Автоматизация бизнес-процессов управления командировками на авиастроительном предприятии

Заказчик
Уральский Завод Гражданской Авиации, АО
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Уральский Завод Гражданской Авиации, АО
Год завершения проекта
2022
Сроки выполнения проекта
Август, 2022 - Октябрь, 2022
Масштаб проекта
4000 автоматизированных рабочих мест
Цели

  • Стандартизация процессов управления командировочными документами в АО «УЗГА»;
  • Снижение трудозатрат на сопровождение процесса управления командировками;
  • Обеспечение полноты данных в системе;
  • Снижение объема бумажного документооборота по бизнес-процессам командирования сотрудников;
  • Сокращение сроков предоставления информации в ответственные подразделения и бухгалтерию.

Уникальность проекта

Выстраивание механизма управления командировок с нуля, отказ от старых бизнес-процессов. Возможность работать в режиме «одного окна», без переключений между программами. Уникальная отчетность, показывающая результаты работы с командировочной документацией. Более 500 командировок ежемесячно. Интеграция между несколькими системами (1С: ЗУП, 1С: ДО, 1С: MDM). Количество потенциальных пользователей сервисами >4000 человек. Территориальная распределенность решения охвачено 25 площадок в 8 городах.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО

  • 1С Документооборот, ред. 2.1
  • 1С Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1
  • 1С MDM

Сложность реализации

  • Высокий уровень бюрократизации на предприятии;
  • Низкая компьютерная грамотность и консерватизм пользователей;
  • Большое количество пользователей (>4000);
  • Территориальное распределение пользователей;
  • Большой объем нормализуемых данных: различные маршруты для разных видов командировок, более 100 условий по маршрутизации документов.
  • Жесткие требования к ограничению прав различным группам пользователей к документам и их реквизитам;
  • Сложность маршрутизации документов (в зависимости от территориальной расположенности).

Описание проекта

В рамках реализации проекта был проведен аудит исторических бизнес-процессов, а также выстроены новые бизнес-процессы по управлению командировками и разработаны маршруты согласования цифровых командировочных документов.

Для снижения трудозатрат на формирование командировочной документации и её согласование был разработан единый цифровой документ с необходимым набором автозаполняемых печатных форм и отчетов.

Реализация проекта позволила полностью автоматизировать процесс командирования сотрудника от создания план-графиков до завершения командировки и сместить точку старта процесса с секретарей на инициаторов командировок, тем самым обеспечив полноту необходимых данных на входе.

На базе основного бизнес-процесса был разработан механизм автоматической выдачи задач ответственным секретарям для регистрации приказа, механизм автоматической выдачи задачи начальнику транспортного цеха для оформления маршрутных листов (если это необходимо), механизм автоматической выдачи задач сотрудникам отдела экономической безопасности для согласования расходов, понесенных в командировке.

Для обеспечения потребности в унифицированных актуальных данных о сотрудниках, направляемых в командировку, была выполнена интеграция между кадровой системой 1С ЗУП (данные по сотрудникам), MDM-системой в части информации о контрагентах и конечной системой 1С Документооборот.

Охвачены и автоматизированы блоки:

  • Создание электронной карточки приказа о направлении в командировку;
  • Электронное согласование с руководителем подразделения;
  • Дистанционный заказ билетов и бронирование гостиниц;
  • Электронное формирование и согласование командировочной отчетности;
  • Предоставление расходов в отдел экономической безопасности;
  • Электронное аннулирование командировки;
  • Электронное завершение командировки
  • Механизмы анализа расходов, понесенных в командировке, в разрезе статей затрат и проектов.

Достигнутые результаты:

  • Внедрение блока командировок позволило отказаться от бумажного введения командировочных документов и избыточных бизнес-процессов, объединив все процессы в одном документе;
  • Сокращено количество формируемых документов с 5 до 1 сквозного цифрового документа с набором необходимых печатных форм.
  • Сокращено время оформления и согласования документов;
  • Сведены к минимуму ошибки при оформлении командировочных документов.

География проекта

Более 25 площадок в 8 городах:

  • г. Екатеринбург
  • г. Казань
  • г. Москва
  • г. Нижний Новгород
  • г. Самара
  • г. Санкт-Петербург
  • г. Таганрог
  • г. Ульяновск

Коментарии: 5

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    03.01.2023 19:03

    Да, любопытный проект. Интересно будет узнать по каким критериям осуществлялся выбор поставщика решения, и будет ли какое-либо развитие проекта в будущем, или все заявленные цели были достигнуты?

    • Владимир Замаруев Максим
      Рейтинг: 1264
      Уральский Завод Гражданской Авиации, АО
      Директор по информационным технологиям
      12.01.2023 07:39

      Решение выстраивалось собственными силами на используемой на предприятии системе 1С Документооборот. В дальнейшем планируется развитие в сторону упрощения интерфейсов и бизнес-процессов, а также интеграции с внешними системами.

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2527
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    03.01.2023 19:23

    Здравствуйте. Реализация подобных проектов должны привести к повышению эффективности автоматизируемого процесса, какие показатели вами были определены? Также просьба уточнить, Интеграция была выполнена штатными средствами 1С?

    • Владимир Замаруев Дмитрий
      Рейтинг: 1264
      Уральский Завод Гражданской Авиации, АО
      Директор по информационным технологиям
      12.01.2023 07:45

      Добрый день! Интеграция реализована за счет штатных средств 1С и шины данных Datareon.
      Основной целью ставилось заведение всей информации по процессу в единый контур в момент её возникновения. Она достигнута в полном объеме. В качестве процессных метрик ориентировались на уменьшение времени между инициацией командировки и получением подписанных документов для отправки сотрудника. На данный момент здесь получили уменьшение на 20%.

  • Сергей Кузнецов
    Рейтинг: 1013
    Лебер
    Директор по управлению цепями поставок
    05.01.2023 22:15

    Владимир, добрый день.
    Уточните, пожалуйста, какие цели в измеримом виде достигнуты из поставленных:
    "Снижение трудозатрат на сопровождение процесса управления командировками; - сколько было и сколько стало, динамика в %.
    "Обеспечение полноты данных в системе;" - как данный показатель подсчитывался?
    "Сокращение сроков предоставления информации в ответственные подразделения и бухгалтерию." - какие измеримые результаты в % (было/стало).

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.