера или ноутбука.

Независимость от производителя – решение не привязано к конкретному производителю, что даёт Заказчику дополнительные возможности использования и развития продукта или подключения иных информационных систем.

Расширение возможностей работы с документами – разработан функционал добавления аудио-комментариев при работе с документами. Комментарии прикладываются к карточке документа, и все остальные участники процесса могут ознакомиться с ними в ходе рассмотрения.

Персонификация – реализована настройка уведомлений с учётом актуального производственного календаря.

Масштабирование – расширение типов документов организации без изменения архитектуры решения.

Кросс-платформенность – возможно использование на всех популярных платформах: Windows, Mac OS, Android, iOS.

Проект решает задачи импортозамещения

Нет

Использованное ПО

Telegram Bot API
СЭД Tessa
MSSQL Express
.NET Core 6.0
NodeJS

Сложность реализации

Отсутствие готового метода интеграции между платформами СЭД Tessa и чат-бота Telegram.
Необходимость соблюдение конфиденциальности передаваемой информации (в обе стороны) и верификации пользователя.
Необходимость замены ключевых технологий в ходе реализации проекта – в связи с ограничением лицензирования со стороны компаний, ушедших с российского рынка, пришлось отказаться от изначального плана реализации решения.
Широкая возможность горизонтального и вертикального масштабирования решения.

Описание проекта

На момент старта проекта согласование документов в Системе электронного документооборота (далее – СЭД) могло производиться только при наличии доступа к рабочему компьютеру сотрудника с использованием веб-клиента СЭД.

Для корректной авторизации настроена синхронизация с системой Active Directory, позволяющая поддерживать актуальный перечень пользователей чат-бота. Перечень сотрудников хранится в СУБД вместе с персонифицированными настройками пользователей. Возможна фильтрация по статусу пользователя (авторизован/не авторизован), а также поиск по фамилии. Авторизация производится по паролю и номеру мобильного телефона привязанного к аккаунту пользователя в Telegram, хранящемуся в зашифрованном виде.

Для реализации интеграции чат-бота с СЭД потребовалось разработать 2 индивидуальных метода API, при вызове которых происходит передача информации о документах пользователя, их атрибутах, стадии жизненного цикла, а также всех приложенных к ним файлах в сторону чат-бота и отправка решения и аудио-комментария (при наличии) в сторону СЭД. Аудио-файлы становятся приложениями к карточке документа и доступны к прослушиванию всем участникам процесса.

Для каждого документа, поступившего на рассмотрение, выводится индивидуальная карточка и индивидуальные управляющие элементы (согласовать/не согласовать, подписать/не подписать/на доработку). Для повышения удобства использования была реализована персонифицированная настройка уведомлений – каждый пользователь самостоятельно в чат-боте может настроить временные интервалы и дни недели, в которые ему необходимо получать уведомления о поступивших ему на рассмотрение документах (в том числе рабочие/не рабочие дни с учётом действующего производственного календаря). Также пользователь в любой момент может включить или отключить входящие уведомления посредством нажатия соответствующей управляющей кнопки.

В результате проекта достигнуты основные цели внедрения:

Сформировано пространство на платформе мобильных устройств для рассмотрения и согласования сотрудниками поступающих им на рассмотрение документов из Системы электронного документооборота РФС. Решение функционально не конфликтует с действующим СЭД.
Интерфейс мобильного решения признан удобным, функциональным и понятным.
Достигнуто значительное сокращение времени рассмотрения документов.

Дополнительные презентации: